Käyttäjien lisääminen ja poisto

Organisaation pääsivu -välilehdellä hallitaan organisaation käyttäjiä sekä sen asetuksia. Useimmiten kyseessä lienee uuden henkilön lisääminen Fore-käyttäjäksi tai muualle siirtyneen poistaminen organisaation käyttäjistä. Uudelle käyttäjälle annetaan samalla myös lisenssioikeudet, sillä ilman niitä henkilö ei pääse dokumentteihin. Mikäli käyttäjän nimi tai oikeammin sähköpostiosoite muuttuu, ota yhteys käyttäjätukeen, jotta oikeudet aikaisempiin projekteihin ja dokumentteihin saadaan myös hoidettua.

Uusi henkilö tulee myös automaattisesti Fore-käyttäjäksi, jos hänet kutsutaan jonkin projektin jäseneksi. Tällöin ko. henkilölle ei tule automaattisesti lisenssitietoja vaan organisaation pääkäyttäjän pitää lisätä ne erikseen. Tämä unohtuu usein ja silloin ko. henkilö ei pääse laskelmiin, vaikka näkeekin niiden olemassaolon. Käytännössä pääkäyttäjän kannattaa aika ajoin silmäillä Käyttäjien hallinta-näkymässä puuttuuko joltain lisenssitiedot ja lisätä ne tarvittaessa.

Uusi käyttäjä pitää myös muistaa lisätä projektien jäseneksi ja antaa tarvittavat dokumenttioikeudet. Tämä on tärkeätä erityisesti silloin, jos hankehierarkiaa käyttää tietovarastona.

Image Added

...

Kuva 5. Käyttäjät ja roolit -taulukko käyttäjien hallinnassa

Käyttäjätunnuksen lisääminen tapahtuu aluksi antamalla käyttäjälle välttämättömimmät käyttäjän perustiedot Käyttäjien hallinnan osiossa "Lisää käyttäjä organisaatioon" -toiminnolla. Tiedot, jotka pääkäyttäjän on syötettävä, ovat 1) Syötettävät tiedot ovat:

sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi (jossa

...

sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä tätä kutsutaan myös Toimialueeksi)

...

käyttäjän etunimi ja sukunimi, jotka näkyvät Foressa ko. käyttäjän nimenä

Image Added sekä 3) sukunimi. Jatkossa käyttäjää kutsuttaessa järjestelmään voidaan lisäksi valita sähköposti-kutsun kieli.

Kuva 6. Käyttäjän lisääminen organisaatioon

Kun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" - -painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä esitetään organisaatio, johon käyttäjä on kutsuttu sekä osoitelinkki, jota painamalla kutsuttu henkilö pääsee muodostamaan itsellensä jolla pääsee luomaan salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Viestissä on lisäksi esitetty toinen osoitelinkki, jota käyttämällä käyttäjä voi kirjautua järjestelmään, kun hän on hyväksynyt kutsun ja muodostanut itselleen tunnuksenAktivoinnin jälkee sähköpostilinkki ei enää toimi, vaan järjestelmään mennään kirjautumissivulta. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kerrallaan yhden viikon ajan. Mikäli tuona aikana käyttäjä ei kirjaudu järjestelmään, kutsu vanhenee ja kahden kuukauden ajan. Henkilön kohdalla näkyy "Ei salasanaa"-tieto kunnes hän aktivoi kutsun. Mikäli kutsu menee vanhaksi pitää uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla. Salasanan resetointi on sen sijaan , joka on voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista tilata aina pyytää Fore-tuesta uudelleen mikäli resetointia ei ole ehditty ehtinyt tehdä voimassaolon puitteissa.
Kuva 7. Organisaation pääsivu ja käyttäjien hallinta --näkymän linkki
Organisaation pääkäyttäjä voi toistaa tämän tunnuksen luontiprosessin niin usealle henkilölle kerrallaan kuin on tarvetta. Kun pääkäyttäjä on kutsunut valitut henkilöt järjestelmän käyttäjiksi, hänen tulee ilmoittaa asiasta käyttäjätukeen, jolloin em. henkilöille lisätään tuotelisenssit Foren palvelusopimuksen mukaisesti.
Mikäli sopimusmalli asiakasorganisaation ja Foren toimittajan välillä on kuitenkin Vapaa käyttöoikeus, organisaation pääkäyttäjä voi myös hallita tuotelisenssejä ja niiden voimassaoloa (2.2.2).
Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta --näkymä organisaation pääkäyttäjälle kaikilla toiminnoilla, kun sopimukseen ei sisälly vapaata käyttöoikeuttaPääkäyttäjän on aina mahdollista palata tarkentamaan organisaation käyttäjätietoja Organisaation pääsivun Käyttäjät --valikon kautta. Muutokset käyttäjätietoihin, kuten nimitietoihin, organisaatio-tarkenteisiin, yrityksen kuvaukseen tai käyttäjien yhteystietoihin, ovat pääkäyttäjän tehtävissä suoraan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä pääsee muuttamaan käyttäjiensä henkilötietoja Foressa painamalla Käyttäjän asetukset- painiketta. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@in-infra.net).
Kuva 10. Käyttäjän roolivalinnat ForessaKuva 9. Käyttäjätietojen painikkeen (sininen nuoli) kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin, vastaavasti käyttäjän poistaminen tapahtuu roskakori-painikkeesta (punainen nuoli)Mikäli organisaatiossa tapahtuu käyttäjämuutoksia, kuten henkilöiden ajoissa.

