Käyttäjien lisääminen ja hallinta
Organisaation pääsivu-välilehdellä hallitaan sekä organisaation käyttäjiä että sen asetuksia. Useimmiten kyseessä lienee uuden henkilön lisääminen Fore-käyttäjäksi tai muualle siirtyneen poistaminen organisaation käyttäjistä. Uudelle käyttäjälle pitää myös muistaa antaa lisenssioikeudet, ilman niitä henkilö ei pääse dokumentteihin. Mikäli käyttäjän nimi tai oikeammin sähköpostiosoitte muuttuu, kannattaa ottaa yhteys käyttäjätukeen, jotta oikeudet projekteihin ja dokumentteihin saadaan myös hoidettua.
Kuva 5. Käyttäjät ja roolit -taulukko käyttäjien hallinnassa
Käyttäjätunnuksen lisääminen tapahtuu aluksi antamalla käyttäjälle välttämättömimmät käyttäjän perustiedot Käyttäjien hallinnan osiossa "Lisää käyttäjä organisaatioon" -toiminnolla. Tiedot, jotka pääkäyttäjän on syötettävä, ovat 1) Syötettävät tiedot ovat:
- sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi (jossa
...
- sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä kutsutaan myös Toimialueeksi)
...
- käyttäjän etunimi
...
- ja sukunimi, jotka näkyvät Foressa ko. käyttäjän nimenä
Kuva 6. Käyttäjän lisääminen organisaatioon
Kun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" --painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä esitetään organisaatio, johon käyttäjä on kutsuttu sekä osoitelinkki, jonka valitsemalla kutsuttu henkilö pääsee luomaan salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Viestissä on lisäksi esitetty toinen osoitelinkki, jota käyttämällä käyttäjä voi jatkossa kirjautua järjestelmään, kun hän on hyväksynyt kutsun ja muodostanut itselleen tunnuksen. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kerrallaan yhden viikon ajan. Mikäli tuona aikana käyttäjä ei kirjaudu järjestelmään, kutsu vanhenee ja kahden kuukauden ajan. Henkilön kohdalla näkyy "Ei salasanaa"-tieto kunnes hän aktivoi kutsun. Mikäli kutsu menee vanhaksi pitää uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla. Salasanan resetointi on sen sijaan , joka on voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista tilata aina uudelleen mikäli resetointia ei ole ehditty tehdä kutsun voimassaolon puitteissa. 
Tunnukset voi luoda kerrallaan Kuva 7. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi
Organisaation pääkäyttäjä voi toistaa tämän tunnuksen luontiprosessin niin usealle henkilölle kerrallaan kuin on tarvetta. Mikäli sopimusmalli asiakasorganisaation ja järjestelmän toimittajan välillä on joko Vapaa käyttöoikeus, tai Kelluva lisenssi organisaation pääkäyttäjä voi jatkaa käyttäjien lisäämistä lisäämällä heille organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit. Mikäli palvelusopimuksen muoto on kuitenkin nimetyt lisenssit, täytyy pääkäyttäjän käyttäjien luomisen jälkeen ilmoittaa asiasta käyttäjätukeen, jolloin em. henkilöille lisätään tuotelisenssit Foren palvelusopimuksen mukaisesti.
Tämän jälkeen tulee henkilölle tai henkilöille määrittää organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit.
Tuotelisenssien hallinta (Kelluva lisenssi tai Vapaa käyttöoikeus)
Foren sopimus mahdollistaa, ettri kaikille käyttäjille anneta samoja tuoteoikeuksia, vaan ne voidaan kohdentaa niitä tarvitseville. Käyttäjälle määritetyt lisessit näkyvät kuvakkeina ko. käyttäjän kohdalla. Mikäli kuvakkeita ei näy lisenssejä ei ole määritetty eikä henkilö pääse dokumentteihin, vaikka hänen ns. projektioikeutensa olisivatkin kunnossa. Tuotelisenssit voidaan määrittää joko massatoimintona tai käyttäjäkohtaisesti. Massatoimintoa käytettäessä ensin valitaan halutut käyttäjät ja sitten siirrytään antamaan lisenssejä.
Kuva 7Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä , kun sopimus sisältää käyttöoikeuden Nimetyille lisensseille
Tuotelisenssien hallinta (Kelluva lisenssi tai Vapaa käyttöoikeus)
Organisaatiossa, jonka sopimus on joko muotoa kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi
, voidaan organisaation pääkäyttäjän toimesta hallita käyttäjien tuotelisenssejä. Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi voi olla koko Foreen (eli kaikkiin osatuotteisiin) tai vain tietyille tuotteille. Vapaan käyttöoikeuden tapauksessa pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymässä jokaisen käyttäjän rivin kohdalla oikeassa reunassa on Avain, jota klikkaamalla pääkäyttäjä voi siirtyä yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta -näkymään määrittääkseen käyttäjälle ohjelmistojen määrittämään käyttölisenssit. Lisenssien hallinta -näkymässä käyttäjälle määritellään lisenssin voimassaolo Lisää uusi lisenssi-kohdassa lisenssien voimassaolo lisätään yksi tuote kerrallaan. Pääkäyttäjä voi määrittää käyttäjälle joko lisenssin loppumispäivän Lisenssin loppumispäivän voidaan antaa tai jättää kentän kenttä tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.
