Hankkeiden ja projektien lukumäärän kasvaessa niiden hallinnan merkitys korostuu. Aktiiviset laskentavaiheessa olevat projektit sekä aikaisempien laskelmien tulokset on tarpeen löytää ja hallita tehokkaasti. Käyttäjäorganisaatioilla on erilaisia tapoja järjestää asiat, lisäksi tilaajat ovat ohjeistaneet esimerkiksi laskelmien siirtoa ja tallentamista omiin tietovarastoihinsa. Erilaiset vaatimukset ja tarpeet sekä Foren toimintaperiaatteet on syytä ottaa huomioon tarkoituksenmukaisia toimintatapoja valittaessa.
Kun henkilön poislähtiessä hänet poistetaan organisaation Fore-käyttäjistä, poistuu hän samalla myös jäsenenä projekteista. Mutta uusi Fore-käyttäjä ei automaattisesti saa projektioikeuksia, vaan ne tulee erikseen määritellä hankehierarkiaan. Jos henkilöille halutaan antaa oikeuksia aikaisempiin projekteihin (tietovarastoihin), on puumainen hankehierarkia tarkoituksenmukaisin. Tällöin uuden jäsenen projektioikeudet voi Jäsenet ja käyttöoikeudet-näkymässä.kopioida helposti aliprojekteihin ja myös määrittää dokumenttioikeudet koko hankehierarkian haluttuun osaan ja jo olemassaoleviin vanhoihin laskelmiin.
Projektien ja niiden jäsenten hallinta
Organisaation pääkäyttäjä näkee kaikki Organisaation pääsivu-näkymässä kaikki organisaationsa hankkeet/projektit ja niihin liittyvät dokumentit, vaikka hän ei ole niiden jäsen eikä hänelle ole annettu dokumenttioikeuksia. Omalla pääsivullaan pääkäyttäjällekin näkyy vain ne projektit, joissa hän on jäsenenä. Samoin Omat projektit- ja Dokumenttien haku-näkymien hakutoiminnot kohdistuvat vain niihin projekteihin ja laskelmiin, joiden jäsen hän on. Muu käyttäjä näkee vain ne hankkeet/projektit, joiden jäsen hän on ja ylläpito-oikeudet omaava voi myös hallita projektin jäseniä ja käyttöoikeuksia. Laskelmat aukevat vain niille, joilla on dokumenttioikeudet niihin. Tarvittaessa (esim. henkilön poislähdön takia) pääkäyttäjä siis pystyy järjestelemään projektien ja laskelmien jäseniä ja käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjä pystyy myös arkistoimaan ja palauttamaan arkistosta projekteja (ks. jäljempänä).
Kuva 17. Organisaation pääsivulla esitetään myös ne hankkeet, joihin pääkäyttäjä ei ole jäsenenä. Näkymässä esitetään myös ehdollisen valinnan kautta kaikki arkistoidut hankkeet
Organisaation pääkäyttäjä näkee jokaisesta organisaationsa hankkeesta niiden jäsenet sekä hanketiedot. Hankkeen Projektihierarkia -näkymässä esitetään koko hankkeen hierarkia eli aliprojektirakenne. Pääkäyttäjä voi hallita projekteja ja dokumentteja, vaikka hän ei olekaan projektin ylläpitäjä:
- Hankkeen/projektin/aliprojektien asetusten määrittäminen
- Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen jäsenten ja heidän käyttöoikeuksiensa määrittäminen
- Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen dokumenttien ja liitetiedostojen käyttöoikeuksien hallinta
- Hierarkiatason arkistointi ja palautus
Organisaation pääkäyttäjällä voi myös kopioida tai siirtää hankkeet ja projektit organisaation päätasolle. Peruskäyttäjä ei voi tehdä tätä toimenpidettä. Arkistoinnissa dokumenttien säilyvyyden kannalta oleellista on, että tieto ei kuitenkaan katoa - se poistuu ainoastaan näkyvistä. Dokumentti on käyttäjätuen palautettavissa tarvittaessa, tämä koskee myös epähuomiossa poistettuja projekteja ja dokumentteja.
Yksityiskohtaisemmin hankkeiden ja projektien hallinnan käyttöohjeet löytyvät Hankkeiden ja projektien hallinta - sivuilta.
Hankkeiden ja projektien arkistointi
Projektien arkistoinnissa, kuten myös dokumenttien arkistoinnissa, tieto piilotetaan peruskäyttäjän käyttöliittymästä. Vain organisaation pääkäyttäjä pääsee palauttamaan projektin arkistoinnin takaisin projektihierarkioihin Organisaation pääsivu-näkymässä. Arkistointi projektitasoilla on toteutettu helpottamaan käyttäjäorganisaatioiden hankekokonaisuuksien hallintaa. Arkistoinnissa ns. valmiit projektit ja hankkeet voidaan piilottaa kun ne eivät enää ole aktiivisia, mutta tarpeen tullen tiedot ovat palautettavissa näkyviin.
Arkistoinnissa projektin jäsentiedot, projektitason yleistiedot sekä dokumentit (laskelmat, liitetiedostot, hankeohjelmat ja hankehallinnat) arkistoituvat samalla. Arkistoinnin voi tehdä projektin ylläpitäjä sekä organisaation pääkäyttäjä. Ja kuten edellä mainittua, vain organisaation pääkäyttäjä voi palauttaa hankkeen/projektin takaisin käyttäjien käyttöliittymiin.
Dokumentti voidaan arkistoida dokumentin Perustiedot-näkymässä. Tällöin ko. laskelma piilotetaan projektin dokumenttiluettelosta ja ne saa näkyviin Näytä arkistoidut dokumentit valinnalla.
Kuva 22. Projektin arkistointi
Arkistoidut hankkeet/projektit esitetään organisaation pääsivulla erillisen rastivalinnan jälkeen harmaina linkkeinä. "Harmaan linkin" kautta organisaation pääkäyttäjä sitten voi päästä palauttamaan hankkeen/projektin takaisin aktiiviseen tilaan.
Kuva 23. Arkistoitujen projektin tarkastelu Organisaation pääsivulla, (käytettävissä vain Organisaation pääkäyttäjällä)
Kun pääkäyttäjä siirtyy arkistoidun projektin sivulle, hän voi palauttaa sen näkyville klikkaamalla Palauta arkistoinnista painiketta. Toiminto palauttaa sen kaikkine tietoineen takaisin järjestelmään, kaikille sen jäsenille nähtäville.
Kuva 24. Arkistoidun projektin palauttaminen