Projektin käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan klikkaamalla "Jäsenet ja käyttöoikeudet" -linkkiä projektin pääsivulla. Tämä linkki näkyy vain organisaation pääkäyttäjille ja projektin ylläpitäjille ja organisaation pääkäyttäjälle. Samalta sivulta Sivulta on mahdollista lisätä oman organisaation käyttäjiä projektiin ilman kutsujen lähettämistä. Toiminnon avulla on nopeinta antaa uudelle henkilölle oikeudet hankehierarkiaan haluttuihin projekteihin ja jo tehtyihin laskelmiin. Tällöin proseduuri on kolmivaiheinen; ensin projektioikeudet päätasoille, sitten niiden vyöryttäminen aliprojekteihin/kansioihin ja lopuksi dokumenttioikeuksien anto jo aikaisemmin tehtyihin laskelmiin.
Kuva 15
Kuva 17. Projektien jäsenien hallinnan osio projektisivulla
Käyttäjien Jäsenten suora lisääminen projektiin tapahtuu Projektin jäsenet -sivulla sivun alaosan kohdasta "Lisää organisaation jäsen projektiin" painamalla henkilön nimen kohdalta + -painikettapainiketta. Listassa näkyy ne organisaation henkilöt, jotka eivät projektin jäseniä. Mikäli projektiin lisättäviä henkilöitä on useita, lisää ensin heidät kaikki ja vasta sitten siirry antamaan heille halutut projekti- ja dokumenttioikeudet jäljempänä esitetyllä tavalla. Mikäli käyttäjä on organisaation pääkäyttäjänä useammassa organisaatiossa, voi hän lisäksi vaihtaa organisaatiota kohdasta "Organisaatio", alasvetovalikosta valitsemalla oikean organisaation.
Kuva 1816. Käyttäjien suora lisääminen organisaatiosta projektin jäseneksi
Projektioikeuksien määrittäminen
Aluksi valitaan käyttäjät joiden käyttöoikeuksia hän haluaa muuttaa, rastittamalla Projektin jäsenet -listasta halutut henkilöt. Sen jälkeen klikataan Valitut jäsenet -kohdassa olevaa avain-ikonia. Projektioikeudet määritetään rastittamalla halutut oikeudet ja määritetään niiden päättymisajankohta. Mikäli kohta jätetään tyhjäksi ovat oikeudet voimassa pysyvästi. "Tallenna"- valinnan jälkeen järjestelmä tekee varmistuskysymyksen. Mahdollisesti aiemmin voimassa olleet projektioikeudet korvataan nyt määritellyillä.Kuva 19. Projektien jäsenien projektioikeuksien määrittäminen ko. projektitasolla
Projektiin liitettyjen käyttäjien oikeudet määritetään lisäämällä tai poistamalla valintoja ruuduista "Jäsenten käyttöoikeudet" -otsikon alla. Oikeudet tallennetaan "Tallenna oikeudet" -painikkeella.
- Projektin Anna jäsenille projektin hallintaan liittyvät käyttöoikeudet
- Näkee dokumentit ja liitetiedostot
- Voi luoda dokumentteja
- Voi lisätä liitetiedostoja
- Ylläpito-oikeudet (voi lisätä/poistaa projektin jäseniä ja määritellä heidän projekti- ja dokumenttioikeuksia)
- Lukuoikeus uusiin dokumentteihin (eli dokumentteihin, jotka tullaan muodostamaan projektioikeuksien määrittelyn jälkeenluodaan tulevaisuudessa)
- Muokkausoikeus uusiin dokumentteihin (eli dokumentteihin, jotka tullaan muodostamaan projektioikeuksien määrittelyn jälkeenluodaan tulevaisuudessa)
- Projekti raportointi (näkee projektille määritellyt raportit ja kustannusyhteenvedon)
- Kopioi oikeudet alatasoille (käyttäjän oikeudet tällä tasolla kopioidaan kaikille alatasoille)
- Anna myös dokumenttioikeudet kyseiseen projektihierarkiaan(oikeudet pätevät jo aikaisemmin tehtyihin dokumentteihin)Dokumenttien hallintaan liittyvät käyttöoikeudet
- Lukuoikeus valituilla projektitasoilla kaikkiin dokumentteihin
- Muokkausoikeus valituilla projektitasoilla kaikkiin dokumentteihin
- Dokumenttioikeuksien poistaminen valituilla projektitasoilla kaikista dokumenteista
- Sekä lisäksi käyttäjän poistaminen tältä ja kaikilta alatasoilta
Dokumenttien luomiseen tai katselemiseen vaaditaan oikeuden lisäksi aktiivinen lisenssi. Henkilö, jolla on ylläpito-oikeudet voi muuttaa projektin asetuksia ja oikeuksia sekä hallita projektin dokumentteja. Käyttäjän voi myös poistaa projektista 
-painiketta klikkaamalla. Tämän jälkeen kyseinen käyttäjä ei enää pääse projektin sivuille. Poisto-toiminto poistaa käyttäjän ko. tasolta ja kaikilta sen alapuolisilta hierarkiatasoilta.
