...
Kun henkilön poislähtiessä hänet poistetaan organisaation Fore-käyttäjistä, poistuu hän samalla myös jäsenenä projekteista. Mutta uusi Fore-käyttäjä ei automaattisesti saa projektioikeuksia, vaan ne tulee erikseen määritellä hankehierarkiaan. Jos henkilöille halutaan antaa oikeuksia aikaisempiin projekteihin (tietovarastoihin), on puumainen hankehierarkia tarkoituksenmukaisin. Tällöin uuden jäsenen projektioikeudet voi Jäsenet ja käyttöoikeudet -näkymässä . kopioida helposti aliprojekteihin ja myös määrittää dokumenttioikeudet koko hankehierarkian haluttuun osaan ja jo olemassaoleviin vanhoihin laskelmiin.
...
Organisaation pääkäyttäjä näkee kaikki Organisaation pääsivu -näkymässä kaikki organisaationsa hankkeet/projektit ja niihin liittyvät dokumentit, vaikka hän ei ole niiden jäsen eikä hänelle ole annettu dokumenttioikeuksia. Omalla pääsivullaan pääkäyttäjällekin näkyy vain ne projektit, joissa hän on jäsenenä. Samoin Omat projektit- ja Dokumenttien haku -näkymien hakutoiminnot kohdistuvat vain niihin projekteihin ja laskelmiin, joiden jäsen hän on. Muu käyttäjä näkee vain ne hankkeet/projektit, joiden jäsen hän on ja ylläpito-oikeudet omaava voi myös hallita projektin jäseniä ja käyttöoikeuksia. Laskelmat aukevat vain niille, joilla on dokumenttioikeudet niihin. Tarvittaessa (esim. henkilön poislähdön takia) pääkäyttäjä siis pystyy järjestelemään projektien ja laskelmien jäseniä ja käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjä pystyy myös arkistoimaan ja palauttamaan arkistosta projekteja (ks. jäljempänä).
Kuva 17. Organisaation pääsivulla esitetään myös ne hankkeet, joihin pääkäyttäjä ei ole jäsenenä. Näkymässä esitetään myös ehdollisen valinnan kautta kaikki arkistoidut hankkeet
...
- Hankkeen/projektin/aliprojektien asetusten määrittäminen
- Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen jäsenten ja heidän käyttöoikeuksiensa määrittäminen
- Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen dokumenttien ja liitetiedostojen käyttöoikeuksien hallinta
- Hierarkiatason arkistointi ja palautus
Organisaation pääkäyttäjällä pääkäyttäjä voi myös kopioida tai siirtää hankkeet ja projektit organisaation päätasolle. Peruskäyttäjä ei voi tehdä tätä toimenpidettä. Arkistoinnissa dokumenttien säilyvyyden kannalta oleellista on, että ettei tieto ei kuitenkaan katoa - , vaan se poistuu ainoastaan näkyvistä. Dokumentti on käyttäjätuen palautettavissa tarvittaessa, tämä koskee myös epähuomiossa poistettuja projekteja ja dokumentteja.
...
Dokumentti voidaan arkistoida dokumentin Perustiedot-näkymässä. Tällöin ko. laskelma piilotetaan projektin dokumenttiluettelosta ja ne saa näkyviin Näytä arkistoidut dokumentit -valinnalla.
Kuva 22. Projektin arkistointi
Arkistoidut hankkeet/projektit esitetään organisaation pääsivulla erillisen rastivalinnan jälkeen harmaina linkkeinä. "Harmaan linkin" kautta organisaation pääkäyttäjä sitten voi päästä palauttamaan hankkeen/projektin takaisin aktiiviseen tilaan.
Kuva 23. Arkistoitujen projektin tarkastelu Organisaation pääsivulla, (käytettävissä vain Organisaation pääkäyttäjällä)
Kun pääkäyttäjä siirtyy arkistoidun projektin sivulle, hän voi palauttaa sen näkyville klikkaamalla Palauta arkistoinnista -painiketta. Toiminto palauttaa sen kaikkine tietoineen takaisin järjestelmään, kaikille sen jäsenille nähtäville.
Kuva 24. Arkistoidun projektin palauttaminen