Kuva 9. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymä
Mikään Foren sopimuksessa ei edellytä määrittämään kaikille käyttäjille kaikkia tuotteita, vaan tuoteoikeudet voidaan kohdentaa niitä tarvitseville.
Mikäli organisaation sopimus päättyy, järjestelmän pääkäyttäjä voi päättää kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Kun lisenssit on syötetty, niitä voidaan muuttaa tai poistaa helposti käyttöliittymässä esiintyvien kuvakkeiden kautta.
Kuva 10. Lisenssien hallinta massatoiminnolla
Tuotelisenssien hallintaa voi tehdä myös usealle käyttäjälle yhtäaikaa. Toiminnallisuuden käyttö tapahtuu niin, että pääkäyttäjä valitsee Ensin valittaan Käyttäjät ja roolit -taulukossa henkilöt rastittamalla nimen edessä olevan laatikon ja klikkaamalla sitten taulukon oikeassa yläreunassa olevaa Muokkaa valittujen käyttäjien lisenssejä -painiketta. Avautuvassa näkymässä esitetään valitut käyttäjät luettelona, tuotteet joiden lisenssit ovat hallittavissa sekä käytettävissä olevat lisenssien hallintatoiminnot. Koska vapaa käyttöoikeus on mahdollista määritellä myös tuotteittain, Käsiteltävät tuotteet - -osiossa voi olla ainoastaan yhden tuotteen nimi. Tämä riippuu organisaation sopimuksen sisällöstä. Toiminnolla voidaan myös poistaa ja vaikkapa esim.lopettaa kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit.
Pääkäyttäjä voi valita esimerkiksi kaikki tuotteet rastittamalla ne Käsiteltävät tuotteet -osiossa . Tämän jälkeen lisenssien voimassaolo on määritettävissä tuotteille. Toisaalta myös lisenssin voimassaolo on muutettavissa tai jopa poistettavissa saman toiminnallisuuden yhteydessä. Tehty muutos hyväksytään painamalla Tallenna. Kun pääkäyttäjä on tehnyt muutostoimenpiteen valituille käyttäjille,
Kuva 10. Lisenssien hallinta massatoiminnolla
Tallennuksen jälkeen järjestelmä ilmoittaa tuloksen erillisenä listana samassa näkymässä.
Kuva 11. Lisenssien päättymispäivän muutostoiminnon ilmoitus
...
Pääkäyttäjän on aina mahdollista palata tarkentamaan organisaation käyttäjätietoja Organisaation pääsivun Käyttäjät -valikon kautta. Muutokset käyttäjätietoihin, kuten nimitietoihin, organisaatio-tarkenteisiin, yrityksen kuvaukseen tai käyttäjien yhteystietoihin, ovat pääkäyttäjän tehtävissä suoraan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä pääsee muuttamaan organisaationsa käyttäjien henkilötietoja Foressa painamalla Käyttäjän asetukset- painiketta. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@fore.fi).
Kuva 12. Käyttäjätietojen painikkeen kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin
Mikäli organisaatiossa tapahtuu käyttäjämuutoksia, kuten henkilöiden siirtyminen toiselle osastolle tai hän ei muuten ole mukana toiminnassa, käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnan kautta. Poistaminen tapahtuu poisto-painikkeen kautta. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Mutta jos poistuva henkilö poistuu lopullisesti käyttäjistä, hänet voidaan siirtää pois käyttäjät -listalta lopullisesti, mutta vain Järjestelmän pääkäyttäjien toimesta.
Käyttäjät ja roolit taulukossa on myös Roolit-sarake. Roolit -sarakkeessa näkyy tieto siitä mitkä oikeudet käyttäjärivin henkilöllä on. Roolit voi määrittää pääsääntöisesti ainoastaan Fore käyttäjätuki eli Järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjätuen lisäksi vain organisaation pääkäyttäjällä on mahdollisuus määrittää toinen organisaationsa käyttäjä pääkäyttäjäksi. Järjestelmän pääkäyttäjän ja Debug-käyttäjän rooleja pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi lisätä. Vain toisella järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus siihen.
Kuva 13. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
...
Organisaation pääkäyttäjä voi ylläpitää Fore-palvelussa oman organisaationsa yhteystietoja. Ylläpidettäviä tietoja ovat organisaation nimi, organisaation tarkenne, puhelin, osoite, organisaation oletussijainti (joka tulee oletuksena kaikkiin organisaation hankkeisiin ja dokumentteihin) sekä organisaation kuvaustiedot, jota voidaan myös käyttää perusohjeistuksen jakamiseen organisaation käyttäjille. 
Kuva 14. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
...