En sag i EG Sundhed bevæger sig gennem flere parter, fra den oprettes i kommunen, til den behandles hos regionen og afsluttes. Regionen kan også tilbagevise sagen, hvorefter den vender tilbage til kommunen.
Denne vejledning gennemgår sagens handlinger i kronologisk rækkefølge og markerer undervejs, hvilken rolle der udfører hvad.


Følg disse trin for at oprette en ny sag:

  1. Klik på + Opret sag i menulinjen.



  2. I rullemenuen skal du vælge, hvilken type reform du ønsker at oprette sagen ud fra. Et popup-vindue åbner:



  3. Indtast CPR-nummeret på den borger, sagen skal oprettes på, og klik på Hent data. Alle borgerens oplysninger bliver automatisk sat ind. Alternativt kan du indtaste oplysningerne manuelt.

  4. Ved CPR-opslag udfyldes feltet Læge automatisk med borgerens læge. Du kan vælge en anden læge ved at søge på navn, eller vælge Egen tilknyttet læge. Det er obligatorisk at vælge læge, uanset sagstype.

  5. I feltet Borger anvender tolk vælger du Ja eller Nej. Svaret kan altid ændres senere under Udvidet sagsinformation.

  6. Vælg Sagstype (den ydelse, borgeren aktuelt modtager/kommer fra) og Undersagstype (den ydelse/service, du bestiller hos regionen).

  7. Feltet Afdeling udfyldes automatisk, hvis sagsbehandleren kun er tilknyttet én afdeling. Ellers skal afdelingen vælges manuelt.

  8. Klik på Opret sag nederst i popup-vinduet for at afslutte oprettelsen. Du kommer nu til sagens side:



Herfra har du to faner:

  • Sagsinformation (borgerens navn og CPR-nummer, kommune, afdeling, sagsbehandler og sagens status) og
  • Udvidet sagsinformation (redigering af borger- og sagsoplysninger samt tolk/dialekt).


Midt på sagens side har du desuden en proceslinje, der viser, hvor sagen er flowet.


Før sagen sendes videre, skal sagsbehandleren vedhæfte dokumentation og udfylde nødvendige oplysninger.

Vedhæft dokumenter på sagen

  1. Klik på Upload nederst på sagens side:



  2. Du har tre muligheder for at tilføje dokumenter:
    1. på fanen Indhent forberedende del kan du hente dokumenter fra Jobnet (STAR) via DFDG-integrationen (Det Fælles Datagrundlag), fx Min situation og Jobnet CV
    2. på fanen Tidligere sager fra EG Sundhed kan du genbruge dokumentation, der allerede findes i systemet; og
    3. på fanen Upload manuelt kan du uploade dokumenter fra din pc.
  3. Når et dokument er uploadet, kan du omdøbe det.
    I feltet Dokumenttype (obligatorisk) vælger du dokumentets type(r), og i feltet Oprindelsesdato skal du angive, hvornår dokumentet er oprettet.

  4. Klik på Upload for at afslutte tilføjelsen af dokumenter til sagen.



Sæt sagen til Afventer møde

Funktionen Afventer møde giver mulighed for midlertidigt at parkere en sag, du endnu ikke er klar til at sende videre — fx fordi du afventer yderligere dokumentation eller borgerens underskrift.
Knappen er kun synlig og klikbar, så længe sagens status er Sag under oprettelse. Det gælder også sager, som regionen har tilbagevist.

  1. Søg sagen frem, og kontrollér at status viser Sag under oprettelse.

  2. Klik på knappen Afventer møde øverst over proceslinjen. Sagen fremgår herefter som parkeret i din sagsliste, indtil du selv genoptager den via søgefeltet.



Rediger borger- og sagsoplysninger

  1. Søg sagen frem på CPR-nummeret i søgefeltet "Søg efter sager", og klik på fanen Udvidet sagsinformation.
    Hvilke felter der kan redigeres, afhænger af sagens status — så længe sagen er under oprettelse, kan flere oplysninger ændres end, når sagen er i gang med at blive behandlet.

  2. Klik på Rediger borgeroplysninger for at redigere borgerens personlige oplysninger:



  3. Klik på Rediger sagsoplysninger for at redigere oplysninger om selve sagen.
    Er sagen allerede sendt videre til anden part, kan du her kun ændre sagsbehandler og afdeling:



  4. Klik på Opdater for at gemme ændringerne.



Slet sagen

  1. Søg sagen frem på CPR-nummeret.

  2. Klik på Slet sag:



  3. Klik på Slet sag for at bekræfte.


Når sagen er klar, sendes den videre fra sagens proceslinje:

  1. Gå til sagen, du skal sende videre. Du kan tilgå den via dit statusoverblik, som du finder via genvejen øverst i EG Sundhed.

