Yleistä Foren käytöstä ja käyttäjätunnuksista
Kuva 3. Esimerkki tuki@fore.fi --lähettämästä käyttäjäkutsusta
Organisaation otettua Fore-palvelu käyttöön , asiakasorganisaatiosta ilmoitetaan Foren käyttäjätukeen organisaatiolle valittu pääkäyttäjä. Tämän jälkeen Foren käyttäjätuki muodostaa ilmoitetulle henkilölle hänelle tunnuksen palveluun sekä lisää ns. pääkäyttäjä-roolin. Käyttäjälle lähetetään tunnuksen muodostamisesta kutsuviesti sähköpostilla (kuva 2). Kutsussa ohjeistetaan henkilöä tekemään salasana järjestelmään viestissä mainitun osoitteen linkin kautta. Pääkäyttäjä voi aloittaa oman organisaationsa käyttäjien lisäämisen palveluun , heti kun hän on kirjautunut järjestelmään ja luonut itselleen salasanan. Organisaation pääkäyttäjä voi myös itse lisätä joillekin muille käyttäjille ns. pääkäyttäjäroolin.
Kuva 2. Esimerkki tuki@fore.fi lähettämästä käyttäjäkutsusta uudelle käyttäjälle (ohjelman automaattisesti lähettämä sähköposti)
Käyttäjätunnukset Foressa ovat aina sähköpostiosoitteita. Käyttäjien salasanat ovat vain käyttäjien itsensä tiedossa olevaa tietoa, järjestelmän johon Foren käyttäjätuellakaan ei ole niihin pääsyä. Salasanan kelpoisuusvaatimukset ovat:
- salasanan pituuden pitää olla vähintään 8 merkkiä
- vähintään yhden merkeistä pitää olla kirjain
- vähintään yhden merkeistä pitää olla numero
Ainoana Ainoa käyttäjätunnusten luonnin rajoite tunnusten luomiselle on se, että organisaatiotietoihin tarvitaan tiedoksi sähköpostien tunnuksen eli sähköpostiosoitteen pääte-osa eli alue-tieto joka kirjataan suoraan tietokantoihin jokaiselle organisaatiolle järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Tätä tietoa organisaation pääkäyttäjä ei voi itse muuttaa, vaan muutos on mahdollista ainoastaan käyttäjätuen kautta.
Kuva 4. Salasanan vaihto --näkymä, myös uuden käyttäjän salasanan luomisen yhteydessä
Foressa käyttäjän on mahdollista toimia myös toisen organisaation omistamassa hankkeessa. Tällaiset organisaatiot esitetään myös pääsivulla. Hankkeisiin pääsee kuitenkin tuolloin käsiksi vasta, kun klikkaa ko. organisaation nimeä. Käyttäjän tunnuksella on siis oltava oikeudet johonkin dokumenttiin ko. hankkeessa.
Kuva 20. Omat projektit näkymässä esitetään kaikki käyttäjän hankkeet. 
Kuva 19. Näkymässä näkyy erottelu oman organisaation hankkeisiin sekä organisaatioihin joiden hankkeisiin käyttäjällä on pääsy 
Hankkeisiin ja projekteihin pääsy on myös mahdollista Omat projektit sivun kautta, jossa esitetään kaikki aktiiviset projektit, joihin käyttäjällä on pääsy. Sivulla näytetään hankkeiden koko hankehierarkia, niiden osalta, joihin käyttäjällä on pääsy.
Organisaation pääkäyttäjän on mahdollista päästä käsiksi kaikkiin organisaation hankkeisiin, vaikka hän ei olisikaan ko. hankkeen jäsenenä. Tämä onnistuu organisaation pääsivulla, jossa ovat kaikki organisaation hankkeet. Organisaation pääsivun Hankkeet -näkymässä esitetään koko hankkeen hierarkia,.
Kuva 21. Organisaation pääsivulla esitetään myös ne hankkeet, joihin pääkäyttäjä ei ole jäsenenä. Peruskäyttäjä ei voi nähdä tällaisia hankkeita.Näkymässä esitetään myös ehdollisen valinnan kautta kaikki arkistoidut hankkeet 
...
- Hankkeen/projektin/aliprojektien asetusten määrittäminen
- Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen jäsenten ja heidän käyttöoikeuksiensa määrittäminen
- Hierarkiatason dokumenttien ja liitetiedostojen käyttöoikeuksien hallinta
- Hierarkiatason arkistointi ja palautus
...
