Käyttäjien lisääminen ja poisto
Organisaation pääsivu -välilehdellä hallitaan organisaation käyttäjiä sekä sen asetuksia. Useimmiten kyseessä lienee uuden henkilön lisääminen Fore-käyttäjäksi tai muualle siirtyneen poistaminen organisaation käyttäjistä. Uudelle käyttäjälle annetaan samalla myös lisenssioikeudet, sillä ilman niitä henkilö ei pääse dokumentteihin. Mikäli käyttäjän nimi tai oikeammin sähköpostiosoite muuttuu, ota yhteys käyttäjätukeen, jotta oikeudet aikaisempiin projekteihin ja dokumentteihin saadaan myös hoidettua.
Uusi henkilö tulee myös automaattisesti Fore-käyttäjäksi, jos hänet kutsutaan jonkin projektin jäseneksi. Tällöin ko. henkilölle ei tule automaattisesti lisenssitietoja vaan organisaation pääkäyttäjän pitää lisätä ne erikseen. Tämä unohtuu usein ja silloin ko. henkilö ei pääse laskelmiin, vaikka näkeekin niiden olemassaolon. Käytännössä pääkäyttäjän kannattaa aika ajoin silmäillä Käyttäjien hallinta-näkymässä puuttuuko joltain lisenssitiedot ja lisätä ne tarvittaessa.
Uusi käyttäjä pitää myös muistaa lisätä projektien jäseneksi ja antaa tarvittavat dokumenttioikeudet. Tämä on tärkeätä erityisesti silloin, jos hankehierarkiaa käyttää tietovarastona.
Kuva 5. Käyttäjät ja roolit -taulukko käyttäjien hallinnassa
Käyttäjätunnuksen lisääminen tapahtuu aluksi antamalla käyttäjän perustiedot Käyttäjien hallinnan osiossa "Lisää käyttäjä organisaatioon" -toiminnolla. Syötettävät tiedot ovat:
- sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi (jossa sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä tätä kutsutaan myös Toimialueeksi)
- käyttäjän etunimi ja sukunimi, jotka näkyvät Foressa ko. käyttäjän nimenä
Kuva 6. Käyttäjän lisääminen organisaatioon
Kun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" -painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä on osoitelinkki, jolla pääsee luomaan salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Aktivoinnin jälkee sähköpostilinkki ei enää toimi, vaan järjestelmään mennään kirjautumissivulta. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kahden kuukauden ajan. Henkilön kohdalla näkyy "Ei salasanaa"-tieto kunnes hän aktivoi kutsun. Mikäli kutsu menee vanhaksi pitää uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla, joka on voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista pyytää Fore-tuesta uudelleen mikäli resetointia ei ehtinyt tehdä ajoissa.
Tunnuksen luonnin jälkeen pääkäyttäjälle avautuu Lisenssien hallinta-näyttö. Lisää henkilölle organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit, ilman niitä laskelmadokumentteja ei saa avattua. Ks. jäljempänä tarkemmin.
Käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnassa Poista käyttäjä-painikkeella. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Poistetut henkilöt näkyvät käyttäjäluettelossa harmaalla. Käyttäjän poistamisen yhteydessä poistuvat myös projekti- ja dokumenttioikeudet. Mikäli käyttäjä lähtee organisaatiosta määräajaksi (äitiys- tai vuorotteluvapaa tms.), häneltä kannattaa mieluummin poistaa ns. lisenssioikeudet - tällöin projekti- ja dokumenttioikeudet voidaan "aktivoida" uudestaan. Tarvittaessa Fore-pääkäyttäjä voi poistaa henkilön lopullisesti, ota yhteys käyttötukeen.
