Käyttäjien lisääminen ja poisto
Organisaation pääsivu -välilehdellä hallitaan organisaation käyttäjiä sekä sen asetuksia. Useimmiten kyseessä lienee uuden henkilön lisääminen Fore-käyttäjäksi tai muualle siirtyneen poistaminen organisaation käyttäjistä. Uudelle käyttäjälle annetaan samalla myös lisenssioikeudet, sillä ilman niitä henkilö ei pääse dokumentteihin. Mikäli käyttäjän nimi tai oikeammin sähköpostiosoite muuttuu, ota yhteys käyttäjätukeen, jotta oikeudet aikaisempiin projekteihin ja dokumentteihin saadaan myös hoidettua.
Uusi henkilö tulee myös automaattisesti Fore-käyttäjäksi, jos hänet kutsutaan jonkin projektin jäseneksi. Tällöin ko. henkilölle ei tule automaattisesti lisenssitietoja vaan organisaation pääkäyttäjän pitää lisätä ne erikseen. Tämä unohtuu usein ja silloin ko. henkilö ei pääse laskelmiin, vaikka näkeekin niiden olemassaolon. Käytännössä pääkäyttäjän kannattaa aika ajoin silmäillä Käyttäjien hallinta
...
-näkymässä puuttuuko joltain lisenssitiedot ja lisätä ne tarvittaessa.
Uusi käyttäjä pitää myös muistaa lisätä projektien jäseneksi ja antaa tarvittavat dokumenttioikeudet. Tämä on tärkeätä erityisesti silloin, jos hankehierarkiaa käyttää tietovarastona.
Kuva 5. Käyttäjät ja roolit -taulukko käyttäjien hallinnassa
Käyttäjätunnuksen lisääminen tapahtuu aluksi antamalla käyttäjälle välttämättömimmät käyttäjän perustiedot Käyttäjien hallinnan osiossa "Lisää käyttäjä organisaatioon" -toiminnolla. Tiedot, jotka pääkäyttäjän on syötettävä, ovat 1) Syötettävät tiedot ovat:
- sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi (jossa
...
- sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä tätä kutsutaan myös Toimialueeksi)
...
- käyttäjän etunimi ja sukunimi, jotka näkyvät Foressa ko. käyttäjän nimenä
sekä 3) sukunimi. Jatkossa käyttäjää kutsuttaessa järjestelmään voidaan lisäksi valita sähköposti-kutsun kieli.
Kuva 6. Käyttäjän lisääminen organisaatioon
Kun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" - -painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä esitetään organisaatio, johon käyttäjä on kutsuttu sekä osoitelinkki, jonka valitsemalla kutsuttu henkilö jolla pääsee luomaan salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Viestissä on lisäksi esitetty toinen osoitelinkki, jota käyttämällä käyttäjä voi jatkossa kirjautua järjestelmään, kun hän on hyväksynyt kutsun ja muodostanut itselleen tunnuksenAktivoinnin jälkee sähköpostilinkki ei enää toimi, vaan järjestelmään mennään kirjautumissivulta. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kerrallaan yhden viikon ajan. Mikäli tuona aikana käyttäjä ei kirjaudu järjestelmään, kutsu vanhenee ja kahden kuukauden ajan. Henkilön kohdalla näkyy "Ei salasanaa"-tieto kunnes hän aktivoi kutsun. Mikäli kutsu menee vanhaksi pitää uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla. Salasanan resetointi on sen sijaan , joka on voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista tilata aina pyytää Fore-tuesta uudelleen mikäli resetointia ei ole ehditty tehdä kutsun voimassaolon puitteissa. 
