Vuokra-alue on Optimazen vuokrauksenhallinnan käsite. Vuokra-alue voidaan liittää Space-pohjakuvaselaimen avulla tiloihin, jolloin tilojen pinta-ala tuodaan vuokrasopimukselle.

Näkymän avaaminen

Avaa Vuokrakohteet → Vuokra-alueet. Näkymä näyttää kaikki vuokra-alueet, tai suodattimilla valitut.

Listan sarakkeet

Oletuksena lista näyttää seuraavat sarakkeet:

• Vuokraustilanne — onko vuokra-alue vapaa, ei-vuokrattavissa, omassa käytössä vai vuokrattu.
• Nimi — vuokra-alueelle annettu nimi. Nimeä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan yksittäistä vuokra-aluetta tarkemmin.
• Kohde — rakennus, jossa alue sijaitsee.
• Tilatyyppi — millainen tila on kyseessä, esimerkiksi toimisto. Tilatyyppejä ylläpidetään Hallinta-osiossa.
• Määrä — vuokra-alueelle syötetty määrä ja yksikkö. Sarake näyttää myös pohjakuvaselaimella määritellyn tilalinkin pinta-alan, mikäli vuokra-alue on liitetty tiloihin.
• Tavoitevuokra — vuokra-alueelle valinnaisesti asetettu tavoitevuokra, jota käytetään sopimuksen oletusvuokrana, kun vuokra-alueelle luodaan sopimus.
• Sopimukset — kohteeseen liitetyt vuokrasopimukset.

Hakukentän vieressä oleva rataspainike avaa sarakkeiden valintapaneelin, josta listalle voi ottaa näkyviin myös seuraavat sarakkeet:

• Vuokra-aluetyyppi — laaja luokitus, esimerkiksi Commercial, Residential tai Storage.
• Talotyyppi — sen rakennuksen talotyyppi, jossa vuokra-alue sijaitsee, esimerkiksi Office building tai Shopping center.
• Vuokra-alueen ominaisuudet — vuokra-alueelle valitut ominaisuudet, esimerkiksi Air conditioning tai Elevator access.
• Asumistyypit — vuokra-alueelle valitut asumistyypit, esimerkiksi Studio; koskee asuinvuokra-alueita.
• Käyttötarkoitus — onko vuokra-alue ulos- vai sisäänvuokrauksessa.
• Vuokrattavuus — vuokra-alueelle asetettu vuokrattavuus: vuokrattavissa, ei-vuokrattavissa vai omassa käytössä. Tämä on yllä olevan lasketun Vuokraustilanne-sarakkeen taustalla oleva asetus.
• Omistaja — kiinteistön laillinen omistaja, joka voi olla eri taho kuin sopimuksilla nimetty vuokranantajaosapuoli.

Huom! Mitkä sarakkeet ovat oletuksena näkyvissä ja mitä lisäsarakkeita on saatavilla, voi vaihdella organisaatiokohtaisesti. Lisäsarakkeita voi tilata Optimazen service desk -tiimiltä.

Järjestäminen, suodattaminen ja Excel-vienti

Vuokra-alueet voi järjestää sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakeotsikkoa. Suodatukset-painike avaa suodatuspaneelin, jossa voi yhdistää yhden tai useamman seuraavista suodattimista:

• Vuokraustilanne — näyttää vain valitun tilanteen (vapaa, ei-vuokrattavissa, omassa käytössä tai vuokrattu) mukaiset vuokra-alueet. Käytä tätä esimerkiksi etsiäksesi vain tällä hetkellä vapaat alueet.
• Käyttötarkoitus — näyttää vain ulos- tai vain sisäänvuokrauksessa olevat vuokra-alueet. Hyödyllinen, kun halutaan erottaa vuokralaisille ulosvuokratut alueet omaan käyttöön sisäänvuokratuista.
• Nimi — näyttää valitulla nimellä olevan vuokra-alueen. Hyödyllinen, kun etsittävä vuokra-alue on jo tiedossa.
• Kohde — näyttää vain valitussa rakennuksessa sijaitsevat vuokra-alueet. Hyödyllinen, kun tarkastellaan kaikkea tiettyyn kiinteistöön kuuluvaa.
• Kustannuspaikka — näyttää vain valittuun kustannuspaikkaan liitetyt vuokra-alueet. Hyödyllinen tiettyyn kustannuspaikkaan rajattuun talousraportointiin.
• Vuokra-aluetyyppi — näyttää vain valitun vuokra-aluetyypin mukaiset vuokra-alueet, esimerkiksi vain Commercial-alueet.
• Tilatyyppi — näyttää vain valitun tilatyypin mukaiset vuokra-alueet, esimerkiksi vain toimistotilat. Yhdistä Vuokraustilanne-suodattimeen etsiäksesi tietyntyyppistä vapaata tilaa.