Projektioikeuksien määrittäminen
Kuva 20. Projektijäsenien projektioikeuksien hallinta
Aluksi projektin ylläpitäjä valitsee käyttäjät joiden käyttöoikeuksia hän haluaa muuttaa, rastittamalla Projektin jäsenet -listasta henkilön kohdalla olevan rastin. Sen jälkeen ylläpitäjä klikkaa Valitut jäsenet -kohdassa olevaa avain-ikonia määrittääkseen projektioikeudet. Projektioikeudet määritetään rastittamalla tietyn tason projektioikeus kerrallaan ja sen jälkeen määrittämällä on ko. projektioikeus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen. Kun ylläpitäjä painaa "Tallenna", järjestelmä vielä varmistaa halutaanko projektioikeudet määrittää halutun mukaiseksi. Aiemmin voimassa olleet projektioikeudet korvataan tehdyillä.
Projektioikeuksien kopiointi alatasoille
Kuva 21. Projektioikeuksien kopiointi alatasoille
Kuva 17. Projektien jäsenien projektioikeuksien määrittäminen ko. projektitasolla
Projektioikeuksien kopiointi alatasoille
Käyttöoikeudet on mahdollista kopioida projektin alatasoille. Tällöin käyttäjä valitsee ensin jäsenet, joiden oikeudet halutaan kopioida ja sen jälkeen painaa kopiointi-ikoniaMikäli projekti tai kansiorakenne on useaportainen ja haarautuva, kannattaa ennen toimenpidettä varmistua, että jäsenet ja oikeudet kopioituvat halutulla tavalla. Ensin valitaan halutut jäsenet rastittamalla ja sitten klikataan Kopioi projektioikeudet aliprojekteihin- painiketta. Onnistuneesta oikeuksien kopioinnista järjestelmä ilmoittaa teksti-ilmoituksella jäsenlistan alareunassa.
Dokumenttioikeuksien määrittäminen
...
Kuva 22. Projektijäsenien dokumenttioikeuksien hallinta19. Projektioikeuksien kopiointi alatasoille
Dokumenttioikeuksien määrittäminen
Aluksi valitaan halutut jäsenet rastittamalla ja sitten klikataan Valitut jäsenet kohdasta Muokkaa dokumenttioikeuksia- painiketta. Aluksi projektin ylläpitäjä valitsee käyttäjät, joiden dokumenttien käyttöoikeuksia hän haluaa muuttaa rastittamalla Projektin jäsenet -listasta henkilön kohdalla olevan rastin. Sen jälkeen ylläpitäjä klikkaa Valitut jäsenet -kohdasta Muokkaa dokumenttioikeuksia.... Avautuvalla sivulla ylläpitäjä määrittelee projektit, joko massatoiminnolla kaikki tai projekti kerrallaan minkä dokumenttioikeuksia halutaan muokata. Kun valitut projektit on määritelty hän voi käyttää joko massatoimintoa oikeasta yläkulmasta tai määrittää oikeuden per projektirivi suoraan taulukkoon. Kun ylläpitäjä painaa "Tallenna", järjestelmä vielä varmistaa halutaanko dokumenttioikeudet määrittää halutun mukaiseksi. Aiemmin voimassaolleet dokumenttioikeudet korvataan tehdyillä valinnoillaSitten halutut dokumenttioikeudet määritetään joko massatoimintona kaikille valituille projekteille tai projektikohtaisesti. "Tallenna"- klikkauksen jälkeenjärjestelmä vielä tekee varmistuskysymyksen, jonka jälkeen aiemmin voimassaolleet dokumenttioikeudet korvataan tehdyillä valinnoilla.
Kuva 20. Projektijäsenien dokumenttioikeuksien hallinta
Jos dokumenttioikeuksia ei anna projektin jäsenten hallinta-näkymässä, ne ne tulee antaa jo olemassaoleviin dokumentteihin erikseen projektin pääsivulla ko. laskelmarivillä olevasta avainkuvakkeesta. Mikäli laskelma dokumentti ei aukea sen nimeä klikkaamalla, on syynä tämä puuttumaton dokumenttioikeus vanhaan laskelmaan.
Jäsenen poistaminen projektista
Raskittamalla valitut projektin jäsenet voi myös poistaa projektista -painiketta klikkaamalla. Tämän jälkeen kyseinen käyttäjä ei enää pääse projektin sivuille. Poisto-toiminto poistaa käyttäjän ko. projektitasolta ja kaikilta sen alapuolisilta hierarkiatasoilta.