Kuva 7. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi
Organisaation pääkäyttäjä voi toistaa tämän tunnuksen luontiprosessin niin usealle henkilölle kerrallaan kuin on tarvetta. Mikäli sopimusmalli asiakasorganisaation ja järjestelmän toimittajan välillä on joko Vapaa käyttöoikeus, tai Kelluva lisenssi organisaation pääkäyttäjä voi jatkaa käyttäjien lisäämistä lisäämällä heille organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit. Mikäli palvelusopimuksen muoto on kuitenkin nimetyt lisenssit, täytyy pääkäyttäjän käyttäjien luomisen jälkeen ilmoittaa asiasta käyttäjätukeen, jolloin em. henkilöille lisätään tuotelisenssit Foren palvelusopimuksen mukaisesti.
ehtinyt tehdä ajoissa.
Tunnuksen luonnin jälkeen pääkäyttäjälle avautuu Lisenssien hallinta-näyttö. Lisää henkilölle organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit, ilman niitä laskelmadokumentteja ei saa avattua. Ks. jäljempänä tarkemmin.
Käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnassa Poista käyttäjä-painikkeella. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Poistetut henkilöt näkyvät käyttäjäluettelossa harmaalla. Käyttäjän poistamisen yhteydessä poistuvat myös projekti- ja dokumenttioikeudet. Mikäli käyttäjä lähtee organisaatiosta määräajaksi (äitiys- tai vuorotteluvapaa tms.), häneltä kannattaa mieluummin poistaa ns. lisenssioikeudet - tällöin projekti- ja dokumenttioikeudet voidaan "aktivoida" uudestaan. Tarvittaessa Fore-pääkäyttäjä voi poistaa henkilön lopullisesti, ota yhteys käyttötukeen.
Tuotelisenssien hallinta
Foren sopimus mahdollistaa, ettei kaikille käyttäjille anneta samoja tuoteoikeuksia, vaan ne voidaan kohdentaa niitä tarvitseville. Useimmiten kaikille käyttäjille kannattaa antaa kaikki lisenssit. Käyttäjälle määritetyt lisessit näkyvät kuvakkeina ko. käyttäjän kohdalla. Jos lisenssikuvakkeita ei näy, niin henkilö pääse dokumentteihin, vaikka hänen ns. projektioikeutensa olisivatkin kunnossa. Aika ajoin pääkäyttäjien kannattaa tarkistaa, että organisaation käyttäjiltä ei puutu lisenssitietoja. Tuotelisenssit voidaan määrittää joko massatoimintona tai käyttäjäkohtaisesti.
Kuva 7Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä , kun sopimus sisältää käyttöoikeuden Nimetyille lisensseille
Tuotelisenssien hallinta (Kelluva lisenssi tai Vapaa käyttöoikeus)
Organisaatiossa, jonka sopimus on joko muotoa kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi
Pääkäyttäjän , voidaan organisaation pääkäyttäjän toimesta hallita käyttäjien tuotelisenssejä. Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi voi olla koko Foreen (eli kaikkiin osatuotteisiin) tai vain tietyille tuotteille. Vapaan käyttöoikeuden tapauksessa pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymässä jokaisen käyttäjän rivin kohdalla oikeassa reunassa on Avain, jota klikkaamalla pääkäyttäjä voi siirtyä yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta -näkymään määrittääkseen käyttäjälle ohjelmistojen määrittämään käyttölisenssit. Lisenssien hallinta -näkymässä käyttäjälle määritellään lisenssin voimassaolo yksi tuote kerrallaan. Pääkäyttäjä voi määrittää käyttäjälle joko lisenssin loppumispäivän tai jättää kentän tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.Yleensä käyttäjälle on annettu lisenssit kaikkiin sopimukseen kuuluviin osatuotteisiin. Tarvittaessa voidaan myös määrittää lisensseille päättymisajankohta.
Kuva 9. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymä
Mikään Foren sopimuksessa ei edellytä määrittämään kaikille käyttäjille kaikkia tuotteita, vaan tuoteoikeudet voidaan kohdentaa niitä tarvitseville.
Mikäli organisaation sopimus päättyy, järjestelmän pääkäyttäjä voi päättää kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Kun lisenssit on syötetty, niitä voidaan muuttaa tai poistaa helposti käyttöliittymässä esiintyvien kuvakkeiden kautta.