  2. Klik på knappen Send over proceslinjen. Et popup-vindue åbner:



  3. I feltet Vælg ansvarlig vælger du, hvem sagen skal sendes til. Klik dernæst på Send.


Følg disse trin, hvis sagen sendes til sundhedskoordinator med booking af møde:

  1. Der vises en bookingkalender. I feltet Vælg afdeling vælger du den ønskede afdeling.

  2. Find en ledig dag og tidspunkt i kalenderen, og klik på det.

  3. Klik på taleboblen over tidspunktet for at bekræfte bookingen. Sagens status ændres nu til Igangværende sundhedskoordinator.

Sundhedskoordinatorens videre behandling af sagen er beskrevet i afsnittet Regionen behandler sagen nedenfor.




Når regionen modtager en sag fra kommunen, gennemgås Sagshandlinger og Besvarelse på sagen.

Har jeres sagsflow visitation aktiviteret for sundhedskoordinator, skal du først udfylde visitationsfelterne som beskrevet under Visitation nedenfor.

  1. Tilgå sagen via Statusoverblik, Sagsliste, eller ved at søge på borgerens navn/CPR-nummer.

  2. Vælg sundhedskoordinator via rullemenuen ud for Sundhedskoordinator:



  3. Vælg 2. deltager via den tilhørende rullemenu.

  4. Klik på fanen Besvarelse på sagen, og skriv din besvarelse i tekstfeltet. Har din organisation oprettet standardtekster, kan disse tilføjes ved at klikke på Tilføj standardtekst i tekstboksens højre hjørne. Der åbner et popup-vindue, hvor du kan vælge den standardtekst, der passer til besvarelsen:



  5. Er det relevant, kan en diagnosekode desuden tilføjes i feltet Diagnosekode under tekstboksen:



  6. Klik på Gem svar, når besvarelsen er færdig.

  7. Sæt status på sagen til Besvaret via rullemenuen ud for Status på sagen. Har jeres sagsflow visitation, vises feltet først, når visitationsstatus er Godkendt.

  8. Klik på Send i boksen under Sagsinformation, og bekræft i boblen, hvilken part sagen sendes videre til:

Dokumenthåndteringen for sundhedskoordinatoren er identisk med klinisk funktions og er beskrevet i afsnittet Dokumenthåndtering hos klinisk funktion og sundhedskoordinator nedenfor.


Visitation er kun tilgængelig, hvis den er tilføjet til jeres sagsflow. Kan du ikke se felterne Visitation status og Visitator, er funktionen ikke aktiveret hos jer. Kontakt EG Sundhed support, hvis I ønsker den.

Hvis jeres sagsflow har visitation, skal sagen visiteres, før sundhedskoordinator og 2. deltager kan vælges.

  1. Klik på fanen Sagshandlinger.

  2. Vælg Visitation status i rullemenuen: Til visitation, Godkendt eller Tilbagevist.

  3. Vælg Visitator i rullemenuen. Her kan du vælge brugere, der har rettighed til at besvare sager som sundhedskoordinator.

  4. Sundhedskoordinator og 2. deltager er låst, indtil både visitationsstatus og visitator er valgt. Når begge er valgt, kan du vælge dem. Den valgte visitator kan ikke samtidig vælges som sundhedskoordinator eller 2. deltager, og sundhedskoordinatoren kan ikke også vælges som 2. deltager.

  5. Feltet Status på sagen vises først, når visitationsstatus er Godkendt. Vælger du igen Til visitation eller Tilbagevist, skjules feltet, og en tidligere valgt status nulstilles.

  6. Fjerner du visitator, ryddes sundhedskoordinator og 2. deltager, og felterne låses igen.


Hvem kan hvad

Kun brugere med rettighed til at besvare sager som sundhedskoordinator kan redigere visitationsfelterne. Andre ser dem skrivebeskyttet. En bruger, der kun er valgt som visitator, kan finde og åbne sagen og redigere visitationsfelterne, men ikke ændre sundhedskoordinator og 2. deltager.


Notifikationer

Visitatoren får en notifikation, når vedkommende tildeles sagen. Der sendes desuden en notifikation, når svarfristen er overskredet.


Regionen kan tilbagevise en sag til kommunen, hvis sagen ikke er tilstrækkeligt oplyst, eller hvis der er behov for en anden undersagstype eller mødeform end den, kommunen har anmodet om.

  1. Åbn sagen, og klik på fanen Sagshandlinger.

  2. Vælg Tilbagevist. Har jeres sagsflow visitation, vælger du det i feltet Visitation status. Ellers vælger du det i feltet Status på sagen.

