Sagsflow er den mekanisme i EG Sundhed, der styrer, hvem der skal handle hvornår i behandlingen af en sag — fra kommunen opretter og sender den, til regionen besvarer den og sender den tilbage til kommunen til videre behandling.

Strukturen

Et flow er opbygget i tre lag: Flow → Flowstep → Flowfase

Et sagsflow har et navn og en beskrivelse og er tilknyttet regionen. Hvert flow er knyttet til en eller flere undersagstyper — det er dermed undersagstypen, der afgør, hvilket flow en sag kører igennem.

En fase er det mest granulære lag — den konkrete aktør, der skal udføre en handling på et givent trin.

Hver fase har:

• Navn — beskriver handlingen, fx "Sagsbehandler sender sag" eller "Sundhedskoordinator besvarer"
• Rolletype — hvilken rolle, der er ansvarlig for at udføre handlingen (se nedenfor)

Status på den enkelte sag

Systemet anvender også faserne og rolletyperne til at definere sagens aktuelle status i flowet.
Systemet ved altså præcist, på hvilket trin og i hvilken fase en sag befinder sig — og dermed hvem, der aktuelt har ansvar for handling (A).

Sagshandlinger knyttet til en fase

En handling er det, der knyttes til en konkret fase i flowet.
Den definerer præcist, hvad der kan eller ikke kan ske i den pågældende fase.

Der er tre typer handlinger:

1) Send videre til en rolle
Definerer, hvem der kan sendes til fra den givne fase, og med hvilke forudsætninger.

For hver afsendelsesmulighed angives:

Rolletype:

• Sagsbehandler (i kommunen)
• Sundhedskoordinator (i regionen)
• Indstilling (tidligere 'Rehabiliteringsteam' i kommunen)
• Klinisk Funktion (i regionen)

OBS: Hvis den enkelte kommune har Dagsordenssekretariat aktiveret, vil denne rolletype automatisk indgå efter første fase, hvis der skal bookes en sag på et møde.

2) Forudsætninger
Hvad der skal være opfyldt, før sagen kan sendes videre:

3) Deaktivering af handlinger

Bestemmer hvilke felter eller handlinger, der er skjult eller deaktiveret, mens sagen er i den specifikke fase.
Også disse er bestemt af den enkelte rolletype. Handlingerne er navngivet som røde. Eksempler herpå kan være:

Sammenfatning

En flowfase består altså af en kombination af:

• Hvem sagen kan sendes til (og om der kræves møde, svar, LÆ-blanket mv.)
• Hvilke faner/mekanismer der er synlige/aktive for den pågældende fase og rolle

Det er denne mekanisme, der giver EG Sundhed mulighed for at have radikalt forskellige brugergrænseflader på tværs region, kommune og undersagstype, selvom alle sager de kører igennem det samme system.

Tilpasning af fasenavne

Som administrator kan du redigere navnene på de flowfaser, der tilhører din egen organisation (kommune eller region). Ændringerne slår igennem i sagsvisningen for alle brugere — i både kommune og region — der har adgang til den pågældende sag.

Trin 1: Åbn Systemkonfiguration

• Klik på genvejsmenuen øverst i EG Sundhed, og klik derefter på .
• Vælg afsnittet for sagsflow under Reformsager i menuen til venstre.

Trin 2: Find det relevante flow

Find det flow, hvis fasenavne du vil tilpasse. Flows er organiseret efter hhv. navn og undersagstype.

Klik på huset til venstre for navnet på det givne flow for at se og redigere navn på dets faser.

Trin 3: Rediger fasenavnet

Du navigeres nu til ny side, hvor du ser overblik over det fulde sagsflow samt hvilke undersagstyper, flowet er tilknyttet.

For at redigere fasenavn, skal du klikke på 'Rediger'

Klik i øverste tekstfelt i den fase, du vil omdøbe, og skriv det ønskede fasenavn.
Der er ingen begrænsning på tegntyper, men feltet må ikke være tomt eller bestå udelukkende af mellemrum.

Trin 4: Gem ændringen

Klik på 'Save' (Gem).

Det nye navn slår igennem på sagens faneblade i nye sager, der anvender det pågældende flow.
De nye navne vises på sagernes faneblade i stedet for rolletypen.

Spørgsmål og svar

• Kan jeg vælge et fasenavn, der er forskelligt fra den anden parts navngivning?
  Ja – som administrator kan du redigere navnene i din egen organisations del af flowet (kommune eller region) uafhængigt af, hvad modparten har valgt at kalde sine faser. Ændringen gælder kun for sager i din egen organisation.
  
  
• Kan der være flere faser med samme rollenavn?
  Et flow kan indeholde flere faser, der er tilknyttet den samme rolletype (fx to faser begge tilknyttet sagsbehandler). I det tilfælde gælder følgende regel:
  • Den første fase med en given rolletype kan redigeres frit.
  • Øvrige faser med samme rolletype arver automatisk det navn, der er sat på den første fase med den pågældende rolletype.
    
    
• Hvad sker der, hvis jeg sletter alle tegn i navnefeltet?
  Systemet vil ikke tillade, at fasenavnet gemmes tomt. Du vil blive bedt om at udfylde feltet med mindst ét synligt tegn.
  
  
• Kan jeg oprette et nyt flow selv?
  Nej. Oprettelse af nye flows er foreløbigt forbeholdt EG-administratorer.
  Kontakt EG, hvis der er behov for et nyt flow tilpasset en særlig undersagstype.
  
  

• Påvirker ændringen af et fasenavn de handlinger, der er tilgængelige i fasen?
  Nej. Et fasenavn er udelukkende et visningsnavn.
  Det ændrer ikke på, hvilke handlinger der er tilgængelige, hvilken rolle der er ansvarlig, eller hvordan sagen bevæger sig videre i flowet.
  
  

• Hvad vises på sagens faneblade, hvis jeg ikke har redigeret fasenavnet?
  Hvis fasenavnet ikke er redigeret af region- eller kommuneadministrator, vises det navn, der automatisk blev opsat ved konfigurationen af flowet.
  Dette navn er typisk identisk med rollebetegnelsen i systemet (fx "Rehabiliteringsteam" eller "Klinisk Funktion").

Kontakt og support

OBS: Det er foreløbigt udelukkende fasenavnet der kan ændres af administratorer i regioner og kommuner.
Alle øvrige ændringer i flowet (rolleansvar, obligatoriske handlinger, afsendelsesmuligheder osv.) samt oprettelse af ny flows er fortsat forbeholdt EG's systemadministratorer.

Har du spørgsmål til opsætning af fasenavne eller sagsflow generelt, er du velkommen til at kontakte produktteamet bag EG Sundhed eller vores support:

• E-mail: egsundhed@eg.dk
• Support på EG Sundhed