En sag i EG Sundhed bevæger sig gennem flere parter, fra den oprettes i kommunen, til den er færdigbehandlet og vender tilbage. Denne vejledning gennemgår sagens handlinger i kronologisk rækkefølge og markerer undervejs, hvilken rolle der udfører hvad. Sagsbehandleren i kommunen opretter og forbereder sagen, hvorefter den sendes videre til enten sundhedskoordinator, klinisk funktion, dagsordensekretariatet (til et rehabiliteringsteammøde) eller tilbage til sagsbehandleren selv. Når regionens del af sagen er færdig, vender den tilbage til kommunen, hvor den afsluttes. Fold afsnittene ud enkeltvis efter behov.


Følg disse trin for at oprette en ny sag:

  1. Klik på + Opret sag i menulinjen.



  2. I rullemenuen skal du vælge, hvilken type reform du ønsker at oprette sagen ud fra. Et popup-vindue åbner:



  3. Indtast CPR-nummeret på den borger, sagen skal oprettes på, og klik på Hent data. Alle borgerens oplysninger bliver automatisk sat ind. Alternativt kan du indtaste oplysningerne manuelt.

  4. Ved CPR-opslag udfyldes feltet Læge automatisk med borgerens læge. Du kan vælge en anden læge ved at søge på navn, eller vælge Egen tilknyttet læge. Det er obligatorisk at vælge læge, uanset sagstype.

  5. I feltet Borger anvender tolk vælger du Ja eller Nej. Svaret kan altid ændres senere under Udvidet sagsinformation.

  6. Vælg Sagstype (den ydelse, borgeren kommer fra) og Undersagstype (den ydelse, du bestiller hos regionen).

  7. Feltet Afdeling udfyldes automatisk, hvis sagsbehandleren kun er tilknyttet én afdeling. Ellers skal afdelingen vælges manuelt.

  8. Klik på Opret sag nederst i popup-vinduet for at afslutte oprettelsen. Du kommer nu til sagens side:



Herfra har du to faner: Sagsinformation (borgerens navn og CPR-nummer, kommune, afdeling, sagsbehandler og sagens status) og Udvidet sagsinformation (redigering af borger- og sagsoplysninger samt tolk/dialekt). Midt på sagens side har du desuden en proceslinje, der viser, hvor langt sagen er nået.


Før sagen sendes videre, kan sagsbehandleren redigere oplysninger, vedhæfte dokumentation, sætte sagen i bero eller — hvis den er oprettet ved en fejl — slette den igen.

Rediger borger- og sagsoplysninger

  1. Søg sagen frem på CPR-nummeret i søgefeltet "Søg efter sager", og klik på fanen Udvidet sagsinformation. Hvilke felter der kan redigeres, afhænger af sagens status — under oprettelse kan flere oplysninger ændres end når sagen er i gang med at blive behandlet.

  2. Klik på Rediger borgeroplysninger for at redigere borgerens personlige oplysninger:



  3. Klik på Rediger sagsoplysninger for at redigere oplysninger om selve sagen. Er sagen allerede sendt videre til anden part, kan du her kun ændre sagsbehandler og afdeling:



  4. Klik på Opdater for at gemme ændringerne.


Vedhæft dokumenter på sagen

  1. Klik på Upload nederst på sagens side:



  2. Du har tre muligheder for at tilføje dokumenter: på fanen Indhent forberedende del kan du hente dokumenter fra Jobnet (STAR) og DFDG-integrationen (Det Fælles Datagrundlag), fx Min situation, Jobnet CV og Rehabiliteringsdokument; på fanen Tidligere sager fra EG Sundhed kan du genbruge dokumentation, der allerede findes i systemet; og på fanen Upload manuelt kan du uploade dokumenter fra din pc.

  3. Når et dokument er uploadet, kan du omdøbe det. I feltet Dokumenttype (obligatorisk) vælger du dokumentets type, og i feltet Oprindelsesdato kan du angive, hvornår dokumentet er oprettet:



  4. Klik på Upload for at afslutte tilføjelsen af dokumenter til sagen.

Denne 3-fane-visning med adgang til Jobnet/DFDG anvendes af kommunen. Klinisk funktion og sundhedskoordinator har kun adgang til manuel upload — se afsnit 6, Dokumenthåndtering hos klinisk funktion og sundhedskoordinator, nedenfor.


Sæt sagen til Afventer møde

Funktionen Afventer møde giver mulighed for midlertidigt at parkere en sag, du endnu ikke er klar til at sende videre — fx fordi du afventer yderligere dokumentation eller borgerens underskrift. Knappen er kun synlig og klikbar, så længe sagens status er Sag under oprettelse.

