...
Uusi henkilö tulee myös automaattisesti Fore-käyttäjäksi, jos hänet kutsutaan jonkin projektin jäseneksi. Tällöin ko. henkilölle ei tule automaattisesti lisenssitietoja vaan organisaation pääkäyttäjän pitää lisätä ne erikseen. Tämä unohtuu usein ja silloin ko. henkilö ei pääse laskelmiin, vaikka näkeekin niiden olemassaolon. Käytännössä pääkäyttäjän kannattaa aika ajoin silmäillä Käyttäjien hallinta-näkymässä puuttuuko joltain lisenssitiedot ja lisätä ne tarvittaessa.
Uusi käyttäjä pitää myös muistaa lisätä projektien jäseneksi ja antaa tarvittavat dokumenttioikeudet. Tämä on tärkeätä erityisesti silloin, jos hankehierarkiaa käyttää tietovarastona.
...
- sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi (jossa sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä tätä kutsutaan myös Toimialueeksi)
- käyttäjän etunimi ja sukunimi, jotka näkyvät Foressa ko. käyttäjän nimenä
...
Kun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" -painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä esitetään organisaatio, johon käyttäjä on kutsuttu sekä osoitelinkki, jolla pääsee luomaan salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Aktivoinnin jälkee sähköpostilinkki ei enää toimi, vaan järjestelmään mennään kirjautumissivulta. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kahden kuukauden ajan. Henkilön kohdalla näkyy "Ei salasanaa"-tieto kunnes hän aktivoi kutsun. Mikäli kutsu menee vanhaksi pitää uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla, joka on voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista tilata pyytää Fore-tuesta uudelleen mikäli resetointia ei ehtinyt tehdä ajoissa.
Tunnuksen luonnin jälkeen pääkäyttäjälle avautuu Lisenssien hallinta-näyttö. Lisää henkilölle organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit, ilman niitä laskelmadokumentteja ei saa avattua. Ks. jäljempänä tarkemmin.
Käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnassa Poista käyttäjä-painikkeella. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Poistetut henkilöt näkyvät käyttäjäluettelossa harmaalla. Käyttäjän poistamisen yhteydessä poistetaan poistuvat myös projekti- ja dokumenttioikeudet. Mikäli käyttäjä lähtee organisaatiosta määräajaksi (äitiys- tai vuorotteluvapaa tms.), häneltä kannattaa mieluummin poistaa ns. lisenssioikeudet - tällöin projekti- ja dokumenttioikeudet voidaan "aktivoida" uudestaan. Tarvittaessa Fore-pääkäyttäjä voi poistaa henkilön lopullisesti, ota yhteys käyttötukeen.
...
Foren sopimus mahdollistaa, ettei kaikille käyttäjille anneta samoja tuoteoikeuksia, vaan ne voidaan kohdentaa niitä tarvitseville. Useimmiten kaikille käyttäjille kannattaa antaa kaikki lisenssit. Käyttäjälle määritetyt lisessit näkyvät kuvakkeina ko. käyttäjän kohdalla. Mikäli kuvakkeita Jos lisenssikuvakkeita ei näy lisenssejä ei ole määritetty eikä , niin henkilö pääse dokumentteihin, vaikka hänen ns. projektioikeutensa olisivatkin kunnossa. Aika ajoin pääkäyttäjien kannattaa tarkistaa, että organisaation käyttäjiltä ei puutu lisenssitietoja. Tuotelisenssit voidaan määrittää joko massatoimintona tai käyttäjäkohtaisesti.
...
Roolit -sarakkeessa näkyy millaiset järjestelmäoikeudet henkilöillä on. Organisaation pääkäyttäjä voi määrittää muita organisaationsa pääkäyttäjäksi, mutta muut roolit (Järjestelmän pääkäyttäjä ja Debug-käyttäjä) ovat vain Fore-sovelluksen tuki- ja ylläpitohenkilöstöä varten..
Organisaation tarkenteen avulla voi helpottaa suurten käyttäjämäärien hallintaa. Sekä käyttäjien hallinnassa että projektien jäsenten listauksessa henkilöt ryhmitellään kyseisen tarkenteen - yleensä osasto tms. organisaatioyksikkö tai toiminto - mukaisesti.
Kuva 13. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
...