Tuotelisenssien hallinta
Foren sopimus mahdollistaa, ettei kaikille käyttäjille anneta samoja tuoteoikeuksia, vaan ne voidaan kohdentaa niitä tarvitseville. Useimmiten kaikille käyttäjille kannattaa antaa kaikki lisenssit. Käyttäjälle määritetyt lisessit näkyvät kuvakkeina ko. käyttäjän kohdalla. Jos lisenssikuvakkeita ei näy, niin henkilö pääse dokumentteihin, vaikka hänen ns. projektioikeutensa olisivatkin kunnossa. Aika ajoin pääkäyttäjien kannattaa tarkistaa, että organisaation käyttäjiltä ei puutu lisenssitietoja. Tuotelisenssit voidaan määrittää joko massatoimintona tai käyttäjäkohtaisesti.
Kuva 7. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi
Pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymässä jokaisen käyttäjän rivin kohdalla oikeassa reunassa on Avain, jota klikkaamalla pääkäyttäjä voi siirtyä yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta -näkymään määrittämään käyttölisenssit. Yleensä käyttäjälle on annettu lisenssit kaikkiin sopimukseen kuuluviin osatuotteisiin. Tarvittaessa voidaan myös määrittää lisensseille päättymisajankohta.
Kuva 9. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymä
Tuotelisenssien hallintaa voi tehdä myös massatoimintona usealle käyttäjälle yhtäaikaa. Ensin valitaan Käyttäjät ja roolit -taulukossa henkilöt rastittamalla nimen edessä olevan laatikon ja klikkaamalla sitten taulukon oikeassa yläreunassa olevaa Muokkaa valittujen käyttäjien lisenssejä -painiketta. Avautuvassa näkymässä esitetään valitut käyttäjät luettelona, tuotteet joiden lisenssit ovat hallittavissa sekä käytettävissä olevat lisenssien hallintatoiminnot. Koska vapaa käyttöoikeus on mahdollista määritellä myös tuotteittain, Käsiteltävät tuotteet -osiossa voi olla ainoastaan yhden tuotteen nimi. Tämä riippuu organisaation sopimuksen sisällöstä. Toiminnolla voidaan myös poistaa ja vaikkapa esim.lopettaa kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Lisenssin loppumispäivän voidaan antaa tai jättää kenttä tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.
Tehty muutos hyväksytään painamalla Tallenna.
Kuva 10. Lisenssien hallinta massatoiminnolla
Tallennuksen jälkeen järjestelmä ilmoittaa tuloksen erillisenä listana samassa näkymässä.
Kuva 11. Lisenssien päättymispäivän muutostoiminnon ilmoitus
Katso myös sivu Kelluvat lisenssit
Käyttäjätietojen ja roolien hallinta
Pääkäyttäjä voi myös tarkentaa tai muuttaa käyttäjän tietoja Foressa Käyttäjän asetukset -painikkeella. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@fore.fi).
Kuva 12. Käyttäjätietojen painikkeen kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin
Roolit -sarakkeessa näkyy millaiset järjestelmäoikeudet henkilöillä on. Organisaation pääkäyttäjä voi määrittää muita organisaationsa pääkäyttäjäksi, mutta muut roolit (Järjestelmän pääkäyttäjä ja Debug-käyttäjä) ovat vain Fore-sovelluksen tuki- ja ylläpitohenkilöstöä varten.
Organisaation tarkenteen avulla voi helpottaa suurten käyttäjämäärien hallintaa. Sekä käyttäjien hallinnassa että projektien jäsenten listauksessa henkilöt ryhmitellään kyseisen tarkenteen - yleensä organisaatioyksikkö tai toiminto - mukaisesti.
Kuva 13. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Tulevaisuudessa Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa.
Organisaatiokohtaisten tietojen ylläpito
Organisaation pääsivulta Organisaation asetukset-painikkeella voi ylläpitää organisaation yhteystietoja. Ylläpidettäviä tietoja ovat organisaation nimi ja tarkenne, osoite ja puhelin sekä organisaation oletussijainti, joka tulee oletuksena organisaation hankkeisiin ja dokumentteihin. Lisäksi sivulla voi lisätä kuvaustiedot esim. perusohjeistuksen jakamiseksi henkilöstölle.
Kuva 14. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Näkymän kautta voi siirtyä myös organisaation rakennusosakirjaston hallintaan.