Tunnuksen luonnin jälkeen pääkäyttäjälle avautuu Lisenssien hallinta-näyttö. Lisää henkilölle organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit, ilman niitä laskelmadokumentteja ei saa avattua. Ks. jäljempänä tarkemmin.

Käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnassa Poista käyttäjä-painikkeella siirtyminen toiselle osastolle, käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnan kautta. Poistaminen tapahtuu poisto-painikkeen kautta. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Mutta jos poistuva henkilö poistuu lopullisesti käyttäjistä, hänet voidaan siirtää pois käyttäjät -listalta lopullisesti, mutta vain Järjestelmän pääkäyttäjien toimesta.
Käyttäjät ja roolit taulukossa on myös Roolit-sarake. Roolit --sarakkeessa näkyy tieto siitä mitkä oikeudet käyttäjärivin henkilöllä on. Roolit voi määrittää pääsääntöisesti ainoastaan Fore käyttäjätuki eli Järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjätuen lisäksi vain organisaation pääkäyttäjällä on mahdollisuus määrittää toinen organisaationsa käyttäjä pääkäyttäjäksi. Järjestelmän pääkäyttäjän ja Debug-käyttäjän rooleja pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi lisätä. Vain toisella järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus siihen.

Kuva 11. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Jatkokehityksen myötä, vuosien 2010 / 2011 aikana Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa. Tätä tulevaa toimintoa varten Foressa voidaan erikseen valita, mitä kieltä kukakin käyttäjistä käyttää Foren käyttöliittymässä. Kielivaihtoehdot tulevat olemaan suomalaisen Fore-version käyttäjille Suomi, Ruotsi ja Englanti

Vapaan käyttöoikeuden organisaation lisenssien hallinta

Poistetut henkilöt näkyvät käyttäjäluettelossa harmaalla. Käyttäjän poistamisen yhteydessä poistuvat myös projekti- ja dokumenttioikeudet. Mikäli käyttäjä lähtee organisaatiosta määräajaksi (äitiys- tai vuorotteluvapaa tms.), häneltä kannattaa mieluummin poistaa ns. lisenssioikeudet - tällöin projekti- ja dokumenttioikeudet voidaan "aktivoida" uudestaan. Tarvittaessa Fore-pääkäyttäjä voi poistaa henkilön lopullisesti, ota yhteys käyttötukeen.