Kuva 10. Lisenssien hallinta massatoiminnolla
Tuotelisenssien hallintaa voi tehdä myös massatoimintona usealle käyttäjälle yhtäaikaa. Toiminnallisuuden käyttö tapahtuu niin, että pääkäyttäjä valitsee Ensin valitaan Käyttäjät ja roolit -taulukossa henkilöt rastittamalla nimen edessä olevan laatikon ja klikkaamalla sitten taulukon oikeassa yläreunassa olevaa Muokkaa valittujen käyttäjien lisenssejä -painiketta. Avautuvassa näkymässä esitetään valitut käyttäjät luettelona, tuotteet joiden lisenssit ovat hallittavissa sekä käytettävissä olevat lisenssien hallintatoiminnot. Koska vapaa käyttöoikeus on mahdollista määritellä myös tuotteittain, Käsiteltävät tuotteet - -osiossa voi olla ainoastaan yhden tuotteen nimi. Tämä riippuu organisaation sopimuksen sisällöstä. Toiminnolla voidaan myös poistaa ja vaikkapa esim.lopettaa kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Lisenssin loppumispäivän voidaan antaa tai jättää kenttä tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.
Pääkäyttäjä voi valita esimerkiksi kaikki tuotteet rastittamalla ne Käsiteltävät tuotteet -osiossa . Tämän jälkeen lisenssien voimassaolo on määritettävissä tuotteille. Toisaalta myös lisenssin voimassaolo on muutettavissa tai jopa poistettavissa saman toiminnallisuuden yhteydessä. Tehty muutos hyväksytään painamalla Tallenna. Kun pääkäyttäjä on tehnyt muutostoimenpiteen valituille käyttäjille,
Kuva 10. Lisenssien hallinta massatoiminnolla
Tallennuksen jälkeen järjestelmä ilmoittaa tuloksen erillisenä listana samassa näkymässä.
Kuva 11. Lisenssien päättymispäivän muutostoiminnon ilmoitus
Katso myös sivu Kelluvat lisenssit
Käyttäjätietojen
...
ja roolien hallinta
Pääkäyttäjä voi myös tarkentaa tai muuttaa käyttäjän tietoja Foressa Käyttäjän asetukset -painikkeellaPääkäyttäjän on aina mahdollista palata tarkentamaan organisaation käyttäjätietoja Organisaation pääsivun Käyttäjät --valikon kautta. Muutokset käyttäjätietoihin, kuten nimitietoihin, organisaatio-tarkenteisiin, yrityksen kuvaukseen tai käyttäjien yhteystietoihin, ovat pääkäyttäjän tehtävissä suoraan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä pääsee muuttamaan organisaationsa käyttäjien henkilötietoja Foressa painamalla Käyttäjän asetukset- painiketta. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@fore.fi).
Kuva 10. Käyttäjän roolivalinnat ForessaKuva 9. 12. Käyttäjätietojen painikkeen (sininen nuoli) kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin, vastaavasti käyttäjän poistaminen tapahtuu roskakori-painikkeesta (punainen nuoli)Mikäli organisaatiossa tapahtuu käyttäjämuutoksia, kuten henkilöiden siirtyminen toiselle osastolle, käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnan kautta. Poistaminen tapahtuu poisto-painikkeen kautta. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Mutta jos poistuva henkilö poistuu lopullisesti käyttäjistä, hänet voidaan siirtää pois käyttäjät -listalta lopullisesti, mutta vain Järjestelmän pääkäyttäjien toimesta. Käyttäjät ja roolit taulukossa on myös Roolit-sarake.
Roolit --sarakkeessa näkyy tieto siitä mitkä oikeudet käyttäjärivin henkilöllä millaiset järjestelmäoikeudet henkilöillä on. Roolit Organisaation pääkäyttäjä voi määrittää pääsääntöisesti ainoastaan Fore käyttäjätuki eli Järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjätuen lisäksi vain organisaation pääkäyttäjällä on mahdollisuus määrittää toinen organisaationsa käyttäjä pääkäyttäjäksi. Järjestelmän pääkäyttäjän ja Debug-käyttäjän rooleja pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi lisätä. Vain toisella järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus siihen.muita organisaationsa pääkäyttäjäksi, mutta muut roolit (Järjestelmän pääkäyttäjä ja Debug-käyttäjä) ovat vain Fore-sovelluksen tuki- ja ylläpitohenkilöstöä varten.
