Fore on web-selaimella käytettävä palveluportaali, joka on salasanasuojatusti käytettävissä miltä koneelta ja sen selaimelta tahansa. Käytölle on kuitenkin tiettyjä rajoitteita, jotka käyttäjäorganisaatioiden on syytä tiedostaa. Toiminnallisuusongelmat ja käyttöön kohdistuvat rajoitteet organisaation päivittäessä käyttöjärjestelmiään voidaan välttää ajoissa, kun käyttäjä-organisaatiossa on henkilö, joka on perehtynyt Foren yleisiin toimintoihin ja vaatimuksiin. Organisaation pääkäyttäjän olisi tästä syystä hyvä tuntea Fore-järjestelmän käyttöön liittyvät yleisimmät vaatimukset. 
Kuva 1. Foren järjestelmäkuvaus ja pääkäyttäjän rooli
Fore - käyttäjän henkilökohtaisen työaseman ohjelmisto- ja yhteysvaatimukset ovat seuraavat:
- Internetyhteys, (laajakaista, vähintään 1 Mbs)
- Web-selain, tuettuja ovat vähintään
- Internet Explorer 7
- Opera 10.0
- Mozilla Firefox 3.0
- Chrome 5.0
- Safari 3 sekä selaimien uudemmat versiot
- https-protokollan TCP-portti 443 tulee olla käytettävissä, koska yhteys on salattu 128-bittisellä SSL-salauksella
- Käyttöjärjestelmä Microsoft Windows (2000, XP, Vista, 7) tai Mac OS X 10.4 sekä uudemmat versiot
- Adobe Acrobat Reader tai Adobe Acrobat exportattujen raporttien lukemiseen
- Microsoft Office Word 2007 yhteensopiva tekstinkäsittelyohjelmisto Scope --hankeohjelmadokumentin avaamiseen
- Microsoft Office Excel 2003 yhteensopiva taulukkolaskentaohjelmisto Rola / Hola / Arena exportattujen raporttien lukemiseksi tai määrätiedon siirtämiseksi laskentatyökaluun
- Holan karttatoiminnallisuus sekä CMA:n käyttö vaativat toimiakseen koneeseen asennetun Silverlight-pluginin, jonka voi ladata osoitteen http://www.microsoft.com/silverlight/default.asp kautta.
Foren asiakasorganisaation pääkäyttäjää tukee kaikissa mahdollisissa ongelmissa Foren käyttäjätuki. Yhteyden käyttäjätukeen saa helpoiten sähköpostilla tuki@fore.fi. Lisäksi pääkäyttäjän tukena on aika ajoin päivittyvät käyttöohjeistukset sekä Foren UKK (usein kysytyt kysymykset). Käyttöohjeet löytyvät web-osoitteesta http://docs.in-infra.net/
Kuva 2. Foren käyttöohjesivusto
Foren kehittyminen
Järjestelmän päivitykset tehdään seuraavasti:
- Pääjulkaisut 2 x vuodessa, n. 15.6. ja 15.12. Päivityksissä tietoaineistot (hinnastot ja mallit) sekä ohjelmistot päivittyvät. Pääjulkaisuissa kaikki tuotteet päivittyvät uuteen päivitysversioon. Pääjulkaisut ajoittuvat yleensä viikonloppujen yhteyteen, jolloin palvelussa on käyttökatko viikonlopun ajan.
- Pienpäivityksiä tapahtuu useammin,syynä virheenkorjaukset tai informaation laajentaminen
- Uuden pääversion myötä päivitetään myös käyttöohjesivusto
- Päivityksien sisältö ohjautuu asiakastarpeen ja sisällön laajentamisen mukaan. Tietoaineiston kehityksessä noudatetaan pääsääntöisesti InfraRYL -nimikkeistöjä
Kuva 3. Periaattellinen Foren julkaisuaikataulu
Käyttäjätuki
Foren käyttäjätuki palvelee kaikkia Fore-ohjelmiston käyttäjiä, joiden organisaatiolla on voimassaoleva sopimus Foreen tai sen osatuotteeseen sekä lisenssi ohjelmiston käyttöön. Käyttäjätuen palvelun piiriin voidaan lukea myös muita henkilöitä, esim. käyttäjäorganisaation oman sisäisen käyttäjätuen henkilöstö sekä lisäksi sopimusasioihin nimetyt yhteyshenkilöt.
Kuva 3. Käyttäjätuen palautteisiin vastauksen prosessi ja priorisointimenettely
Foren käyttäjätuen puhelinpalvelu on avoinna arkisin virka-aikana klo 9:00-15:30. Sähköpostituki palvelee myös virka-ajan puitteissa. Suositeltavin tapa yhteyden saamiseksi Foren käyttäjätukeen on kuitenkin sähköposti, sillä tällöin palautteen lähettäjä voi olla varma, että hänen tukipyyntönsä on dokumentoitu. Palautteen lähettämisajalla ei ole merkitystä, koska tukipyyntö saadaan talteen sähköpostijärjestelmään. Foren käyttäjätuen sähköposti lähettää aina kuittauksen käyttäjälle, kun hänen viestinsä on vastaanotettu.
Tukipyyntöjen käytännöt
Kiireelliset tukipyynnöt
Kiireellisen tukipyynnön tuntomerkkejä ovat mm. seuraavat:
- Jokin tietty toiminto ei onnistu ollenkaan,
- Järjestelmä ilmoittaa virheestä, tai
- Käyttäjä ei pysty ohittamaan ongelmaa keskeyttämättä työtään Fore-palvelussa.