Näytä päättyneet -valintaruutu ottaa mukaan myös ne vuokra-alueet, joiden vuokra-aika on jo päättynyt; nämä on oletuksena piilotettu. Yksittäisen suodattimen poistaa klikkaamalla sitä, ja kaikki suodattimet kerralla tyhjennä kaikki -valinnalla.

Listanäkymän voi ladata myös Exceliin latauspainikkeesta, valitun järjestyksen ja suodattimien mukaisesti.

Esimerkki: vapaan toimistotilan etsiminen uudelle vuokralaiselle

Etsittäessä tilaa tarjottavaksi toimistotilaa hakevalle vuokralaisehdokkaalle: avaa Suodatukset, aseta Vuokraustilanne arvoon vapaa ja Tilatyyppi arvoon Office, ja käytä suodattimia. Järjestä suodatettu lista Tavoitevuokra-sarakkeen mukaan pyyntihintojen vertailemiseksi, ja avaa ehdokasvuokra-alueen nimi tarkistaaksesi sen Ominaisuustiedot ja Vuokra-alueen ominaisuudet (esimerkiksi onko siellä Air conditioning tai Parking included) ennen ehdottamista. Kun vuokralainen on valittu, liitä vuokra-alue uuteen tai olemassa olevaan sopimukseen (katso Vuokrakohteen liittäminen sopimukselle) — sen vuokraustilanne päivittyy automaattisesti eikä se enää näy vapaa-suodatetussa haussa.

Uuden vuokra-alueen luominen

Vuokra-alue luodaan Toiminnot → Uusi vuokra-alue kautta.

Uusi vuokra-alue -näkymä avautuu:

Vuokra-alueelle syötetään perus- ja ominaisuustiedot:

• Kohde-kenttään syötetään rakennus, johon vuokra-alue luodaan. Ohjelma löytää rakennuksen vapaalla tekstihaulla.
• Vuokrattavuus-kohdasta valitaan, onko vuokra-alue vuokrattavissa, ei-vuokrattavissa vai omassa käytössä.
• Lisää verollisuustieto avaa arvonlisäverotiedot: kohteen arvonlisäverovelvollisuuden ja sen voimaantulopäivän.
• Ominaisuustiedot (vuokra-aluetyyppi, talotyyppi, tilatyyppi, vuokra-alueen ominaisuudet, asumistyypit — esimerkiksi Commercial, Office building, Office, Air conditioning tai Studio) käytetään vuokra-alueiden suodattamiseen ja valinnaisina listan sarakkeina. Alasvetovalikoiden vaihtoehtoja lisätään Hallinta-osiossa.

Kun tiedot on täytetty, klikkaa Tallenna. Luotu vuokra-alue ilmestyy tämän jälkeen näytölle sekä vuokra-alueiden listalle.

Vuokra-alueiden päättäminen

Toiminto vaatii Lease main user -käyttöoikeuden. Jos Toiminnot-valikossa ei näy Lopeta kohteet -vaihtoehtoa, pyydä käyttöoikeutta Optimazen tukipalvelusta.

Yksi tai useampi vuokra-alue päätetään Toiminnot → Lopeta kohteet kautta, koko listalta tai haulla/suodattimilla rajatulta osajoukolta. Valitse päätettävän vuokra-alueen valintaruutu; Hae päätettäviä kohteita rajaa näkyviä rivejä, ja otsikkorivin valintaruutu valitsee kaikki tällä hetkellä listatut.

Täytä:

• Päättyminen — vuokra-ajan päättymispäivä; oletuksena tämä päivä.
• Päättämissyy — esimerkiksi Myyty.
• Vuokrattavuus — millaiseksi päätetyn alueen vuokrattavuus muuttuu tämän jälkeen: vuokrattavissa, ei-vuokrattavissa, omassa käytössä tai ei muutoksia. Oletuksena Ei-vuokrattavissa.
• Päättämisen peruste — vapaamuotoinen huomautus siitä, miksi alue päätetään.
• Päätetäänkö vuokratuotteisiin liitetyt sopimukset — päätetäänkö valittuihin alueisiin edelleen liitetyt vuokrasopimukset samalla. Oletuksena Ei.

Klikkaa Päätä valitut toteuttaaksesi.

Huom! Vuokra-alueen voi valita ja päättää tässä, vaikka se olisi yhä liitetty yhteen tai useampaan voimassa olevaan sopimukseen — työkalu ei estä sitä. Jos sopimuskysymys jätetään oletusarvoon “Ei”, päättyy vain vuokra-alue itse; sen sopimukset jäävät ennalleen, jolloin voimassa oleva sopimus voi jäädä osoittamaan vuokra-alueeseen, jonka oma vuokra-aika on jo päättynyt. Vastaa “Kyllä”, jos liitetyt sopimukset halutaan päättää samassa toiminnossa.

Huom! Jos vuokra-alue on liitetty tiloihin Space-pohjakuvaselaimen avulla, tämä tilalinkki päätetään automaattisesti samaan Päättyminen-päivään osana samaa toimintoa — tilapuolella ei tarvita erillistä toimenpidettä.