Foren asiakkuus voi olla joko vapaa käyttöoikeus, kelluvat lisenssit tai nimetty/(tyt) käyttäjä(t). Kelluvissa lisensseissä organisaation käyttömaksu perustuu yhtäaikaa käytössä oleviin lisensseihin. Tämä ei siis rajoita käyttäjien lukumäärää järjestelmässä vaan ainoastaan samanaikaista käyttöä. Muutos kelluvissa lisenssimäärissä vaatii sopimuksen päivittämistä, ota yhteys Foren myyntiin tai käyttäjätukeen.
Kuva 1. Virheilmoitus joka esitetään kun jonkin osatuotteen tai Foren yhtäaikaiset kelluvat lisenssit ovat kaikki käytössä
Kelluvien lisenssien osalta on voimassa seuraavat rajoitteet:
- Esimerkiksi kun organisaatiolla on yksi kelluva Rola. Kaksi käyttäjää (A ja B) yrittää käyttää samaa osatuotetta toisen (A) jo ollessa sisällä Rolassa, tulee toiselle (B) Kuvan 1. mukainen virheilmoitus.
- Jos toinen käyttäjä (A) kuitenkin poistuu Rolasta, järjestelmässä on 5 minuutin aikatarkistus kirjautumisen voimassaololle. Mikäli toinen käyttäjä (B) pyrkii avaamaan Rolan tuon viiden minuutin aikatarkistuksen aikana, hän ei pääse vielä osatuotteeseen.
- Järjestelmässä on myös voimassa tarkistus joka rajoittaa käyttämättömien sivujen kelluvan lisenssin toimivuutta. Poislukien Rolan ja Holan laskelmataulukot, järjestelmä katkaisee käyttämättömän yhteyden sivulle viiden minuutin kuluessa. Tämä toiminto on toteutettu siksi, ettei esim. uloskirjautumisen unohtaminen turhaan varaa lisenssiä ja estä muita käyttämästä tuotteita.
Kelluvat lisenssimäärät määritellään organisaatiolle organisaation asetusten kautta järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Organisaation peruskäyttäjää toiminnallisuus ja siihen liittyvät näkymät koskevat vain osittain. Peruskäyttäjää toiminnallisuus koskee esimerkiksi kun hän saa ilmoituksen mikäli organisaation kelluvat lisenssit ovat kaikki käytössä. Peruskäyttäjä voi myös käydä tarkastelemassa organisation sopimuksen kelluvia määriä organisaation pääsivun kautta.
Kuva 2. Organisaation pääsivu ja kelluvat lisenssimäärät organisaation pääkäyttäjälle.
Kelluvat lisenssit -näkymä ei ole kaikille käyttäjille nähtävillä. Osiota ei ole esimerkiksi silloin esillä kun organisaatiolla on esimerkiksi vapaa käyttöoikeus koko Foreen tai käytössä on vain nimettyjä lisenssejä. Näkymässä esitetään lisenssimäärät sopimuskohtaisesti, ohessa erilaisia esimerkkejä Kelluvien lisenssien määristä:
- Fore 1 = tarkoittaa että organisaatiolla yksi (1) kelluva lisenssi koko Fore -palveluun, jolloin minkä tahansa osatuotteista ollessa käytössä jollain käyttäjällä rajoittaa yhtäaikaisen käytön muilta käyttäjiltä
- Rola 3 = tarkoittaa että organisaatiolla on kolme (3) kelluvaa lisenssiä Rola -tuotteen käyttöön. Rolan lisenssimäärät eivät vaikuta muihin osatuotemääriin
- Arena = Vapaa käyttöoikeus tarkoittaa sitä että organisaatiolla on mahdollista olla rajaton määrä Arena-lisenssejä käytössä yhtäaikaa. Tämäkään ei vaikuta muihin osatuotteisiin.
Mikäli organisaation pääkäyttäjä menee organisaation pääsivulle, hänelle esitetään Kelluvien lisenssien hallinnan näkymässä myös sillä hetkellä käytössä olevat lisenssit. Peruskäyttäjälle tuota tietoa ei ilmoiteta.
Kuva 3. Organisaation pääsivulla Käytössä olevat lisenssit. Oikealla näkymä peruskäyttäjälle (käyttäjiä ei esitetä) ja vasemmalla Organisaation pääkäyttäjä näkee kenellä lisenssi on käytössä.