  1. Søg sagen frem, og kontrollér at status viser Sag under oprettelse.

  2. Klik på knappen Afventer møde øverst over proceslinjen. Sagen fremgår herefter som parkeret i din sagsliste, indtil du selv genoptager den via søgefeltet.


Slet sagen

En sag kan kun slettes, så længe den er under oprettelse. Er sagen allerede sendt videre, skal den i stedet annulleres eller afsluttes — se afsnit 7, Sagen vender tilbage til kommunen og afsluttes.

  1. Søg sagen frem på CPR-nummeret.

  2. Klik på Slet sag:



  3. Klik på Slet sag for at bekræfte.


Når sagen er klar, sendes den videre fra sagens proceslinje:

  1. Gå til sagen, du skal sende videre. Du kan tilgå den via dit statusoverblik, som du finder via genvejen øverst i EG Sundhed.

  2. Klik på knappen Send over proceslinjen. Et popup-vindue åbner:



  3. I feltet Vælg ansvarlig vælger du, hvem sagen skal sendes til. Klik dernæst på Send.

Der er fire muligheder for, hvem sagen kan sendes til. Fold det relevante afsnit ud nedenfor for at se, hvad der sker herfra:


Følg disse trin, hvis sagen sendes til sundhedskoordinator med booking af møde:

  1. Der vises en bookingkalender. I feltet Vælg afdeling vælger du den ønskede afdeling.

  2. Find en ledig dag og tidspunkt i kalenderen, og klik på det.

  3. Klik på taleboblen over tidspunktet for at bekræfte bookingen. Sagens status ændres nu til Igangværende sundhedskoordinator.

Sundhedskoordinatorens videre behandling af sagen er beskrevet i afsnit 5, Sundhedskoordinatoren behandler sagen, nedenfor.


Når klinisk funktion modtager en sag fra kommunen, gennemgås trinene Sagshandlinger, LÆ271, Undersøgelser og LÆ275 i nævnte rækkefølge, inden sagen besvares og sendes tilbage.


Sagshandlinger

  1. Tilgå sagen, og klik på Tilføj klinikere under fanen Sagshandlinger. Vælg klinikere i rullemenuen, og klik Gem.

  2. Vælg visitator via rullemenuen ud for Visitator.

  3. Vælg visitationsstatus: Godkendt, Ikke valgt, Tilbagevist eller Til visitation.

  4. Når status sættes til Godkendt, vises en ny rullemenu: Besvarelse på sagen.

For at kunne tilgå LÆ271, Undersøgelser og LÆ275 skal visitationsstatus stå som Godkendt.


LÆ271

Under fanen LÆ271 kan klinisk funktion tilgå og læse det LÆ271-dokument, kommunen har oprettet. Dokumentet kan ikke redigeres af regionen, kun læses.


Undersøgelser

  1. Klik på fanen Undersøgelser, og klik dernæst på Ny undersøgelse i højre hjørne.

  2. Udfyld undersøgelsestype, mødetidspunkt, adresse, hvem der foretager undersøgelsen, og undersøgelsesstatus.

  3. Klik på Gem svar.


Udfyld LÆ275

LÆ275 udfyldes af klinisk funktion efter henvisning til undersøgelse og mødet med borgeren.

  1. Klik på fanen LÆ275, og udfyld boksene med de relevante oplysninger. Brug -ikonet til at udvide/skjule alle emner på én gang, eller det tilsvarende ikon ud for hvert emne til at åbne/lukke enkeltvis.

  2. Klik på Gem svar.


Dokumenter

Klinisk funktion kan løbende tilføje, downloade, samle i dokumentpakker og redigere dokumenter på sagen. Fremgangsmåden er identisk med sundhedskoordinatorens og er beskrevet i afsnit 6, Dokumenthåndtering hos klinisk funktion og sundhedskoordinator, nedenfor.


Besvar og send sagen

Når Sagshandlinger, Undersøgelser og LÆ275 er udfyldt, kan sagen besvares og sendes til kommunen.

  1. Under fanen Sagshandlinger klikker du på rullemenuen ud for Besvarelse på sagen, hvor du har følgende muligheder:

    • Afsluttet udenom EG Sundhed

    • Besvaret

    • Ikke valgt

    • Tilbagevist



  2. Vælg den relevante besvarelse. Herefter vises en boks i midten af sagen.

  3. Klik på Send, og bekræft i popup-beskeden, at sagen skal sendes til sagsbehandleren:

Ud over de fire ovenstående muligheder findes i systemet også status Borger udeblevet, som vælges, hvis borgeren ikke er mødt op. Ingen af kildesiderne for denne konsolidering beskrev denne mulighed, og der er ikke fundet noget skærmbillede af den. Upload gerne et skærmbillede, hvis du har et, så det kan tilføjes.