Organisaation tarkenteen avulla voi helpottaa suurten käyttäjämäärien hallintaa. Sekä käyttäjien hallinnassa että projektien jäsenten listauksessa henkilöt ryhmitellään kyseisen tarkenteen - yleensä organisaatioyksikkö tai toiminto - mukaisesti.
Kuva 13Kuva 11. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Jatkokehityksen myötä, vuosien 2010 / 2011 aikana Tulevaisuudessa Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa. Tätä tulevaa toimintoa varten Foressa voidaan erikseen valita, mitä kieltä kukakin käyttäjistä käyttää Foren käyttöliittymässä. Kielivaihtoehdot tulevat olemaan suomalaisen Fore-version käyttäjille Suomi, Ruotsi ja Englanti
Organisaatiokohtaistentietojen ylläpito
Organisaatiokohtaisten tietojen ylläpito
Organisaation pääsivulta Organisaation asetukset-painikkeella voi ylläpitää organisaation Organisaation pääkäyttäjä voi ylläpitää Fore-palvelussa oman organisaationsa yhteystietoja. Ylläpidettäviä tietoja ovat organisaation nimi , organisaation ja tarkenne, osoite ja puhelin , osoite, sekä organisaation oletussijainti (, joka tulee oletuksena kaikkiin organisaation hankkeisiin ja dokumentteihin) sekä ns. kuvaustiedot. Organisaation asetusnäkymän kautta on myös mahdollista organisaation rakennusosakirjaston sekä hankeosakirjaston ylläpito ja näkyvyyshallinta. Vaihtoehtoisesti pääkäyttäjä voi käyttää suoraan Rola -tuotetta tai CMA:ta nimikkeiden hintatiedon ylläpitoon.
Organisaation pääkäyttäjällä on lisäksi mahdollisuus ylläpitää omille käyttäjilleen organisaation sisäistä tiedotusta ajankohtaista --toiminnon kautta sekä hallita käyttäjiä tarpeen mukaan omissa käyttäjäryhmissä luokittelemalla käyttäjät käyttäjä-organisaation osastoihin, tämä tarkoittaa käytännössä kahta eri organisaatiota.
Hankehierarkioiden ja dokumenttien hallinta
Pääkäyttäjälle kuuluu Fore-palvelussa myös organisaation hankkeiden, projektien ja dokumenttien hallinta. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa siirtyä johonkin tiettyyn hankkeeseen ja antaa organisaation käyttäjille käyttöoikeudet haluttuihin dokumentteihin. Projektien (yleisnimitys hankehierarkian tietylle tasolle) hallinta tasoittain on mahdollista siten, että tietylle hierarkiatasolle, esim. aliprojektiin, voidaan kutsua toisen organisaation käyttäjiä ja päätasolla toimii vain "omistavan organisaation" käyttäjät.
Pääkäyttäjällä on pääsy kaikkiin organisaationsa päätasolla oleviin hankkeisiin ja niiden käyttäjät --osioon, MUTTA vain organisaation pääsivun kautta. Organisaation pääkäyttäjälle ei kuitenkaan automaattisesti kuulu mitään oikeuksia projekteihin tai dokumentteihin. Pääkäyttäjän on valittava itselleen pääsy hankkeeseen hierarkiatason Jäsenet --osiossa.
. Lisäksi sivulla voi lisätä kuvaustiedot esim. perusohjeistuksen jakamiseksi henkilöstölle.
Kuva 14. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Näkymän kautta voi siirtyä myös organisaation rakennusosakirjaston hallintaan.Kuva 18. Organisaation pääsivulla esitetään oman organisaation hankkeet (10 viimeksi muokattua), joille on sallittu näkyvyys pääsivulla