  3. Skriv årsagen i feltet for begrundelse, der nu vises. Begrundelsen fremgår af sagens log, så kommunen kan se, hvad der mangler.

  4. Klik på Send, og vælg Sagsbehandler. Det er den eneste mulighed.

  5. Du kommer tilbage til sagslisten og har ikke længere adgang til sagen.

Du kan tilbagevise en sag, selv om der endnu ikke er valgt en sundhedskoordinator.


Det sker, når du tilbageviser

  • Kommunens sagsbehandler får en notifikation om, at sagen er tilbagevist.
  • Sagens status skifter til Sag under oprettelse, og sagen forlader regionens kø.
  • Sundhedskoordinator, 2. deltager, visitator og afdeling fjernes fra sagen.
  • Tilbagevisningen og begrundelsen står i sagens log.


Når klinisk funktion modtager en sag fra kommunen, gennemgås trinene Sagshandlinger, LÆ271, Undersøgelser og LÆ275 i nævnte rækkefølge, inden sagen besvares og sendes tilbage.


Sagshandlinger

  1. Tilgå sagen, og klik på Tilføj klinikere under fanen Sagshandlinger. Vælg klinikere i rullemenuen, og klik Gem.

  2. Vælg visitator via rullemenuen ud for Visitator.

  3. Vælg visitationsstatus: Godkendt, Ikke valgt, Tilbagevist eller Til visitation.

  4. Når status sættes til Godkendt, vises en ny rullemenu: Besvarelse på sagen.

For at kunne tilgå LÆ271, Undersøgelser og LÆ275 skal visitationsstatus stå som Godkendt.


LÆ271

Under fanen LÆ271 kan klinisk funktion tilgå og læse det LÆ271-dokument, kommunen har oprettet. Dokumentet kan ikke redigeres af regionen, kun læses.


Undersøgelser

  1. Klik på fanen Undersøgelser, og klik dernæst på Ny undersøgelse i højre hjørne.

  2. Udfyld undersøgelsestype, mødetidspunkt, adresse, hvem der foretager undersøgelsen, og undersøgelsesstatus.

  3. Klik på Gem svar.


Udfyld LÆ275

LÆ275 udfyldes af klinisk funktion efter henvisning til undersøgelse og mødet med borgeren.

  1. Klik på fanen LÆ275, og udfyld boksene med de relevante oplysninger. Brug -ikonet til at udvide/skjule alle emner på én gang, eller det tilsvarende ikon ud for hvert emne til at åbne/lukke enkeltvis.

  2. Klik på Gem svar.


Dokumenter

Klinisk funktion kan løbende tilføje, downloade, samle i dokumentpakker og redigere dokumenter på sagen. Fremgangsmåden er identisk med sundhedskoordinatorens og er beskrevet i afsnittet Dokumenthåndtering hos klinisk funktion og sundhedskoordinator nedenfor.


Besvar og send sagen

Når Sagshandlinger, Undersøgelser og LÆ275 er udfyldt, kan sagen besvares og sendes til kommunen.

  1. Under fanen Sagshandlinger klikker du på rullemenuen ud for Besvarelse på sagen, hvor du har følgende muligheder:

    • Afsluttet udenom EG Sundhed

    • Besvaret

    • Ikke valgt

    • Tilbagevist



  2. Vælg den relevante besvarelse. Herefter vises en boks i midten af sagen.

  3. Klik på Send, og bekræft i popup-beskeden, at sagen skal sendes til sagsbehandleren:

Er besvarelsen Tilbagevist, får sagen status Sag under oprettelse hos kommunen. Se Tilbagevis sagen ovenfor.


Send dokumenter til praktiserende læge

Sagen skal først være sendt til sagsbehandleren, før dokumenter kan sendes til praktiserende læge.

  1. Find boksen Send til praktiserende læge under sagsinformationerne, og klik på den.

  2. Vælg de dokumenter, der skal sendes.

  3. Klik på Send.

Klinisk funktion og sundhedskoordinator har adgang til samme dokumenthåndtering på sagen med undtagelse af DFDG-integrationen.


Tilføj dokumenter

  1. Klik på Upload nederst på sagens side. Et popup-vindue åbner.

  2. På fanen Upload manuelt kan du enten trække/flytte filen fra din stifinder til popup-vinduet, eller klikke på Vedhæft filer, hvor din stifinder-app åbner.

  3. Når et dokument er uploadet, kan du omdøbe det, hvis du ønsker et andet navn.

  4. I feltet Dokumenttype (obligatorisk) vælger du én eller flere dokumenttyper til filen. I feltet Oprindelsesdato kan du angive dokumentets oprindelsesdato.