Projektien arkistoinnissa, kuten myös dokumenttien arkistoinnissa, tieto piilotetaan peruskäyttäjän käyttöliittymästä. Vain organisaation pääkäyttäjä pääsee palauttamaan arkistoinnin takaisin projektihierarkioihin oman näkymänsä kautta. Arkistointi projektitasoilla on toteutettu helpottamaan käyttäjäorganisaatioiden hankekokonaisuuksien hallintaa. Arkistoinnissa ns. valmiit projektit ja hankkeet voidaan piilottaa kun ne eivät enää ole aktiivisia, mutta tarpeen tullen tiedot ovat palautettavissa.
Arkistoinnissa projektin jäsentiedot, projektitason yleistiedot sekä dokumentit (laskelmat, liitetiedostot, hankeohjelmat ja hankehallinnat) arkistoituvat samalla. Arkistoinnin voi tehdä projektin ylläpitäjä sekä organisaation pääkäyttäjä. Ja kuten edellä mainittua, vain organisaation pääkäyttäjä voi palauttaa hankkeen/projektin takaisin käyttäjien käyttöliittymiin.
Kuva 25. Projektin arkistointi
Arkistoidut hankkeet/projektit esitetään organisaation pääsivulla erillisen rastivalinnan jälkeen harmaina linkkeinä. "Harmaan linkin" kautta organisaation pääkäyttäjä sitten voi päästä palauttamaan hankkeen/projektin takaisin aktiiviseen tilaan.
Kuva 26. Arkistoidun projektin tarkastelu Organisaation pääsivulla, (käytettävissä vain Organisaation pääkäyttäjällä)
Kun pääkäyttäjä siirtyy arkistoidun projektin sivulle, hän voi palauttaa sen näkyville klikkaamalla Palauta arkistoinnista painiketta. Toiminto palauttaa sen kaikkine tietoineen takaisin järjestelmään, kaikille sen jäsenille nähtäville.
Kuva 27. Arkistoidun projektin palauttaminen
...
Projektin jäsenten hallinta on tehtävissä, kun käyttäjällä on ylläpito-oikeudet hierarkiatasolla (Huom. projektitasolla tarkoitetaan tässä kaikkia hierarkiatasoja). Hankkeen / projektin tai aliprojektin ylläpitäjänä voi siis toimia kuka tahansa käyttäjä, jolle on lisätty projektin ylläpito-oikeus.
Organisaation pääkäyttäjän tehtäviä projektien jäsenten hallinnassa ovat oikeuksien muokkaaminen projektin jäsenille, ylimääräisten käyttäjien poistaminen sekä uusien jäsenien lisääminen.
Uusia käyttäjiä voidaan lisätä projektille joko käyttäen "Lisää käyttäjä" -toimintoa osiosta, Lisää organisaation jäsen projektiin (lisättävissä ovat kaikki oman organisaation jäsenet) tai lähettämällä sähköpostikutsu halutulle käyttäjälle. Sähköpostikutsun yhteydessä kutsuttavalle määritetään lisäksi erikseen oikeudet projektissa. Kutsun kieli on jatkossa tarvittaessa valittavissa muuksi kuin Suomeksi.
Kuva 29. Ilmoitus vastaamattomista kutsuista.Kuva 28. Projektin jäsenten hallinta näkymässä voidaan muokata projektitason jäsenten rooleja ja oikeuksia, lisätä organisaation jäseniä suoraan projektiin tai kutsua heidät sähköpostilla jäseniksi tietyille hierarkiatasoille.Kun käyttäjä on lisätty projektiin sähköpostikutsua käyttäen, näkymään ilmestyy osio "Lähetetyt kutsut joihin ei ole vastattu". Osiossa esitetään kaikki kutsutut käyttäjät, jotka eivät ole vielä hyväksyneet kutsua. Vastaamattomat kutsut ovat informatiivinen lisätieto projektin ylläpitäjälle projektiin kutsuttujen käyttäjien vastausten seuraamiseksi.
Projektin jäsenten oikeuksia on mahdollista pikavalinnoilla kopioida ja lisätä massaoperaatioina toiminnot valinnoilla. Toiminnot mitä projektin ylläpitäjä voi jäsenille määrittää ovat:
- Anna lukuoikeus kaikkiin dokumentteihin (hierarkiatasolla)
- Anna kirjoitusoikeus kaikkiin dokumentteihin (hierarkiatasolla)
Kopioi oikeudet alatasoille (kaikille nykyisen hierarkiatason alatasoille)
...
Projektin dokumenttien käyttöoikeuksien hallinnan lisäksi projektin ylläpitäjän (sekä organisaation pääkäyttäjän) on mahdollista myös hallita Fore-dokumentteja. Tehtävissä olevia toimenpiteitä normaalin muokkaamisen lisäksi ovat dokumentin kopiointi ja poistaminen.
