Käyttäjien lisääminen projektiin jäseniksi tapahtuu yleensä kutsutoiminnolla. Oman organisaation jäseniä voi myös suoraan lisätä projektiin. Kutsuminen projektiin tehdään "Jäsenet ja käyttöoikeudet" -sivun alaosassa. Projektikutsuja pystyvät lähettämään projektin ylläpitäjät (ja organisaation pääkäyttäjät) projektin tai aliprojektin pääsivulta, riippuen mille projektitasolle kutsuttava käyttäjä halutaan lisätä. Projektikutsu voidaan lähettää joko yhdelle tai useammalle käyttäjälle erottelemalla sähköpostiosoitteet pilkulla toisistaan ilman välilyöntiä.
Katso tästä linkistä tutoriaalivideo aiheesta "Konsultin kutsuminen projektiin".
...
- syötä kutsuttavan/-vien käyttäjän sähköpostiosoite alla olevaan laatikkoon (erottaminen pilkulla, ilman välilyöntiä),
- määritä kutsun kieli
- määritä projektioikeudet rastittamalla vaihtoehdoista
- valitse onko projektioikeus määräaikainen (ensin rasti, sitten kalenterista valitsemalla päättymispäivä) vai pysyvä (jätetään tyhjäksi)
- valitse projektitasot, joille käyttäjä kutsutaan (tai valitsemalla Valitse kaikki -rasti). Aina määritettävä ainakin yksi projekti, jos ei ole valittu yhtään niin kutsu ei lähde.
- valitse mitkä dokumenttioikeudet eri projektitasoille annetaan. Jos dokumenttioikeuksia ei määritä, ei uusi jäsen saa auki aikaisemmin luotuja laskelmia.
- tietojen määrittämisen jälkeen kutsuminen viimeistellään klikkaamalla "Kutsu"-painiketta
Kuva 13. Käyttäjän kutsuminen projektiin sähköpostilla ja samalla oikeuksien määritys.
...
Kutsu on voimassa kaksi kuukautta (2kk) lähetyshetkestä lukien ja tämän jälkeen kutsu on lähetettävä uudestaan ellei käyttäjä ole vastannut siihen. Käyttäjät jotka on kutsuttu projektiin, mutta Jäsenluettelon alaosassa näkyy ne kutsutut, jotka eivät ole vielä hyväksyneet sitä, esitetään omassa osiossaan projektin Jäsenet ja käyttöoikeudet-sivullakutsua.
Kuva 14. Projektikutsun sähköpostiviesti.