Organisaation käyttäjien kutsuminen ja hallinta
Kuva 5. Käyttäjät ja roolit -taulukko käyttäjien hallinnassa
Käyttäjätunnuksen lisääminen tapahtuu aluksi antamalla käyttäjälle välttämättömimmät perustiedot Käyttäjien hallinnan osiossa "Lisää käyttäjä organisaatioon" -toiminnolla. Tiedot, jotka pääkäyttäjän on syötettävä, ovat 1) sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi ( jossa --sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä kutsutaan myös Toimialueeksi), 2) käyttäjän etunimi sekä 3) sukunimi. Jatkossa käyttäjää kutsuttaessa järjestelmään voidaan lisäksi valita sähköposti-kutsun kieli. 
Kuva 6. Käyttäjän lisääminen organisaatioon
Kun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" --painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä esitetään organisaatio, johon käyttäjä on kutsuttu sekä osoitelinkki, jota painamalla jonka valitsemalla kutsuttu henkilö pääsee muodostamaan itsellensä luomaan salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Viestissä on lisäksi esitetty toinen osoitelinkki, jota käyttämällä käyttäjä voi jatkossa kirjautua järjestelmään, kun hän on hyväksynyt kutsun ja muodostanut itselleen tunnuksen. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kerrallaan yhden viikon ajan. Mikäli tuona aikana käyttäjä ei kirjaudu järjestelmään, kutsu vanhenee ja uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla. Salasanan resetointi on sen sijaan voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista tilata aina uudelleen mikäli resetointia ei ole ehditty tehdä kutsun voimassaolon puitteissa.
Kuva 7. Organisaation pääsivu ja käyttäjien hallinta --näkymän linkkinäkymä kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi
Organisaation pääkäyttäjä voi toistaa tämän tunnuksen luontiprosessin niin usealle henkilölle kerrallaan kuin on tarvetta. Kun pääkäyttäjä on kutsunut valitut henkilöt järjestelmän käyttäjiksi, hänen tulee ilmoittaa asiasta käyttäjätukeen, jolloin em. henkilöille lisätään tuotelisenssit Foren palvelusopimuksen mukaisesti.
Mikäli sopimusmalli asiakasorganisaation ja Foren järjestelmän toimittajan välillä on kuitenkin joko Vapaa käyttöoikeus, tai Kelluva lisenssi organisaation pääkäyttäjä voi myös hallita tuotelisenssejä ja niiden voimassaoloa (2.2.2).
Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta --näkymä organisaation pääkäyttäjälle kaikilla toiminnoilla, kun sopimukseen ei sisälly vapaata käyttöoikeutta
Pääkäyttäjän on aina mahdollista palata tarkentamaan organisaation käyttäjätietoja Organisaation pääsivun Käyttäjät --valikon kautta. Muutokset käyttäjätietoihin, kuten nimitietoihin, organisaatio-tarkenteisiin, yrityksen kuvaukseen tai käyttäjien yhteystietoihin, ovat pääkäyttäjän tehtävissä suoraan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä pääsee muuttamaan käyttäjiensä henkilötietoja Foressa painamalla Käyttäjän asetukset- painiketta. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@in-infra.net).
Kuva 10. Käyttäjän roolivalinnat ForessaKuva 9. Käyttäjätietojen painikkeen (sininen nuoli) kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin, vastaavasti käyttäjän poistaminen tapahtuu roskakori-painikkeesta (punainen nuoli)Mikäli organisaatiossa tapahtuu käyttäjämuutoksia, kuten henkilöiden siirtyminen toiselle osastolle, käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnan kautta. Poistaminen tapahtuu poisto-painikkeen kautta. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Mutta jos poistuva henkilö poistuu lopullisesti käyttäjistä, hänet voidaan siirtää pois käyttäjät -listalta lopullisesti, mutta vain Järjestelmän pääkäyttäjien toimesta.
Käyttäjät ja roolit taulukossa on myös Roolit-sarake. Roolit --sarakkeessa näkyy tieto siitä mitkä oikeudet käyttäjärivin henkilöllä on. Roolit voi määrittää pääsääntöisesti ainoastaan Fore käyttäjätuki eli Järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjätuen lisäksi vain organisaation pääkäyttäjällä on mahdollisuus määrittää toinen organisaationsa käyttäjä pääkäyttäjäksi. Järjestelmän pääkäyttäjän ja Debug-käyttäjän rooleja pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi lisätä. Vain toisella järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus siihen.
