Fore on web-selaimella käytettävä palveluportaali, joka on salasanasuojatusti käytettävissä miltä koneelta ja sen selaimelta tahansa. Käytölle on kuitenkin joitain rajoitteita, jotka on syytä tiedostaa. Toiminnallisuusongelmat ja käyttöön kohdistuvat rajoitteet organisaation päivittäessä käyttöjärjestelmiään voidaan välttää, jos käyttäjä-organisaatiossa on pääkäyttäjä, joka on perehtynyt Foren yleisiin toimintoihin ja vaatimuksiin.
Kuva 34. Foren järjestelmäkuvaus ja pääkäyttäjän rooli
Fore - käyttäjän henkilökohtaisen työaseman ohjelmisto- ja yhteysvaatimukset ovat seuraavat:
Foren käyttäjätuki auttaa kaikissa mahdollisissa ongelmissa. Yhteyden käyttäjätukeen saa helpoiten sähköpostilla tuki@fore.fi. Lisäksi käyttöhjeet, tiedotteet ja sivukohtaiset ohjeet ovat avuksi. Käyttöohjeet löytyvät Fore-näkymien yläpalkin painikkeesta Käyttöohje ja käyttäjätuki.
Kuva 35. Foren käyttöohjesivusto
Järjestelmän päivitykset tehdään seuraavasti:
Kuva 36. Periaattellinen Foren julkaisuaikataulu
Foren tietoaineiston hinnastojen kustannustaso on sidottu Maarakennuskustannusindeksiin ja sen osaindekseihin. Panostekijät (esim. materiaali, konetyö) on sidottu tarkoituksenmukaiseen, yleensä Maku-osaindeksiin. Näitä seurataan kuukausittain, mutta uudet hinnat julkaistaan 6 kk välein. Rakennusosien hintakehitys muodostuu sen panostekijöiden hintamuutoksista ns. panosrakenteen mukaisena painotettuna keskiarvona. Ja edelleen hankeosien hintakehitys muodostuu sen mallinnetun rakennusosarakenteen mukaisena kokonaismuutoksena. Näin esimerkiksi asfalttitöissä kustannustaso voi vaihdella merkittävästi enemmän kuin maanleikkaus tai pengerrystöissä. Ja edelleen eri hankeosien hintamuutokset voivat poiketa toisistaan, koska niiden panosrakenteet poikkeavat toisistaan.
Laskelmatasolla hintatasoa voidaan muuttaa hinnastopäivityksen lisäksi Maku-kokonaisindeksillä haluttuun kustannustasoon.
Kuva 37. Foressa käytössä olevat Makuindeksin pisteluvut ja osaindeksit
Foren käyttäjätuki palvelee kaikkia Fore-ohjelmiston käyttäjiä, joiden organisaatiolla on voimassa oleva sopimus Foreen tai sen osatuotteeseen sekä lisenssi ohjelmiston käyttöön. Käyttäjätuen palvelun piiriin voidaan lukea myös muita henkilöitä, esim. käyttäjäorganisaation oman sisäisen käyttäjätuen henkilöstö sekä lisäksi sopimusasioihin nimetyt yhteyshenkilöt.
Kuva 38. Käyttäjätuen palautteisiin vastauksen prosessi ja priorisointimenettely
Foren käyttäjätuki on avoinna arkisin virka-aikana klo 8:00-16:00. Suositeltavin tapa yhteyden saamiseksi Foren käyttäjätukeen on sähköposti, sillä tällöin palautteen lähettäjä voi olla varma, että hänen tukipyyntönsä on dokumentoitu.Viestiin kannattaa liittää esim. kuvaruutukaappaus, joka nopeuttaa ja helpottaa ongelman selvittelyä. Foren käyttäjätuen sähköposti lähettää aina kuittauksen käyttäjälle, kun hänen viestinsä on vastaanotettu. Selvittelyyn ryhdytään useimmiten lähes välittömästi, mutta erittäin kiireellisissä tapauksissa kannattaa soittaa.
