Page History

Som aktør i avviksprosessen får man en e-postvarsel om et avvik. Alternativt går man regelmessig inn i avvikssystemet for å sjekke om det er kommet inn nye avvik eller for å arbeide med min avvik.

For å arbeide med et avvik trykk på avviksnummeret, og man kommer da inn i selve avviksskjemaet.

Radioknapp for å sette avviket til ulest. Hvis man ønsker å videresende avviket så sett avviket til ulest.

Status: Angi status på avviket.

• Ubehandlet

• Under behandling

• Behandlet

• Lukket

• Avvist

Saksbehandler setter status til ‘Under behandling’. Når saksbehandler anser seg ferdig settes statusen ‘Behandlet’. Avhengig av rutinene i bedriften kan avviket videresendes til nærmeste overordnet saksbehandler for “godkjenning”. Når det er godkjent settes det til ‘Lukket’ ellers til ‘Avvist’. Merk: Når et avvik settes til status ‘Lukket’ eller ‘Avvis’ vil det automatisk bli sendt en e-post til innmelder. Merk også at hvis det opprettes tiltak (arbeidsordre) mot avviket kan systemet settes opp (i Systeminnstillingene → Avviksbehandling) til at når tiltak(ene) ferdigmeldes blir avviket automatisk lukket.

Tiltak: Det kan velges blant tre forhåndsdefinerte alternativer for tiltak.

• Ingen

• Korrektivt - tiltak for å fjerne eller kontrollere årsakene til eksisterende avvik/feil slik at fenomenet ikke skjer igjen.

• Forebyggende - Tiltak for å fjerne årsaker til potensielle avvik/feil eller annen uønsket situasjon.

Kommentarer: Legg inn kommentarer underveis i behandlingen av avviket, og trykk lagre. Kommentaren vil legge seg i et eget kommentarfelt med initialer, dato og klokkeslett for når den spesifikke kommentaren ble lagt inn.

Oppfølgingsflagg: Aktiveres ved behov.

GDPR: Beregnet på å markere de avviksmeldinger som inneholder data som omfattes av personvernforordningen. Gir filtreringsmulighetAvviksnummeret vises i listevisningen med røde tall. Egen sjekkboks for å filtrere på GDPR i listevisningen.

+Dokument: Dokumenter som lastes opp mot avvik (Opphav → Avviksbehandling) vil være skjult for vanlige brukere i dokumentoversikten.

Frist: Legg inn en frist for når avviket skal være ferdig behandlet. Gir også filtreringsmulighet i avviksoversikten.

Prosjekt/Objekt/Ordretype/Adressat/Opprinnelse: Som standard vises i disse feltene det innmelder av avviket har lagt inn/valgt.

Klassifisering: Alvorlighetsgrad

Gjentakelsesfare: Hvor ofte avviket/feilen kan oppstå.

Disponering: Brukes ved behov.

Feiltype: I henholdt til valgt feiltype vil det åpnes et eget “felt” for ‘Feilårsak’ hvor ferdig definerte feilårsaker tilknyttet den spesifikke feiltypen kan velges. For detaljer vedrørende opprettelse av feiltyper og feilårsaker, ref. egen omtale under menyen ‘System’ → ‘Arbeidsordre/Runder’.

Sum tiltak [AO]: Sum kostnader fra eventuelle tiltak/arbeidsordre tilknyttet avviket.

Div.kostnader: Diverse tilleggskostnader.

Meldingstekst: Meldingstekst fra innmeldt avvik. Merk at hvis det opprettes et tiltak (arbeidsordre) på avviket kan denne teksten bli med på arbeidsordren. For detaljer se under ‘Admin’ → ‘Systeminnstillinger’, seksjonen ‘Avviksbehandling’.

Strakstiltak/Forslag til korrigerende tiltak/Årsaksanalyse: Som standard hentes dette fra innmeldingen av avviket. Kan endres/redigeres ved behov.

Tiltak (arbeidsordre): Gir tilgang til å opprette arbeidsordre mot avviket. Når arbeidsorden(e) opprettet fra avvik ferdigmeldes kan avvik lukkes automatisk. Forutsetter at dette er aktivisert under menyen ‘Admin’ → ‘Systeminnstillinger’, seksjonen ‘Avviksbehandling’. Når alle arbeidsordrene er lukket vil det også sendes en e-post tilbake til innmelderen at avviket er lukket.

Kategorier: Som standard hentes det som er avhuket av innmelder av avviket. Kan endres ved behov.

Knytte til AO: Skulle det være en arbeidsordre som allerede er opprettet som man ønsker å knytte til avviket kan arbeidsordrenummeret legges inn her. Arbeidsordren, inkludert blant annet lampestatus, vil vises i listen over ‘Tiltak’.

Videresend: Avviket kan videresendes til en spesifikk saksbehandler.

Vedlegg: Ved mangel av bilde(r) på innsendt avvik kan bilder lastes direkte opp her. Bilder kan også slettes herfra.