I dokumentmodulen kan du lage en mappestruktur bestående av hovedmapper og undermapper. For å opprette nye og redigere eksisterende mapper og mappenes struktur, se veiledning her.

I mappeoversikten har du en oversikt over dokumentene i mappen og dokumentenes metadata.

• Tallene bak mappenavnet sier noe om hvor mange dokumenter som ligger i mappen.

• Dersom du er usikker på de forskjellige fargene som dokumentene har, hold musa over boksene i feltet Farger for mer informasjon.

• Du kan sette passord på en mappe ved å klikke på . Kun personer som vet passordet har tilgang på mappen.

• For å kun se dokumenter som er markert som mal, klikk .

• Du kan filtrere for å vise dokumenter som er publisert, utkast og dokumenter som er sendt til historikk ved å klikke på boksene  . Dersom boksen er grå, vises dokumentene som har den statusen.

• Kolonnene Dokument-Id, Beskrivelse, Type, Avdeling, Ansvarlig, Revidert dato, Varighet, osv. viser metadata for dokumentene.

• I mapper som har undermapper, kan du velge å vise dokumentene fra undermappene ved å huke av Inkluder dokumenter fra undermapper. Kolonnen Plassering viser hvilken undermappe dokumentet ligger i.

Dersom du vil se alle versjoner av et dokument i mappeoversikten, kan du velge i filteret å vise dokumenter som er Under utarbeidelse og Historikk. Ikonet  indikerer at dokumentet er en versjon. I oversikten ser du hvilken versjon som dokumentet er og hvilken status den har.