Tuotelisenssien hallinta

Foren sopimus mahdollistaa, ettei kaikille käyttäjille anneta samoja tuoteoikeuksia, vaan ne voidaan kohdentaa niitä tarvitseville. Useimmiten kaikille käyttäjille kannattaa antaa kaikki lisenssit. Käyttäjälle määritetyt lisessit näkyvät kuvakkeina ko. käyttäjän kohdalla. Jos lisenssikuvakkeita ei näy, niin henkilö pääse dokumentteihin, vaikka hänen ns. projektioikeutensa olisivatkin kunnossa. Aika ajoin pääkäyttäjien kannattaa tarkistaa, että organisaation käyttäjiltä ei puutu lisenssitietoja. Tuotelisenssit voidaan määrittää joko massatoimintona tai käyttäjäkohtaisesti.

Image Added

Kuva 7. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi

Pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymässä jokaisen käyttäjän rivin kohdalla oikeassa reunassa on AvainKuva 12. Organisaation pääkäyttäjän näkymä käyttäjät ja roolit sivulla, kun vapaa käyttöoikeus
Organisaatiossa, jonka sopimus on muotoa Vapaa käyttöoikeus, voidaan organisaation pääkäyttäjän toimesta hallita myös omien käyttäjien tuotelisenssejä. Vapaa käyttöoikeus voi olla koko Foreen (eli kaikkiin osatuotteisiin) tai vain tietyille tuotteille. Vapaan käyttöoikeuden tapauksessa pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymään ilmestyy Avain (kuvassa 12. nuolella osoitettu), jota klikkaamalla pääkäyttäjä voi siirtyä yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta -näkymään määrittääkseen käyttäjälle ohjelmistojen määrittämään käyttölisenssit.
Lisenssien hallinta -näkymässä käyttäjälle määritellään lisenssin voimassaolo yksi tuote kerrallaan. Pääkäyttäjä voi määrittää käyttäjälle joko lisenssin loppumispäivän tai jättää kentän tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.
Mikään Foren sopimuksessa ei edellytä määrittämään kaikille käyttäjille kaikkia tuotteita, vaan tuoteoikeudet voidaan kohdentaa niitä tarvitseville.
Kuva 14. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymäKuva 13.Yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta-näkymäMikäli organisaation sopimus päättyy, järjestelmän pääkäyttäjä voi päättää kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Kun lisenssit on syötetty, niitä voidaan muuttaa tai poistaa helposti käyttöliittymässä esiintyvien kuvakkeiden kautta.Yleensä käyttäjälle on annettu lisenssit kaikkiin sopimukseen kuuluviin osatuotteisiin. Tarvittaessa voidaan myös määrittää lisensseille päättymisajankohta.

Image Added
Kuva 9. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymä

Tuotelisenssien hallintaa voi tehdä myös massatoimintona usealle käyttäjälle yhtäaikaa. Toiminnallisuuden käyttö tapahtuu niin, että pääkäyttäjä valitsee Ensin valitaan Käyttäjät ja roolit -taulukossa henkilöt rastittamalla nimen edessä olevan laatikon ja klikkaamalla sitten taulukon oikeassa yläreunassa olevaa Muokkaa valittujen käyttäjien lisenssejä -painiketta.
Avautuvassa näkymässä esitetään valitut käyttäjät luettelona käyttäjät, jotka on valittu, tuotteet joiden lisenssit ovat hallittavissa sekä käytettävissä olevat lisenssien hallintatoiminnot. Koska vapaa käyttöoikeus on mahdollista määritellä myös tuotteittain, Käsiteltävät tuotteet - -osiossa voi olla ainoastaan yhden tuotteen nimi. Tämä riippuu organisaation sopimuksen sisällöstä.
Kuva 15.Lisenssien hallinta usealle käyttäjälle yhtäaikaaPääkäyttäjä voi valita esimerkiksi kaikki tuotteet rastittamalla ne Käsiteltävät tuotteet --osiossa . Tämän jälkeen lisenssien voimassaolo on määritettävissä tuotteille. Toisaalta myös lisenssin voimassaolo on muutettavissa tai jopa poistettavissa saman toiminnallisuuden yhteydessä. Toiminnolla voidaan myös poistaa ja vaikkapa esim.lopettaa kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Lisenssin loppumispäivän voidaan antaa tai jättää kenttä tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.