Kuva 11. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Jatkokehityksen myötä, vuosien 2010 / 2011 aikana Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa. Tätä tulevaa toimintoa varten Foressa voidaan erikseen valita, mitä kieltä kukakin käyttäjistä käyttää Foren käyttöliittymässä. Kielivaihtoehdot tulevat olemaan suomalaisen Fore-version käyttäjille Suomi, Ruotsi ja Englanti
Vapaan käyttöoikeuden organisaation lisenssien hallinta
...
jatkaa käyttäjien lisäämistä lisäämällä heille organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit. Mikäli palvelusopimuksen muoto on kuitenkin nimetyt lisenssit, täytyy pääkäyttäjän käyttäjien luomisen jälkeen ilmoittaa asiasta käyttäjätukeen, jolloin em. henkilöille lisätään tuotelisenssit Foren palvelusopimuksen mukaisesti.
Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä, kun sopimus sisältää käyttöoikeuden Nimetyille lisensseille
Tuotelisenssien hallinta (Kelluva lisenssi tai Vapaa käyttöoikeus)
Organisaatiossa, jonka sopimus on joko muotoa Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi, voidaan organisaation pääkäyttäjän toimesta hallita myös omien käyttäjien tuotelisenssejä. Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi voi olla koko Foreen (eli kaikkiin osatuotteisiin) tai vain tietyille tuotteille. Vapaan käyttöoikeuden tapauksessa pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymään ilmestyy Avain (kuvassa 12. nuolella osoitettu)näkymässä jokaisen käyttäjän rivin kohdalla oikeassa reunassa on Avain, jota klikkaamalla pääkäyttäjä voi siirtyä yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta -näkymään määrittääkseen käyttäjälle ohjelmistojen käyttölisenssit.
Lisenssien hallinta -näkymässä käyttäjälle määritellään lisenssin voimassaolo yksi tuote kerrallaan. Pääkäyttäjä voi määrittää käyttäjälle joko lisenssin loppumispäivän tai jättää kentän tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.
Kuva 9. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymä
Mikään Foren sopimuksessa ei edellytä määrittämään kaikille käyttäjille kaikkia tuotteita, vaan tuoteoikeudet voidaan kohdentaa niitä tarvitseville.
Kuva 14. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymäKuva 13.Yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta-näkymäMikäli organisaation sopimus päättyy, järjestelmän pääkäyttäjä voi päättää kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Kun lisenssit on syötetty, niitä voidaan muuttaa tai poistaa helposti käyttöliittymässä esiintyvien kuvakkeiden kautta.
...
Kuva 16 .Lisenssien poistamisesta syntyvä ilmoitus
Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä organisaation pääkäyttäjälle , kun sopimus sisältää käyttöoikeuden Nimetyille lisensseille
Pääkäyttäjän on aina mahdollista palata tarkentamaan organisaation käyttäjätietoja Organisaation pääsivun Käyttäjät --valikon kautta. Muutokset käyttäjätietoihin, kuten nimitietoihin, organisaatio-tarkenteisiin, yrityksen kuvaukseen tai käyttäjien yhteystietoihin, ovat pääkäyttäjän tehtävissä suoraan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä pääsee muuttamaan käyttäjiensä henkilötietoja Foressa painamalla Käyttäjän asetukset- painiketta. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@in-infra.net).
Kuva 10. Käyttäjän roolivalinnat ForessaKuva 9. Käyttäjätietojen painikkeen (sininen nuoli) kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin, vastaavasti käyttäjän poistaminen tapahtuu roskakori-painikkeesta (punainen nuoli)Mikäli organisaatiossa tapahtuu käyttäjämuutoksia, kuten henkilöiden siirtyminen toiselle osastolle, käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnan kautta. Poistaminen tapahtuu poisto-painikkeen kautta. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Mutta jos poistuva henkilö poistuu lopullisesti käyttäjistä, hänet voidaan siirtää pois käyttäjät -listalta lopullisesti, mutta vain Järjestelmän pääkäyttäjien toimesta.
Käyttäjät ja roolit taulukossa on myös Roolit-sarake. Roolit --sarakkeessa näkyy tieto siitä mitkä oikeudet käyttäjärivin henkilöllä on. Roolit voi määrittää pääsääntöisesti ainoastaan Fore käyttäjätuki eli Järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjätuen lisäksi vain organisaation pääkäyttäjällä on mahdollisuus määrittää toinen organisaationsa käyttäjä pääkäyttäjäksi. Järjestelmän pääkäyttäjän ja Debug-käyttäjän rooleja pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi lisätä. Vain toisella järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus siihen.
Kuva 11. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Jatkokehityksen myötä, vuosien 2010 / 2011 aikana Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa. Tätä tulevaa toimintoa varten Foressa voidaan erikseen valita, mitä kieltä kukakin käyttäjistä käyttää Foren käyttöliittymässä. Kielivaihtoehdot tulevat olemaan suomalaisen Fore-version käyttäjille Suomi, Ruotsi ja Englanti
Organisaatiokohtaistentietojen ylläpito
...