Näissä tapauksissa organisaation pääkäyttäjän on syytä aina ohjeistaa käyttäjää ottamaan suoraan yhteyttä käyttäjätukeen. Mikäli käyttäjäorganisaation käyttäjälle ilmenee Foren käytössä jokin äkillinen virhetila, johon tulee saada ratkaisu heti, suositeltavin yhteydenottotapa on puhelinpalvelu. Puhelinpalvelua käytettäessä on kuitenkin syytä huomioida, että kiireinenkin tukipyyntö, joka vaatii lisäselvittelyjä, kannattaa lähettää puhelinsoiton jälkeen sähköpostilla, jossa virhetilasta saadaan tarkempi kuvaus.
Kiireiset tukipyynnöt luokitellaan pääsääntöisesti kriiittisiin tai vakaviin. Ne otetaan käsittelyyn 4h – 1 työpäivän kuluessa ja pyritään aina ratkaisemaan edellä mainitussa ajassa. Mikäli korjaustoimenpiteet vievät enemmän aikaa, niiden etenemisessä on aina käyttäjätuella ilmoitusvelvollisuus palautteen lähettäneelle käyttäjälle. Muutoinkin käyttäjätuki pyrkii pääsääntöisesti informoimaan käyttäjää palautteiden ja ongelmien selvittelystä
Normaalit tukipyynnöt
Normaaleiksi tukipyynnöiksi voidaan luetella esimerkiksi seuraavanlaiset tapaukset.
- Jokin tietty toiminto ei onnistu satunnaisesti
- Jokin hinta hinnastoissa tai malleissa on käyttäjän mielestä väärä (hän voi kuitenkin itse syöttää korvaavan kustannuksen laskelmaansa).
- Jokin ohjeistuksen mukainen toimenpide ei onnistu, mutta ongelman voi kiertää.
- Käyttäjällä on idea, miten jokin tietty toiminto olisi parempi toteuttaa kuin nykyisellään
- Jokin hinta / nimike puuttuu järjestelmästä
Normaalit tukipyynnöt voidaan lähettää, joko suoraan käyttäjätukeen tai ohjaamalla palautteet kootusti organisaation pääkäyttäjän kautta käyttäjätuelle sekä järjestelmän kehittäjille.
Normaalit tukipyynnöt luokitellaan joko vähäisiin tai neuvontapyyntöihin. Ne pyritään ratkaisemaan yleisimmin 1 työpäivän aikana tai seuraavana työpäivänä. Mikäli kyseessä on neuvontapyyntö tai palaute jostain puutteesta, sen ratkaisu voidaan jättää johonkin seuraavaan päivitysajanhetkeen.
Tiedotus
Fore -palveluun liittyvistä muutoksista ja/tai ajankohtaisista tapahtumista tiedotetaan joko suoraan kaikkia käyttäjiä esim. kuukausikirjeellä tai sitten henkilökohtaisilla viesteillä käyttäjäorganisaatioiden pääkäyttäjiä. Merkittävä tiedotuskanava on myös Foren ajankohtaista toiminnallisuus. Lisäksi tiedotuskanavana voidaan käyttää Foren ja Rapal Oy:n verkkosivustoja.
Foren käyttäjätuki tiedottaa mahdollisista käyttökatkoista pääsääntöisesti vähintään kaksi viikkoa etukäteen Foren pääsivun ajankohtaista osion sekä pääkäyttäjien kautta. Viestiä mahdollisista yhteyskatkoista ei siis lähetetä kaikille Fore-järjestelmän tunnuksen omaaville käyttäjille, vaan oletusarvoisesti käyttäjäorganisaation pääkäyttäjä järjestää tiedottamisen oman organisaationsa sisällä. Samaa tiedotustapaa käytetään myös tiedottaessa tulevista tai jo tapahtuneista päivityksistä.
Fore – järjestelmä kehittyy ja samoin kehittyvät myös käyttöohjeistukset. Pääkäyttäjän on siis syytä seurata omalla käyttöliittymällään aika ajoin Foren Ajankohtaista -tiedotuskanavaa, jotta mitkään uudistukset eivät jää huomiotta.
Valmennuspalvelut
Foren valmennuksia tarjotaan joko yleisvalmennuksina, jotka ovat avoimia kaikille tai vaihtoehtoisesti valmennuspalveluita voidaan räätälöidä organisaation erityistarpeisiin sopivaksi, ns. organisaatiokohtaisina. Valmennukset järjestetään aihealueeseen soveltuvan ryhmäkoon mukaisesti asiakkaalle parhaiten soveltuvalla valmennuspaikalla. Myös asiakkaiden omien hankkeiden käsittely valmennuksissa on mahdollista erillisveloitusta vastaan. Valmennuspalveluista lisää tietoa osoitteesta http://www.fore.fi/fi/tuotteet-ja-palvelut/palvelut/valmennuspalvelut.html.
Uusien Fore-käyttäjien perehdyttämiseksi järjestelmän käyttöön Organisaation pääkäyttäjällä on myös vaihtoehtoisia toimintamalleja. Pääkäyttäjä voi henkilökohtaisesti perehdyttää käyttäjän järjestelmään, ohjeistaa käyttäjää perehtymään järjestelmään tutustumalla palvelun käyttöohjeisiin tai sitten ohjeistaa hänet osallistumaan Fore-valmennuksiin.