Tehty muutos hyväksytään painamalla Tallenna.

Image Added

Kuva 10. Lisenssien hallinta massatoiminnolla

Tallennuksen jälkeen Kun pääkäyttäjä on tehnyt muutostoimenpiteen valituille käyttäjille, järjestelmä ilmoittaa tuloksen erillisenä listana samassa näkymässä (Kuva 16.)..

Image Added
Kuva 16 11. Lisenssien poistamisesta syntyvä ilmoitus

Organisaatiokohtaistentietojen ylläpito

Organisaation pääkäyttäjä voi ylläpitää Fore-palvelussa oman organisaationsa yhteystietoja. Ylläpidettäviä tietoja ovat organisaation nimi, organisaation tarkenne, puhelin, osoite, organisaation oletussijainti (joka tulee oletuksena kaikkiin organisaation hankkeisiin ja dokumentteihin) sekä ns. kuvaustiedot. Organisaation asetusnäkymän kautta on myös mahdollista organisaation rakennusosakirjaston sekä hankeosakirjaston ylläpito ja näkyvyyshallinta. Vaihtoehtoisesti pääkäyttäjä voi käyttää suoraan Rola -tuotetta tai CMA:ta nimikkeiden hintatiedon ylläpitoon.
Organisaation pääkäyttäjällä on lisäksi mahdollisuus ylläpitää omille käyttäjilleen organisaation sisäistä tiedotusta ajankohtaista --toiminnon kautta sekä hallita käyttäjiä tarpeen mukaan omissa käyttäjäryhmissä luokittelemalla käyttäjät käyttäjä-organisaation osastoihin, tämä tarkoittaa käytännössä kahta eri organisaatiota.

Hankehierarkioiden ja dokumenttien hallinta

Pääkäyttäjälle kuuluu Fore-palvelussa myös organisaation hankkeiden, projektien ja dokumenttien hallinta. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa siirtyä johonkin tiettyyn hankkeeseen ja antaa organisaation käyttäjille käyttöoikeudet haluttuihin dokumentteihin. Projektien (yleisnimitys hankehierarkian tietylle tasolle) hallinta tasoittain on mahdollista siten, että tietylle hierarkiatasolle, esim. aliprojektiin, voidaan kutsua toisen organisaation käyttäjiä ja päätasolla toimii vain "omistavan organisaation" käyttäjät.

Pääkäyttäjällä on pääsy kaikkiin organisaationsa päätasolla oleviin hankkeisiin ja niiden käyttäjät --osioon, MUTTA vain organisaation pääsivun kautta. Organisaation pääkäyttäjälle ei kuitenkaan automaattisesti kuulu mitään oikeuksia projekteihin tai dokumentteihin. Pääkäyttäjän on valittava itselleen pääsy hankkeeseen hierarkiatason Jäsenet --osiossa.

päättymispäivän muutostoiminnon ilmoitus

Katso myös sivu Kelluvat lisenssit

Käyttäjätietojen ja roolien hallinta

Pääkäyttäjä voi myös tarkentaa tai muuttaa käyttäjän tietoja Foressa Käyttäjän asetukset -painikkeella. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@fore.fi).

Image Added

Kuva 12. Käyttäjätietojen painikkeen kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin

Roolit -sarakkeessa näkyy millaiset järjestelmäoikeudet henkilöillä on. Organisaation pääkäyttäjä voi määrittää muita organisaationsa pääkäyttäjäksi, mutta muut roolit (Järjestelmän pääkäyttäjä ja Debug-käyttäjä) ovat vain Fore-sovelluksen tuki- ja ylläpitohenkilöstöä varten.

Organisaation tarkenteen avulla voi helpottaa suurten käyttäjämäärien hallintaa. Sekä käyttäjien hallinnassa että projektien jäsenten listauksessa henkilöt ryhmitellään kyseisen tarkenteen - yleensä organisaatioyksikkö tai toiminto - mukaisesti.

Image Added

Kuva 13. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.

Tulevaisuudessa Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa.