Foren asiakkuus voi olla joko vapaa käyttöoikeus tai kelluvat lisenssit. Vapaa käyttöoikeus tarkoittaa, että samanaikaisten käyttäjien määrää ei ole rajoitettu. Kelluvissa lisensseissä organisaation käyttömaksu perustuu yhtäaikaa käytössä oleviin lisensseihin. Kelluvat lisenssien määritetään osatuotteittain (Scope, Hola, Rola, Arena). Käyttäjien lukumäärää järjestelmässä ei siis rajoiteta, vaan ainoastaan ko. osatuotteen samanaikaista käyttöä. Muutos kelluvissa lisenssimäärissä vaatii sopimuksen päivittämistä, ota yhteys Foren myyntiin tai käyttäjätukeen.

Kelluvien lisenssien osalta on voimassa seuraavat rajoitteet (esim. kun organisaatiolla on yksi kelluva Rola):

• Kaksi käyttäjää (A ja B) yrittää käyttää samaa osatuotetta toisen (A) jo ollessa sisällä Rolassa, tulee toiselle (B) Kuvan 1. mukainen virheilmoitus.
• Jos käyttäjä A poistuu Rolasta (mutta ei Foresta), järjestelmässä on 5 minuutin viive lisenssin vapautumiselle. Mikäli toinen käyttäjä B pyrkii avaamaan Rolan ennen ko. viiden minuutin kulumista, hän ei pääse vielä osatuotteeseen.
• Jos käyttäjä (A) kirjautuu ulos Foresta, vapautuu lisenssi välittömästi ja B pääsee Rolaan.
• Järjestelmässä on myös voimassa tarkistus uloskirjautumisen unohtumisen varalle. Poislukien Rolan ja Holan laskelmataulukot, järjestelmä katkaisee käyttämättömän yhteyden sivulle 5 minuutin kuluessa ja lisenssi vapautuu. Toiminto on toteutettu, jotta uloskirjautumisen unohtaminen ei estä muita käyttämästä tuotteita.

Kuva 1. Virheilmoitus joka esitetään kun jonkin osatuotteen tai Foren yhtäaikaiset kelluvat lisenssit ovat kaikki käytössä

Kelluvat lisenssimäärät määrittää Rapal organisaation palvelusopimuksen perusteella. Organisaation käyttäjät voivat tarkastelemassa sopimuksen mukaiset määrät ja käyttötilanteen Organisaation pääsivu-välilehdeltä. Mikäli organisaatiolla on vapaa käyttöoikeus koko Foreen ei ko. osiota näytetä.

Kuva 2. Organisaation pääsivu ja kelluvat lisenssimäärät organisaation pääkäyttäjälle.

Näkymässä esitetään lisenssimäärät osatuotteittain, esimerkiksi:

• Rola 3 = tarkoittaa että organisaatiolla on 3 kelluvaa lisenssiä Rola -tuotteen käyttöön, ei käyttäjiä tarkasteluhetkellä
• Arena = Vapaa käyttöoikeus tarkoittaa, että samanaikaisten Arenan käyttäjien määrää ei ole rajoitettu
• Hola 2 = tarkoittaa että organisaatiolla on 2 kelluvaa lisenssiä Hola -tuotteen käyttöön, tarkasteluhetkellä yksi käyttäjä

Organisaation pääkäyttäjä näkee siis sillä hetkellä käytössä olevat lisenssit. Peruskäyttäjälle tuota tietoa ei ilmoiteta. On huomattava, että käyttötilanteessa ei ole huomioitu em. 5 minuutin aikatarkastusviivettä, joka saattaa estää pääsyn osatuotteeseen, vaikka vapaita lisenssejä näyttäisi olevan.

Kuva 3. Organisaation pääsivulla Käytössä olevat lisenssit. Vasemmalla näkymä peruskäyttäjälle (käyttäjiä ei esitetä) ja oikealla organisaation pääkäyttäjä näkee myös kenellä lisenssi on käytössä.