Send dokumenter til praktiserende læge

Sagen skal først være sendt til sagsbehandleren, før dokumenter kan sendes til praktiserende læge.

  1. Find boksen Send til praktiserende læge under sagsinformationerne, og klik på den.

  2. Vælg de dokumenter, der skal sendes.

  3. Klik på Send.


Denne mulighed findes i systemet ("Send til dagsorden sekretariat"), men er ikke beskrevet på nogen af de gamle kildesider, og der findes derfor heller ikke noget skærmbillede af den. Ud fra sagens øvrige flow er den bedste tilgængelige forklaring, at dagsordensekretariatet booker sagen til et kommende rehabiliteringsteammøde, hvorefter rehabiliteringsteamet udfylder indstillingen som beskrevet i afsnit 4, Rehabiliteringsteamet laver indstilling, nedenfor. Denne sammenhæng er ikke bekræftet af en kildeside og bør verificeres, før den betragtes som endelig dokumentation.


Denne mulighed bruges, hvis der eksempelvis mangler noget på sagen, som sagsbehandleren skal ordne, før sagen kan sendes videre igen. Sagen lander tilbage hos sagsbehandleren i kommunen, som retter til og gentager afsendelsen som beskrevet ovenfor.


Før indstillingen kan udfyldes, skal de indledende sagsinformationer være på plads.

Et af rehabiliteringsteamets ansvarsområder er at udfylde indstillingen på sagen. Indstillingen er en skabelon af STAR's indstilling, som EG Sundhed holder opdateret. Ved afslutning af sagen sætter EG Sundhed de udfyldte felter ind i STAR's indstillingsdokument, som lægges på sagen.

  1. Gå til den relevante sag via Dagsorden, Statusoverblikket, eller ved at søge på borgerens navn eller CPR-nummer i menulinjen.

  2. På fanen Sagsbehandler kan du angive, hvem der deltager i mødet. Klik på Ændre deltagere. Et popup-vindue åbner:



  3. I feltet Tilføj deltagere tilføjer du interne deltagere via rullemenuen, mens du under Eksterne deltagere kan angive navn og rolle på eksterne deltagere. Du har desuden mulighed for at tilføje dokumenter til sagen — se afsnit 2 ovenfor om dette.

  4. Når det indledende arbejde er udfyldt, går du til fanen Indstilling og vælger status:

    • Besvaret — opretter selve indstillingen.

    • Udsat — sagen kan sendes tilbage til sagsbehandler, der booker et nyt møde, eller du kan selv booke et nyt møde via feltet Rehabiliterings mødetidspunkt under fanen Sagshandling.

    • Borger udeblevet — vælges, hvis borgeren ikke er mødt op. Samme muligheder for at booke nyt møde som ved Udsat.

    • Afsluttet udenom — bruges fx hvis borgeren flytter kommune, eller borgerens tilstand ændrer sig. Kræver en begrundelse under fanen Rehabiliteringsteam note.

  5. Vælg status Besvaret for at oprette selve indstillingen. Vælg først den anbefaling, rehabiliteringsteamet indstiller borgeren til.

  6. Felterne i indstillingen — som alle er taget direkte fra STAR — bliver nu tilgængelige:



  7. Klik på Udvid/skjul alle for at folde felterne ud. Ingen felter er påkrævet — udfyld kun dem, der er relevante for den enkelte sag. Har administrator/superbruger oprettet standardtekster, kan disse indsættes via knappen Standardtekst over feltet:



  8. I felter med aktiviteter kan du tilføje flere ved at klikke på Opret ny aktivitet.

  9. Udfyld herefter fanen Rehabiliteringsteam note med en note til sagen, fx en anbefaling til det videre forløb.

  10. Klik på Send øverst på siden og dernæst Sagsbehandler for at sende sagen tilbage til sagsbehandleren, som afslutter den — eller klik på Afslut sag for selv at afslutte den:



  11. Bekræft ved at klikke Afslut sag.


Når sundhedskoordinatoren modtager en sag fra kommunen, gennemgås Sagshandlinger og Besvarelse på sagen.

