Vuokrauksenhallinta-ohjeisto koskee sekä sisään- että ulosvuokrausta. Sisään- ja ulosvuokraus-toiminnot toimivat Optimazessa pääsääntöisesti samoin, ulosvuokrauksenpuolella on laskutustaineiston luonti ja sisäänvuokrauksen puolella käsiteltävä aineisto on maksatusta. Ulosvuokraukseen kuuluu myös tarjousten laatiminen, jota ei ole sisäänvuokrauksen puolella.
Optimaze Vuokrauksenhallinnassa ylläpidetään vuokrasopimuksia ja niihin liittyviä asioita. Vuokrasopimuksen luomiseen pääset Optimazesta monesta eri näkymästä. Voit luoda vuokrasopimuksen Vuokra-alueiden hallinnan kautta tai Sopimusten hallinnan kautta. Myös pohjakuvasta pääset luomaan vuokrasopimusta vuokra-alueen luonnin yhteydessä. Vuokra-alueiden hallinta ohjeessa kerrotaan tarkemmin vuokra-alue käsitteestä sekä niiden hallinnasta. Sopimusten hallinta kohdan alla on kerrottu Vuokrasopimuslomakkeen täyttämisestä sekä selvennetään sopimuslomakkeen eri toimintoja sekä välilehtien sisältöjä niin luonnostilaisen sopimuksen - Sopimuksen perustiedot - luonnostilassa oleva kuin hyväksytyn sopimuksen - Sopimuksen perustiedot - voimassa oleva osalta.
Sekä kiinteistö, suuralue että alue ovat kaikki nimellä Kohde? Vuokra-alueiden hallinnassa.
Optimaze vuokrauksenhallinnassa on käytössä erilaisia käyttöoikeuksia, jotka vaikuttavat siihen, millaisia dokumentteja kukin käyttäjä voi luoda ja muokata.
Mikäli joku dokumentti ei aukea tai sitä ei voi muokata, käyttäjällä ei todennäköisesti ole tarvittavia oikeuksia toiminnon suorittamiseen.
Vuokrauksenhallinnan asiakirjoja sekä vuokra-alueita voidaan hakea käsiteltäväksi ja tarkasteltavaksi sekä haun että suodatuksen kautta. Vuokra-alueita voidaan lisäksi tarkastella pohjakuvaselaimen kautta käyttämällä erilaisia värityksiä sekä tekstityksiä.
Vuokra-alueita ja asiakirjoja voidaan hakea esimerkiksi kohteen perusteella, vuokralaisen nimellä ja päivämäärän perusteella.
Suodatuksen avulla voit hakea tietoa nopeammin ja tehokkaammin ja hakutulokset ovat tarkempia. Valitut suodatettavat tiedot vaikuttavat kaikkeen järjestelmästä löytyvään tietoon ja raportointiin.
Hakuun ja suodatukseen liittyviä yleisiä ohjeita on käsitelty Optimaze Moment -käyttöohjeen kappaleessa Haku ja Suodatus.
Luonnossopimukset eivät näy vuokrauksenhallinnan raporteilla, mutta haku toiminnolla saat listattua Optimazessa olevat hyväksymättömät sopimukset.
