Vuokrasopimuksen sähköinen allekirjoittaminen
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa vuokrasopimusten allekirjoittamisen nopeasti ja turvallisesti ilman paperityöskentelyä. Sopimus on oikeudellisesti pätevä ja noudattaa suomalaisia sähköisen allekirjoituksen säädöksiä.
EG Optimaze käyttää SignSpace-palvelua sähköisen allekirjoituksen prosessin hallinnointiin.
Kaksi allekirjoitusvaihtoehtoa
1. Sähköinen allekirjoitus (vahva) — Pankkitunnistus
Turvallisin vaihtoehto virallisille sopimuksille.
- Allekirjoittaja tunnistautuu pankkitunnuksillaan
- Sopii muodollisiin sopimuksiin
- Kaikki sopimukseen osallistujat käyttävät samaa vaihtoehtoa
2. Sähköinen allekirjoitus (kevyt) — Sähköpostikoodi
Nopea ja helppo vaihtoehto.
- Allekirjoittaja saa koodin sähköpostiin
- Sopii arkisiin sopimuksiin
- Kaikki sopimukseen osallistujat käyttävät samaa vaihtoehtoa
Kuinka aloitat sähköisen allekirjoitusprosessin?
Vaihe 1: Valmistele liitteet ja allekirjoittajat
- Lisää kaikki tarvittavat asiakirjat sopimuksen liitetiedostoihin ml. sopimustuloste
- Lisää allekirjoittajiin kaikki tarvittavat allekirjoittajat
- Varmista, että dokumentit ja osapuolet ovat oikein
Vaihe 2: Avaa sopimuksen allekirjoitusikkuna
- Valitse sopimuksen toiminnoista "Allekirjoita sopimus"
- Valitse haluttu vaihtoehto:
- Sähköinen allekirjoitus (SignSpace, vahva) — pankkitunnistus
- Sähköinen allekirjoitus (SignSpace, kevyt) — sähköpostikoodi
Vaihe 3: Täytä allekirjoittajien tiedot
| Kenttä | Kuvaus | Pakollinen |
|---|
| Nimi | Allekirjoittajan nimi sopimuksessa | Kyllä |
| Nimike | Ammattinimike tai asema | Ei |
| Yritys | Organisaatio | Ei |
| Henkilötunnus | Suomalainen henkilötunnus (validoituu jos täytetään) | Ei |
| Y-tunnus | Organisaatiotunnus (validoituu jos täytetään) | Ei |
| Sähköposti | Allekirjoittajan sähköpostiosoite | Kyllä |
| Allekirjoittaja | Merkitse, että tämä henkilö allekirjoittaa sopimuksen | Vähintään yksi |
Vaihe 4: Valitse allekirjoitukseen sisällytettävät liitteet
- Näet kaikki sopimukseen lisätyt dokumentit
- Valitse Valitse-sarakkeen ruudut dokumenteille, jotka haluat allekirjoitukseen sisällyttää
- Vähintään yksi dokumentti on pakollinen
Vaihe 5: Käynnistä prosessi
- Tarkista kaikki tiedot
- Klikkaa Allekirjoita
- Prosessi käynnistyy — sähköpostit lähtevät allekirjoittajille
Prosessin seuranta Leasessa
Kun prosessi on käynnistetty, voit seurata sen tilaa sopimuksessa:
| Status | Kuvaus |
|---|
| Käynnissä | Odotamme allekirjoittajien vastauksia |
| Sähköisesti allekirjoitettu | Kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet — prosessi valmis |
| Peruutettu | Prosessi on peruttu (voit käynnistää uuden tarvittaessa) |
Allekirjoittajan näkökulma
Vaihe 1: Vastaanota sähköpostiilmoitus
Allekirjoittaja saa sähköpostiviestin SignSpacesta linkkeineen sopimukseen.
Vaihe 2: Tunnistaudu ja allekirjoita
- Klikkaa sähköpostissa olevaa linkkiä
- Valitse tunnistautumistapa:
- Vahva: Tunnistaudu pankkitunnuksillasi
- Kevyt: Syötä sähköpostiin saatu koodi
- Tarkista sopimuksen dokumentit
- Vahvista allekirjoitus
- Prosessi on valmis — allekirjoittaja saa vahvistuksen ja kopion
Mitä tapahtuu prosessin jälkeen?
- Dokumentit päivittyvät — Allekirjoitukseen sisällytetyt dokumentit korvataan allekirjoitetuilla versioilla, jotka sisältävät luotettavuustodistuksen
- Sopimus hyväksytään — Sopimus merkitään hyväksytyksi Leasessa, kuten se olisi ollut manuaalisesti allekirjoitettu
- Kaikilla on kopiot — Jokainen osapuoli voi ladata allekirjoitetut dokumentit
Usein kysytyt kysymykset
Entä jos allekirjoittaja ei saa sähköpostia?
- Odota muutama minuutti
- Tarkista roskapostikansio
- Prosessi voidaan peruuttaa ja käynnistää uudelleen
Entä jos tiedot ovat väärin täytetyt?
- Peruuta prosessi
- Korjaa tiedot sopimuksella
- Käynnistä allekirjoitus uudelleen
Voiko prosessia keskeyttää?
- Kyllä, voit peruuttaa prosessin
- Allekirjoittajat näkevät peruutuksen ja voit käynnistää uuden prosessin
Mitä jos henkilötunnus tai Y-tunnus on väärä?
- Järjestelmä validoi tiedot ja näyttää virheen
- Korjaa tieto ja yritä uudelleen