  1. Tilgå sagen via Statusoverblik, Sagsliste, eller ved at søge på borgerens navn/CPR-nummer.

  2. Vælg sundhedskoordinator via rullemenuen ud for Sundhedskoordinator:



  3. Vælg 2. deltager via den tilhørende rullemenu.

  4. Klik på fanen Besvarelse på sagen, og skriv din besvarelse i tekstfeltet. Har din organisation oprettet standardtekster, kan disse tilføjes ved at klikke på Tilføj standardtekst i tekstboksens højre hjørne. Der åbner et popup-vindue, hvor du kan vælge den standardtekst, der passer til besvarelsen:



  5. Er det relevant, kan en diagnosekode desuden tilføjes i feltet Diagnosekode under tekstboksen:



  6. Klik på Gem svar, når besvarelsen er færdig.

  7. Sæt status på sagen til Besvaret via rullemenuen ud for Status på sagen.

  8. Klik på Send i boksen under Sagsinformation, og bekræft i boblen, hvilken part sagen sendes videre til:

Dokumenthåndteringen for sundhedskoordinatoren er identisk med klinisk funktions og er beskrevet i afsnit 6 nedenfor.


Klinisk funktion og sundhedskoordinator har adgang til samme dokumenthåndtering på sagen. I modsætning til kommunens 3-fane-upload (afsnit 2) er upload her kun manuel, da regionen ikke har adgang til Jobnet/DFDG-integrationen.


Tilføj dokumenter

  1. Klik på Upload nederst på sagens side. Et popup-vindue åbner.

  2. På fanen Upload manuelt kan du enten trække/flytte filen fra din stifinder til popup-vinduet, eller klikke på Vedhæft filer, hvor din stifinder-app åbner.

  3. Når et dokument er uploadet, kan du omdøbe det, hvis du ønsker et andet navn.

  4. I feltet Dokumenttype (obligatorisk) vælger du én eller flere dokumenttyper til filen. I feltet Oprindelsesdato kan du angive dokumentets oprindelsesdato.

  5. Klik på Upload. Dokumenterne bliver herefter tilgængelige og redigerbare nederst på sagens side:


Download et enkelt dokument

Du kan downloade dokumenter, du selv har uploadet, og dokumenter uploadet af sagsbehandleren.

  1. Gå til sagen, og scroll ned til dokumenterne. Klik på det dokument, du ønsker at downloade. Klik på Ja i popup-vinduet, der åbner, for at downloade det:



  2. For at downloade et dokument, sagsbehandleren har uploadet, skal du klikke på fanen Sagsbehandler for at se sagsbehandlerens uploadede dokumenter, og derefter klikke på det ønskede dokument og bekræfte med Ja.


Generer dokumentpakke

Ønsker du at downloade flere dokumenter på én gang — både egne og sagsbehandlerens — kan du generere en dokumentpakke.

  1. Klik på Generer dokumentpakke nederst på sagens side. Et popup-vindue åbner:



  2. Vælg de ønskede dokumenter med flueben.

  3. Klik på Hent dokumenter, og vælg mellem Hent mappe (dokumenterne downloades som en ZIP-fil) eller Hent én fil (dokumenterne flettes sammen til ét dokument):



  4. Bekræft med Ja.


Rediger et dokument

Når du har uploadet et dokument, kan du redigere det.

  1. Find den relevante sag, og scroll ned til dokumenterne.

  2. Klik på redigeringsikonet ud for det dokument, du ønsker at redigere. Et popup-vindue åbner:



  3. Du kan redigere dokumentets navn, dokumenttype, oprindelsesdato og tilføje kommentarer, samt slette dokumentet via ikonet i popup-vinduets højre hjørne.

  4. Klik på Gem.


Når sagen er besvaret af regionen (sundhedskoordinator, klinisk funktion eller rehabiliteringsteam) og eventuelt vendt tilbage til sagsbehandleren, skal den afsluttes hos kommunen. Hvilken handling der er relevant, afhænger af sagens status:

Så længe en sag stadig er under oprettelse, kan den slettes (se afsnit 2). Er sagen sendt videre til anden part, skal den i stedet annulleres. Er sagen besvaret af anden part, skal den afsluttes for at blive arkiveret.


Annuller sag

  1. Er sagen sendt videre til anden part (sundhedskoordinator, klinisk funktion eller rehabiliteringsteam), skal du annullere sagen i stedet for at slette den:



  2. Klik på Annuller sag. Et popup-vindue åbner:



  3. Klik på Annuller sag for at bekræfte.


Afslut sag

  1. Er sagen besvaret af anden part, skal du afslutte sagen for at arkivere den:



  2. Klik på Afslut sag. Et popup-vindue åbner:



  3. Klik på Afslut sag for at bekræfte og arkivere sagen.