  5. Klik på Upload. Dokumenterne bliver herefter tilgængelige og redigerbare nederst på sagens side:


Download et enkelt dokument

Du kan downloade dokumenter, du selv har uploadet, og dokumenter uploadet af sagsbehandleren.

  1. Gå til sagen, og scroll ned til dokumenterne. Klik på det dokument, du ønsker at downloade. Klik på Ja i popup-vinduet, der åbner, for at downloade det:



  2. For at downloade et dokument, sagsbehandleren har uploadet, skal du klikke på fanen Sagsbehandler for at se sagsbehandlerens uploadede dokumenter, og derefter klikke på det ønskede dokument og bekræfte med Ja.


Generer dokumentpakke

Ønsker du at downloade flere dokumenter på én gang — både egne og sagsbehandlerens — kan du generere en dokumentpakke.

  1. Klik på Generer dokumentpakke nederst på sagens side. Et popup-vindue åbner:



  2. Vælg de ønskede dokumenter med flueben.

  3. Klik på Hent dokumenter, og vælg mellem Hent mappe (dokumenterne downloades som en ZIP-fil) eller Hent én fil (dokumenterne flettes sammen til ét dokument):



  4. Bekræft med Ja.


Rediger et dokument

Når du har uploadet et dokument, kan du redigere det.

  1. Find den relevante sag, og scroll ned til dokumenterne.

  2. Klik på redigeringsikonet ud for det dokument, du ønsker at redigere. Et popup-vindue åbner:



  3. Du kan redigere dokumentets navn, dokumenttype, oprindelsesdato og tilføje kommentarer, samt slette dokumentet via ikonet i popup-vinduets højre hjørne.

  4. Klik på Gem.


Når regionen tilbageviser en sag, modtager du som sagsbehandler en notifikation. Sagen har igen status Sag under oprettelse og ligger hos dig til supplering eller rettelse.

  1. Åbn sagen via notifikationen, Statusoverblikket eller ved at søge på borgerens navn eller CPR-nummer.

  2. Læs regionens begrundelse i sagens log.

  3. Ret eller supplér sagen. Mens sagen har status Sag under oprettelse, kan du redigere borger- og sagsoplysninger og vedhæfte dokumenter som beskrevet under Forberedelse af sagen.

  4. Klik på Send, og vælg ansvarlig, når sagen er klar til at gå til regionen igen.

Regionen skal tildele sundhedskoordinator, 2. deltager og eventuelt visitator på ny. Sagen vises hos regionen som Mangler sundhedskoordinator.


Når sagen er blevet besvaret af regionen, kan der være forskellige handlemuligheder fra kommunens side.

Indstilling eller afslutning af sag

Indstillingen er en skabelon af STAR's indstilling, som EG holder opdateret.

  1. Gå til den relevante sag via Dagsorden, Statusoverblikket, eller ved at søge på borgerens navn eller CPR-nummer i menulinjen.

  2. Gå til fanen Indstilling, og vælg status:

    • Besvaret — åbner indstillingsmenuen samt Afslut-knappen.

    • Udsat — sagen kan sendes tilbage til sagsbehandler/dagsordenssekretariat, der booker et nyt møde, eller der kan bookes et nyt møde via feltet mødetidspunkt under fanen Sagshandling.

    • Borger udeblevet — vælges, hvis borgeren ikke er mødt op. Samme muligheder for at booke nyt møde som ved Udsat.

    • Afsluttet udenom — bruges fx hvis borgeren flytter kommune, eller borgerens tilstand ændrer sig. Kræver en begrundelse under fanen Intern note.

  3. Vælg status Besvaret for at oprette selve indstillingen.
    Vælg først den ydelse, som borgeren indstilles til.

  4. Felterne i indstillingen bliver nu tilgængelige:



  5. Klik på Udvid/skjul alle for at folde felterne ud. Ingen felter er påkrævet — udfyld kun dem, der er relevante for den enkelte sag.
    Her kan administrator/superbruger have oprettet standardtekster, som kan indsættes via knappen Standardtekst over feltet:



  6. I felter med aktiviteter kan du tilføje flere ved at klikke på Opret ny aktivitet.

  7. Klik på Send øverst på siden og dernæst Sagsbehandler for at sende sagen tilbage til sagsbehandleren, som afslutter den — eller klik på Afslut sag for selv at afslutte den:



  8. Bekræft ved at klikke Afslut sag.


Når sagen er besvaret af regionen, kan den afsluttes hos kommunen. Hvilken handling der er relevant, afhænger af sagens status.


Afslut sag

  1. Er sagen besvaret af anden part, skal du afslutte sagen for at arkivere den:



  2. Klik på Afslut sag. Et popup-vindue åbner:



  3. Klik på Afslut sag for at bekræfte og arkivere sagen.