Hankkeiden ja projektien lukumäärän kasvaessa niiden hallinnan merkitys korostuu. Aktiiviset laskentavaiheessa olevat projektit sekä aikaisempien laskelmien tulokset on tarpeen löytää ja hallita tehokkaasti. Käyttäjäorganisaatioilla on erilaisia tapoja järjestää asiat, lisäksi tilaajat ovat ohjeistaneet esimerkiksi laskelmien siirtoa ja tallentamista omiin tietovarastoihinsa. Erilaiset vaatimukset ja tarpeet sekä Foren toimintaperiaatteet on syytä ottaa huomioon tarkoituksenmukaisia toimintatapoja valittaessa.
Kun henkilön poislähtiessä hänet poistetaan organisaation Fore-käyttäjistä, poistuu hän samalla myös jäsenenä projekteista. Mutta uusi Fore-käyttäjä ei automaattisesti saa projektioikeuksia, vaan ne tulee erikseen määritellä hankehierarkiaan. Jos henkilöille halutaan antaa oikeuksia aikaisempiin projekteihin (tietovarastoihin), on puumainen hankehierarkia tarkoituksenmukaisin.
Projektien ja niiden jäsenten hallinta
Organisaation pääkäyttäjä näkee kaikki organisaationsa hankkeet/projektit, vaikka hänelle ei olisi lisätty erikseen niihin oikeuksia. Muu käyttäjä näkee vain ne hankkeet/projektit, joihin hänellä on oikeudet ja ylläpito-oikeudet omaava voi myös hallita projektin jäseniä ja käyttöoikeuksia. Tarvittaessa (esim. henkilön poislähdön takia) pääkäyttäjä siis pystyy järjestelemään projektien ja laskelmien jäseniä ja käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjä pystyy myös arkistoimaan ja palauttamaan arkistosta projekteja (ks. jäljempänä).
Kuva 17. Organisaation pääsivulla esitetään myös ne hankkeet, joihin pääkäyttäjä ei ole jäsenenä. Peruskäyttäjä ei voi nähdä tällaisia hankkeita. Näkymässä esitetään myös ehdollisen valinnan kautta kaikki arkistoidut hankkeet
Organisaation pääkäyttäjä näkee jokaisesta organisaationsa hankkeesta niiden jäsenet sekä hanketiedot. Hankkeen Projektihierarkia -näkymässä esitetään koko hankkeen hierarkia. Hankehierarkioita hallitakseen pääkäyttäjän on siirryttävä projektin Jäsenet ja käyttöoikeudet -osioon ja annettava itselleen projektissa ylläpito-oikeudet ja jos se sisältää aliprojekteja kannattaa oikeudet kopioida myös niihin. Mikäli pääkäyttäjän tulee voida myös luoda dokumentteja (laskelmia, hankeohjelma- tai hankehallinta -dokumentteja) tai muita liitetiedostoja, ko. dokumenttioikeudet voidaan lisätä samalla.
Kun organisaation käyttäjällä on projektin ylläpito-oikeudet, hän voi hallita hankkeen jäseniä ja käyttöoikeuksia. Organisaation pääkäyttäjä voi siis siirtyä halutulle projektitasolle missä tahansa organisaation hankkeessa. Ylläpito -oikeus hanke-tasolla mahdollistaa kaikkien projekti-tasojen näkemisen. Pääkäyttäjän tulee lisätä erikseen jokaiselle alemmalle hierarkiatasolle ylläpito-oikeus, ennen kuin hän voi tehdä muutoksia hierarkiaan tai muita pääkäyttäjätehtäviä ellei niitä ole aikaisemmin kopioitu aliprojekteihin. Hierarkiapuussa kaikki tasot toimivat linkkeinä, nykyinen sijainti näkyy vahvennettuna.
Käytettävissä olevia tehtäviä hierarkiatasoilla, joille pääkäyttäjällä on ylläpito-oikeudet, ovat:
- Hankkeen/projektin/aliprojektien asetusten määrittäminen
- Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen jäsenten ja heidän käyttöoikeuksiensa määrittäminen
- Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen dokumenttien ja liitetiedostojen käyttöoikeuksien hallinta
- Hierarkiatason arkistointi ja palautus
Organisaation pääkäyttäjällä on käytettävissään projektien jäsenenä mahdollisuus myös kopioida tai siirtää hankkeet ja projektit organisaation päätasolle. Peruskäyttäjä ei voi tehdä tätä toimenpidettä.
Dokumenttien hallinta ja käyttöoikeuksien muokkaaminen on mahdollista Foressa projektin ylläpitäjälle. Organisaation pääkäyttäjä ei suoraan näe projektin dokumentteja, mutta hän voi antaa itselleen dokumenttioikeudet. Tehtävissä olevia toimenpiteitä normaalin muokkaamisen lisäksi ovat dokumentin kopiointi ja poistaminen. Dokumenttien säilyvyyden kannalta oleellista on, että tieto ei kuitenkaan katoa. Aina kun dokumentti poistetaan käyttöliittymässä, se poistuu ainoastaan näkyvistä. Dokumentti on käyttäjätuen palautettavissa jos siihen on tarvetta.
Yksityiskohtaisemmin hankkeiden ja projektien hallinnan käyttöohjeet löytyvät Hankkeiden ja projektien hallinta - sivuilta.
Hankkeiden ja projektien arkistointi
Projektien arkistoinnissa, kuten myös dokumenttien arkistoinnissa, tieto piilotetaan peruskäyttäjän käyttöliittymästä. Vain organisaation pääkäyttäjä pääsee palauttamaan arkistoinnin takaisin projektihierarkioihin oman näkymänsä kautta. Arkistointi projektitasoilla on toteutettu helpottamaan käyttäjäorganisaatioiden hankekokonaisuuksien hallintaa. Arkistoinnissa ns. valmiit projektit ja hankkeet voidaan piilottaa kun ne eivät enää ole aktiivisia, mutta tarpeen tullen tiedot ovat palautettavissa.
Arkistoinnissa projektin jäsentiedot, projektitason yleistiedot sekä dokumentit (laskelmat, liitetiedostot, hankeohjelmat ja hankehallinnat) arkistoituvat samalla. Arkistoinnin voi tehdä projektin ylläpitäjä sekä organisaation pääkäyttäjä. Ja kuten edellä mainittua, vain organisaation pääkäyttäjä voi palauttaa hankkeen/projektin takaisin käyttäjien käyttöliittymiin.
Kuva 22. Projektin arkistointi
Arkistoidut hankkeet/projektit esitetään organisaation pääsivulla erillisen rastivalinnan jälkeen harmaina linkkeinä. "Harmaan linkin" kautta organisaation pääkäyttäjä sitten voi päästä palauttamaan hankkeen/projektin takaisin aktiiviseen tilaan.
Kuva 23. Arkistoitujen projektin tarkastelu Organisaation pääsivulla, (käytettävissä vain Organisaation pääkäyttäjällä)
Kun pääkäyttäjä siirtyy arkistoidun projektin sivulle, hän voi palauttaa sen näkyville klikkaamalla Palauta arkistoinnista painiketta. Toiminto palauttaa sen kaikkine tietoineen takaisin järjestelmään, kaikille sen jäsenille nähtäville.
Kuva 24. Arkistoidun projektin palauttaminen