Fore-järjestelmän tietosuojakäytäntö
Päivitetty
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on edustamasi organisaatio.
Rapal Oy on sopimussuhteessa edustamaasi organisaatioon eli asiakkaaseen ja toimii järjestelmän henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.
Katso poikkeuksena kohta 3.
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Saat tässä tietoa EG Fore -palvelun tietosuojakäytännöistä. Tutustuthan kuvaukseen huolellisesti. Ole yhteydessä henkilötietojesi käsittelyn laajuudesta, sisällöstä, tarkoituksesta ja näiden perusteista sekä näihin ehtoihin liittyvistä muista sisältökysymyksistä omaan organisaatioosi. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan alla todettua täydentäen EG-konsernin tietosuojakäytäntöä (Information on the processing of personal data) siltä osin kuin Toimittaja on rekisterinpitäjä sekä soveltuvin ja täydentävin osin myös muutoin (Toimittajan ollessa henkilötietojen käsittelijä). Alla kuvattuun Käyttäjän EG Fore -tietosuojakäytäntöön sekä EG-konsernin tietosuojakäytäntöön viitataan yhdessä termillä ”Tietosuojakäytäntö”.
Sinua kutsutaan alla käyttäjäksi (”Käyttäjä”). Olet työ- tai toimisuhteessa EG Finland Oy:n (”Toimittaja”) asiakkaaseen (”Asiakas”) tai mahdollisesti muuhun organisaatioon (”Organisaatio”), jolla on oikeus käyttää EG Fore -palvelua. Asiakas on sopimussuhteessa Toimittajaan ja mahdollinen Organisaatio on sopimussuhteessa Asiakkaaseen.
Päivitetty 27.3.2024
1 Henkilötietojen käyttö
1.1 Rekisterinpitäjä
Toimittaja on sopimussuhteessa Asiakkaaseen ja toimii Palvelun henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä suhteessa Toimittajaan on Asiakas/Organisaatio.
Ole yhteydessä rekisterinpitäjä- ja käsittelijätiedoista omaan organisaatioosi, erityisesti jos et ole työ- tai toimisuhteessa Toimittajan Asiakkaaseen, vaan muuhun Organisaatioon.
1.2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilönä henkilörekisteriä koskevissa asioissa toimii Asiakkaan/Organisaation ylläpitäjän roolissa oleva henkilö (pääkäyttäjä)Rekisterinpitäjä on edustamasi organisaatio ja yhteyshenkilönä toimii organisaation pääkäyttäjä, tietosuojavastaava tai muu erikseen nimetty henkilö.
Käsittelijän yhteystiedot:
Fore käyttäjätuki
+358 44 333 6960
Rapal Oy:n tietosuojavastaava tietosuoja@rapal.fi avustaa rekisterinpitäjää henkilötietojen käsittelyyn Fore -järjestelmään liittyvissä kysymyksissä.
Toimittajan tietosuojavastaava gdpr.finland@eg.fi avustaa rekisterinpitäjää Palveluun liittyvissä henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä Tietosuojakäytännön mukaisesti.
1.3
...
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittely ja rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisterinpitäjänä organisaatiosi
Henkilötietoja käsitellään järjestelmän Henkilötietojasi käsitellään Sopimuksen täyttämiseksi sekä Palvelun käyttäjien tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan organisaatiosi Asiakkaan/Organisaation määrittelemän käyttötarkoituksen mukaisesti. Näissä tapauksissa organisaatiosi on rekisterinpitäjä ja saat organisaatioltasi . Muilta osin Asiakas/Organisaatio määrittää rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Edustamasi Asiakas/Organisaatio on velvoitettu luovuttamaan tiedot henkilötietojesi tarkemmasta käsittelystä ja oikeuksistasi. Toimittaja on huolehtinut, että tietosi säilyvät luottamuksellisena. Henkilötietojen käsittelyä sekä sen tarkoitusta ja perusteita on kuvattu tarkemmin Tietosuojakäytäntöömme kuuluvassa EG-konsernin tietosuojakäytännössä (ks. linkki edellä) silloin kuin olemme itse rekisterinpitäjä.Rekisterinpitäjänä Rapal
1.3.1 Rekisterinpitäjänä EG Finland Oy - sopimukseemme / suostumukseesi perustuva henkilötietojen käsittely
Suostumuksesi perusteella Rapal Oy käsittelee, organisaatioltasi saatuja palvelun käyttäjätietoja käyttötutkimusten tekemiseen (käyttökerrat, käyttöajat, rooli) sekä asiakkaan henkilöiden yhteystietoja (nimi ja sähköpostiosoite) käyttäjäviestintään, muiden Rapal Oy:n palvelujen markkinointiin sekä käyttäjätyytyväisyyskyselyiden tekemiseen seuraavasti:
Käyttäjäviestintä
- Sallimalla käyttäjäviestinnän toimittaja voi käyttää henkilötietojasi (nimi ja sähköpostiosoite) ja lähettää Sinulle tietoja palvelun ajankohtaisista muutoksista ja tapahtumista ohjelmistoon ja sen käyttöön liittyviin palveluihin kuten versiopäivitykset, käyttäjäpäivät, valmennukset sekäpalvelua koskevista esittelytilaisuuksista ja/tai webinaareista. Sallimalla käyttäjäviestinnän sallit myös, että viestintään käytetään kolmannen osapuolen ohjelmistopalvelua (Emaileri). Emaileri-palvelussa tiedot sijaitsevat Suomessa. Emailerilla ei ole lupaa käyttää eikä siirtää henkilötietojasi. Ilmoitukset kriittisistä poikkeamatilanteista lähetetään suostumuksestasi riippumatta asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan.
