Suositeltavaa on, että vuokra-alueet mietitään etukäteen ja luodaan ne tietokantaan ennen tarjousten tai sopimusten tekemistä. Vuokra-alueiden nimeämisen tulisi olla loogista, jotta niitä voidaan tunnistaa ja hakea helposti. Ne vuokra-alueet, joiden osalta löytyy piirustukset suositellaan tehtäväksi pohjakuvaselaimella ja kuvattomien tilojen osalta rekisterissä. Pohjakuvaselaimessa tehtävät vuokra-alueet tulevat näkyviin rekisteriin mutta tiloja ei voida muokata sitä kautta. Mikäli vuokra-alue on luotu rekisterissä, ei sitä voida tarkastella esimerkiksi vuokra-aluevärityksen avulla, sillä ne eivät näy piirustuksissa. Rekisterin kautta luotavia vuokra-alueita voisi olla esimerkiksi yksittäiset tilat, joista ei ole piirustuksia tai pysäköinti- ja maa-alueet.
Suositeltavaa on, ettei sisään - ja ulosvuokrausalueita tehdä päällekkäin.
Optimazen vuokra-alueille on mahdollista liittää erilaisia ominaisuuksia: Talotyyppi, Vuokra-aluetyyppi,Vuokra-alueominaisuudet,Asumistyyppi, tarkempi ohjeistus löytyy Vuokrauksenhallinnan ylläpito -otsikon alta.