Dokumenttien säilyvyyden kannalta oleellista on, että tieto ei kuitenkaan katoa. Aina kun dokumentti poistetaan käyttöliittymässä, se poistuu ainoastaan näkyvistä. Dokumentti on käyttäjätuen palautettavissa jos siihen on tarvetta. Mikäli tilanne edellyttää dokumentin muokkaamista organisaation pääkäyttäjän toimesta, tapahtuu pääkäyttäjän siirtyessä perustieto-/laskelma-/osittelu – tms. näkymään aktiivisen muokkaajan muutos. Muokkaajan vaihtuessa toiseksi dokumentista muodostuu järjestelmään arkistoitu kopio, joka voidaan myös palauttaa takaisin aktiiviseksi (tilaksi kesken, valmis, hyväksytty).
Kuva 34. Dokumenttilista ja kopiointi -toiminnallisuus.Toinen dokumenttien hallinta -toiminnoista on kopiointi. Kopiointi --toiminnallisuuden onnistumiseksi kopioijalla tulee olla muokkausoikeus dokumenttiin. Organisaation pääkäyttäjällä tai kopiointi toimenpiteen tekijällä tulee olla dokumenttien luontioikeus kohteessa (hanke/projekti/aliprojekti), johon dokumentti kopioidaan.
Kuva 35. Kopioinnissa kohdeprojektin määrittäminen, kun kopioidaan organisaatiosta toiseen.Vastaavasti jos organisaation pääkäyttäjälle annetaan tehtäväksi kopioida dokumentti jonkun toisen organisaation projektista, tulee hänet aluksi kutsua tähän ns. "lähtöprojektiin". Lähtöprojektissa (jossa kopioitava(t) dokumentit sijaitsevat) tulee kyseisen projektin omistavan organisaation antaa käyttöoikeus kutsuttavalle pääkäyttäjälle joko erikseen dokumenteille tai määrittäen hänelle kutsuttaessa ylläpito-oikeus dokumentteihin, jotka haluttaisiin antaa kopioitavaksi.
Kuva 36. Kohdepään projektin käyttöoikeus vaatimukset käyttäjälle (Matti Mittaaja), joka on kopioimassa dokumenttia
esim. omasta organisaatiostaan tilaajan kyseiseen projektiin. Dokumentin kopioimisessa organisaatioiden välillä myös jatkotoimenpiteet ovat syytä olla niin organisaatioiden pääkäyttäjillä kuin myös projektien ylläpitäjillä tiedossa. Kun toisen organisaation käyttäjä on kopioinut dokumentin, esim. tapauksessa "konsultilta tilaajalle", kopioinnin jälkeen dokumentin muokkausoikeus voisi olla soveliasta luovuttaa tilaajalle. Toimenpiteen viimeistelemiseksi konsultti -käyttäjä voi pyytää tilaajan edustajaa poistamaan käyttäjätunnuksena ko. projektista. Mikäli jostain syystä konsultin edustajaa tarvitaan vielä projektin eteenpäin viemiseksi, voidaan henkilö kutsua uudelleen projektiin.
Organisaation hintakirjastojen hallinta
Organisaatiokohtainen hintakirjasto
In-Infra.net Fore -palvelu tarjoaa Hola ja Rola -kustannuslaskentatyökaluilla kustannusarvion laadintaan tarvittavat nimikehinnastot suurimpaan osaan tavanomaisista infrarakentamisen hankkeista, niin rakentamisen (investoinnit) kuin ylläpidonkin laskennassa. Joissakin tapauksissa Foren tarjoamat hinnastot eivät riitä kustannusarvion muodostamiseen. Joko vastaavia nimikkeitä ei löydy tai organisaatiossa on käytössä omat tuotanto / vuosisopimus --hinnat, joita ei haluta julkaista yhteiseen hinnastoon kaikille alan toimijoille. Näiden omien hintatietojen tallentaminen järjestelmään on Foressa myös mahdollista.
Rakennusosalaskennassa voidaan ylläpitää organisaation omaa rakennusosakirjastoa tarpeen mukaan. Vaihtoehtoisesti omien hintojen käyttö on myös mahdollista käyttämällä kustannusarvion pohjana aiemmin luotua laskelmaa, joka sisältää omia hintoja, joka sitten kopioidaan pohjaksi uutta projektia varten.