Markkinointiviestintä
- Sallimalla markkinointiviestinnän toimittaja voi käyttää henkilötietojasi (nimi ja sähköpostiosoite) ja lähettää Sinulle tietoja sähköpostilla tapahtumista ja tuotejulkistuksista ja palveluun liittyvistä Rapalin muista tuotteista ja palveluista. Sallimalla markkinointiviestinnän sallit myös, että toimittaja voi käyttää edellä mainittuun viestimiseen kolmannen osapuolen ohjelmistopalvelua (Hubspot). Hubspot-palvelun tiedot sijaitsevat pilvipalvelussa USA:ssa. Hubspotilla ei ole lupaa käyttää eikä siirtää henkilötietojasi.
Asiakastyytyväisyyskyselyt
- Sallimalla asiakastyytyväisyyskyselyt, sallit, että toimittaja voi käyttää henkilötietojasi (nimi ja sähköpostiosoite, työpuhelinnumero) sähköisiin asiakastyytyväisyyskyselyihin ohjelmiston käyttäjille. Sallimalla asiakastyytyväisyyskyselyt sallit myös, että toimittaja voi tallettaa henkilötietojasi kolmannen osapuolen ohjelmistoon (Surveypal). Surveypal-palvelun tiedot sijaitsevat Iso-Britanniassa. Sähköisen asiakastyytyväisyyskyselyn ohella palautetta kerätään myös muilla tavoin, puhelimitse soittamalla tai erilaisten tapahtumien yhteydessä. Surveypalilla ei ole lupaa käyttää eikä siirtää henkilötietojasi.
Näissä kolmessa edellä mainitussa tapauksessa rekisterinpitäjä on Rapal Oy. Edellä mainitut käsittelijän yhteystiedot ovat tällöin käytössä rekisterinpitäjän yhteystietoina. Rapal Oy käsittelee rekisterinpitäjänä edellä mainittuja henkilötietojasi ainoastaan Rapal Oy:ssä sisäisesti. Niitä jaetaan Fore - palvelun seurantaryhmän jäsenille (käyttötutkimukset) ja markkinointiosastolle (muiden palvelujen markkinointi). Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille (lukuunottamatta kolmansien osapuolien ohjelmistojen käyttämistä) eikä niitä käsitellä automaattisesti. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin Rapal Oy:n ja organisaatiosi välinen sopimus on voimassa ja korkeintaan niin kauan, kun toimit Fore-palvelun käyttäjänä. Voit peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa käyttämistä, milloin tahansa lähettämällä sähköpostin tästä Rapal Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Sinulla on, kuten jokaisella rekisteröidyllä, myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että tietosuojalainsäädäntöä olisi kohdallasi rikottu. Sinulla on oikeus tarkastaa Sinua koskevat tiedot sekä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista ja saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistuksi. Rekisteröidyn oikeutta tulla unohdetuksi toteutetaan siltä osin kuin se on mahdollista ottaen huomioon, että toimit organisaatiosi käyttäjänä, ja tietojasi tarvitaan käyttäjärooliisi liittyen.
Lähetä viesti kohdassa 2 mainittuun Rapal Oy:n sähköpostiin, jos haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, niin olemme Sinuun yhteydessä.
Koska kyseeessä ovat organisaatioltasi saadut henkilötiedot ja ne liittyvät kiinteästi yksityisen eli Fore –palvelun käyttöön, henkilötietojasi ei voida siirtää toiselle rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle.