Kiireellisen tukipyynnön tuntomerkkejä ovat mm. seuraavat:
Näissä tapauksissa kannattaa ottaa suoraan yhteys käyttäjätukeen. Jos on kyse äkillisestä virhetilasta, johon tulee saada ratkaisu heti, suositeltavin yhteydenottotapa on soitto. Tarvittavat lisätiedot on syytä lähettää sähköpostilla, jotta virhetilasta saadaan tarkempi kuvaus.
Kiireiset tukipyynnöt luokitellaan pääsääntöisesti kriiittisiin tai vakaviin. Ne otetaan käsittelyyn välittömästi ja pyritään aina ratkaisemaan 4h – 1 työpäivän kuluessa. Mikäli korjaustoimenpiteet vievät enemmän aikaa, niiden etenemisessä on aina käyttäjätuella ilmoitusvelvollisuus palautteen lähettäneelle käyttäjälle. Muutoinkin käyttäjätuki pyrkii pääsääntöisesti informoimaan käyttäjää palautteiden ja ongelmien selvittelystä.
Normaaleiksi tukipyynnöiksi voidaan luetella esimerkiksi seuraavanlaiset tapaukset.
Normaalit tukipyynnöt voidaan lähettää, joko suoraan käyttäjätukeen tai ohjaamalla palautteet kootusti organisaation pääkäyttäjän kautta käyttäjätuelle sekä järjestelmän kehittäjille.
Normaalit tukipyynnöt luokitellaan joko vähäisiin tai neuvontapyyntöihin. Ne pyritään ratkaisemaan yleisimmin 1 työpäivän aikana tai seuraavana työpäivänä. Mikäli kyseessä on neuvontapyyntö tai palaute jostain puutteesta, sen ratkaisu voidaan jättää johonkin seuraavaan päivitysajanhetkeen.
Fore-palveluun liittyvistä muutoksista ja/tai ajankohtaisista tapahtumista tiedotetaan joko suoraan kaikkia käyttäjiä esim. Foren pääsivun Ajankohtaista-palstalla ja Käyttöohjeet ja käyttäjätuki -sivun tiedotteilla tai viesteillä organisaatioiden pääkäyttäjille.
Mahdollisista käyttökatkoista tiedotetaan pääsääntöisesti kaksi viikkoa etukäteen Foren pääsivun ajankohtaista osion sekä pääkäyttäjien kautta. Sähköpostiviestiä mahdollisista yhteyskatkoista ei siis lähetetä kaikille Fore-järjestelmän tunnuksen omaaville käyttäjille, vaan oletusarvoisesti käyttäjäorganisaation pääkäyttäjä järjestää tiedottamisen oman organisaationsa sisällä.
Fore-järjestelmä kehittyy ja samoin kehittyvät myös käyttöohjeistukset. On siis syytä seurata omalla käyttöliittymällään aika ajoin Foren Ajankohtaista -tiedotuskanavaa, jotta mitkään uudistukset eivät jää huomiotta.
Foren valmennuksia tarjotaan joko yleisvalmennuksina, jotka ovat avoimia kaikille tai vaihtoehtoisesti ne voidaan räätälöidä organisaation erityistarpeisiin sopivaksi. Valmennukset järjestetään aihealueeseen soveltuvan ryhmäkoon mukaisesti asiakkaalle parhaiten soveltuvalla valmennuspaikalla. Myös asiakkaiden omien hankkeiden käsittely valmennuksissa on mahdollista. Valmennuspalveluista lisää tietoa asikaspäälliköiltä tai Fore-tuesta.
Uusien Fore-käyttäjien perehdyttämiseen kannattaa panostaa - valmennuksiin osallistuminen, käyttöohjeisiin tutustuminen ja opastus yhdessä antavat parhaan tuloksen.