Kuva 37. Organisaation hinnastonimikkeiden hallintaa CMA-työkalulla. Fore 1.4 version myötä organisaatiokohtainen hintakirjasto on voitu muodostaa myös käyttäen CMA --hinnastorakenteiden ylläpitoa. CMA:lla esimerkiksi muodostettu rakennusosanimike eroaa Rolan organisaation hintanimikkeestä sillä, että nimikkeen hinta on muodostettu aidosti käyttäen panos- ja tuotanto-osia sekä nimike on sidottu hintatasoltaan Makun osaindekseihin. Jatkossa aina hinnastoversioiden päivittyessä, myös organisaation omat nimikkeet päivittyvät osaindeksien mukaisesti.
CMA:n käyttöönotto vaatii organisaatiolta erillishankintaa. CMA ei kuulu normaalin Fore-palvelun sisältöön.
Organisaatiokohtainen rakennusosakirjasto
Kuva 38. Rolan laskelma --sivulta Organisaation rakennusosakirjasto --näkymään siirtyminen Kuva 33. Rolassa organisaation rakennusosakirjastoon siirtyminen Organisaation rakennusosakirjastoa voidaan hallita joko Rola- laskelmien kautta tai organisaation pääkäyttäjän tehdessä Organisaation asetusten -kautta. Rolassa organisaatiokirjaston hallintaa voi tehdä jokainen muokkausoikeudet omaava käyttäjä. Organisaatioasetuksien toimintoon eivät sen sijaan muut käyttäjät pääse käsiksi kuin organisaation pääkäyttäjä.
Kuva 39 Rakennusosakirjaston-hallintanäkymään siirtyminen Organisaation asetusten kautta. Tällä hetkellä mahdollistettuja toiminnallisuuksia ovat Rolassa muodostetuille hinnastonimikkeille ovat ryhmittely ja poistaminen, näkyvyyden määrittely sekä nimikemuutokset kuten tunnisteen, nimen, yksikön, yksikkökustannuksen, kustannusindeksi sekä perusvuoden määrittely. Nimikkeiden ryhmittely -toiminnossa jota kirjastonäkymässä myös ylläpidetään, jakoperusteena voi olla mikä tahansa organisaatiokohtaisesti sovittu menettely.
Kuva 40. Organisaation Rolassa muodostettujen rakennusosakirjastonimikkeiden hallinta-näkymä 
Organisaatiolla voi olla myös CMA:lla muodostettuja ja ylläpidettyjä rakennusosanimikkeitä. Nämä nimikkeet on myös esitettynä Organisaation rakennusosakirjasto --näkymässä. Käytettävät toiminnot ovat lähinnä organisaationimikkeiden näkyvyys ja tietojen tarkastelu. Nimikkeiden ylläpito ja sisällön hallinta hoidetaan kuitenkin pääsääntöisesti CMA:lla.
Kuva 41. Organisaation CMA:ssa ylläpidettyjen rakennusosakirjastonimikkeiden hallinta-näkymä 
Organisaatiokohtainen hankeosakirjasto
Kuva 33. Rolassa organisaation rakennusosakirjastoon siirtyminen Organisaation hankeosakirjastoa voidaan hallita joko Hola- laskelmien kautta tai organisaation pääkäyttäjän tehdessä Organisaation asetusten -kautta. Organisaatioasetuksien toimintoon eivät sen sijaan muut käyttäjät pääse käsiksi kuin organisaation pääkäyttäjä.
Kuva 42. Siirtyminen Holan laskelma-näkymästä organisaation hankeosakirjastonäkymään.
Organisaation CMA:lla muodostetut ja ylläpidettyjä hankeosanimikkeet ovat esitettynä Organisaation hankeosakirjasto --näkymässä. Käytettävät toiminnot ovat lähinnä organisaationimikkeiden näkyvyys ja tietojen tarkastelu. Nimikkeiden ylläpito ja sisällön hallinta hoidetaan kuitenkin pääsääntöisesti CMA:lla. Myöskin julkaisutoiminnot CMA:sta Organisaation hankeosakirjastoon sijaitsevat CMA:ssa.
Kuva 43. Organisaation hankeosakirjasto-näkymä. Näkymän sisältönä ovat vain CMA-hankeosat. 
on sama kuin Foreen määritetty. Toimialuetietoja voi kuitenkin tarvittaessa olla useampiakin per organisaatio, tarvittaessa ota yhteys Foren käyttäjätukeen. Myös mikäli henkilön sähköpostiosoite muuttuu esim. nimenvaihdoksen takia, niin ota yhteys Foren tukeen, jotta muutos tehdään suoraan tietokantaan, jolloin henkilön projekti- ja dokumenttioikeudet säilyvät.