Kaikissa muissa henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa, kuin mitä edellä on kerrottu liittyen suostumuksesi perusteella tapahtuvaan käsittelyyn, ole ystävällisesti yhteydessä omaan organisaatioosi, joka toimii rekisterinpitäjänä.
Rapal on huolehtinut, että tietosi säilyvät luottamuksellisena.
Käyttäjäviestintä
Jotta voimme tarjota käyttämäsi palvelun sinulle (sopimusperuste), ymmärrät, että meidän tulee lähettää sinulle tietoa käyttämäsi palvelun ajankohtaisista päivityksistä, jos olemme näin sopineet edustamasi organisaation kanssa.
Ohjelmiston toimittaja (EG Finland Oy) voi käyttää edellä mainittuun käyttäjäviestintään kolmannen osapuolen ohjelmistopalveluja, joiden palvelimet sijaitsevat EU-/ETA-alueella. Ilmoitukset kriittisistä poikkeamatilanteista (häiriötiedote) lähetetään joka tapauksessa käyttäjille asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan. Tietoturvaloukkauksista informoidaan käyttäjiä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Markkinointiviestintä
Sallimalla markkinointiviestinnän varmistat sen, että sinulle voidaan lähettää sähköpostilla tietoa toimittajan muista tuotteista ja palveluista, jotka liittyvät työrooliisi/toimialaasi. Suostumuksellasi voit saada siten tietoa käyttäjille tarkoitetuista ja ohjelmistoon liittyvistä koulutuksista, käyttäjäpäivistä ja webinaareista.
Ohjelmiston toimittaja (EG Finland Oy) käyttää viestimiseen kolmannen osapuolen ohjelmistopalvelua Lisätietoja suostumuksesta ja peruutuksesta löydät täältä.
Asiakastyytyväisyyskyselyt
- Sallimalla sähköiset asiakastyytyväisyyskyselyt, varmistat sen, että olet mukana antamassa palautetta ja edesauttamassa ohjelmiston kehitystyötä vastaamaan entistä paremmin organisaationne tarpeita. Ohjelmiston toimittaja (EG Finland Oy) voi tallentaa yhteystietosi kolmannen osapuolen ohjelmistoon, jolla toteutetaan sähköisiä asiakastyytyväisyyskyselyitä.
1.4
...
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja Toimittaja ei siirretä siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei tästä ole erikseen sovittu organisaatiosi eli asiakkaan Asiakkaan kanssa.
Niissä tapauksissa, joissa Rapal Oy on rekisterinpitäjä ja kun
- henkilötietoja käsitellään käyttäjäviestinnässä tai asiakastyytyväisyyskyselyiden lähettämisessä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
- henkilötietoja käsitellään markkinointiviestinnässä, käytettävään palveluun tallennetut henkilötiedot tallennetaan pilvipalveluun. Tietoja ei kuitenkaan tallenneta palveluun eikä käsitellä ilman asiakkaan sekä käyttäjän eli Sinun nimenomaista suostumusta. Lue lisää (linkki Hubspot GDPR)
Toimittaja ei kuitenkaan tee siirtoja, vaan niistä vastaa Asiakas/Organisaatio.
1.5 Henkilötietojen käsittelyn
...
suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet on sovittu organisaatiosi eli asiakkaan Asiakkaan/Organisaation kanssa.
Samoja periaatteita henkilötietojen käsittelyn suojausperiaatteita sovelletaan pääosin, ja kaikissa tapauksissa henkilötietojasi turvaavia toimia myös niissä tapauksissa, joissa Rapal Oy Toimittaja on rekisterinpitäjä. Myös nämä periaatteet on tiedotettu organisaatiollesi Asiakkaalle/Organisaatiolle ja niiden käyttäminen on organisaatiosi hyväksymääAsiakkaan/Organisaation hyväksymää.
1.6 Kerättävät henkilötiedot
Palvelun käyttäminen vaatii käyttäjän sähköpostiosoitteen, nimen, roolin ja kielivalinnan. Palvelun hyödyntämisessä voidaan käsitellä myös muita henkilötietoja. Kaikissa tapauksissa henkilötietoja käytetään Palvelun tuottamiseen (ml. käyttäjäviestintä) ja tukipalvelun tuottamiseen (ml. tietojen siirtäminen Palvelusta tukipalveluun tuen antamisen edellyttämässä laajuudessa, sikäli kun olet hyväksynyt tämän käsittelyn siirtyessäsi ServiceNow-tukipalveluun).