Med afdelingslisten kan du se og administrere de afdelinger, der er oprettet for din kommune eller region.

Som administrator kan du oprette nye afdelinger, redigere eksisterende afdelinger, filtrere listen og — hvis du administrerer en kommune — styre reformadgang pr. afdeling eller synkronisere afdelinger fra FK Organisation.

Følg disse trin for at komme til afdelingslisten:

1. Klik på genvejsmenuen øverst i EG Sundhed, og klik derefter på .

2. Vælg Afdelinger i sidemenuen til venstre.
   
   
   
   

Du har følgende muligheder på listen:

• Opret ny afdeling — se afsnittene "Opret ny afdeling i kommune" og "Opret ny afdeling i region" nedenfor.

• Rediger afdeling — se afsnittene "Rediger afdeling i kommune" og "Rediger afdeling i region" nedenfor.

• Marker Medtag deaktiverede afdelinger for også at få vist inaktive afdelinger på listen sammen med de aktive.

• Brug rullelisten Afdelingskategori til kun at vise afdelinger af en bestemt kategori.

Hvis du er administrator for en kommune, har du derudover:

• Adgangsstyring — viser i stedet for de almindelige kolonner et afkrydsningsfelt pr. reform for hver afdeling, så du kan styre hvilke reformer den enkelte afdeling har adgang til.

• Tilføj enhed fra FK Org (kun tilgængelig hvis FK Org-synkronisering er aktiveret for din organisation) — henter og opretter afdelinger direkte fra FK Organisation, i stedet for at du opretter dem manuelt.

Afdelinger, der mangler et påkrævet PortSight ID (se "Opret ny afdeling i kommune" nedenfor), markeres med et advarselsikon i listen.

Formularen bruges til at oprette en afdeling af typen Jobcenter eller Rehabiliteringsteam, eller — hvis muligheden er aktiveret for din organisation — Dagsordenssekretariat.

1. Klik på Opret ny afdeling ud for enten Jobcenter afdeling eller Rehabiliteringsteam afdeling. Et popup-vindue åbner:
   
   
   
   

2. Udfyld oplysningerne om afdelingen. Navn, adresse, postnummer og by er obligatoriske og markeret med . E-mail, telefonnummer, telefontider, administration, hjemmeside, CVR-nummer og EAN-nummer er valgfrie.
   
   

3. Vælg afdelingskategori: Jobcenter, Rehabiliteringsteam, Dagsordenssekretariat (hvis aktiveret) eller Ingen.
   
   

4. Angiv om afdelingen skal have Fælles oversigt. Er dette aktiveret, kan alle medarbejdere/brugere med tilknytning til afdelingen se alle sager oprettet af andre i den samme afdeling. Funktionen kan slås til/fra for hver enkelt afdeling, uanset kategori.
   
   

5. Hvis afdelingen har kategorien Jobcenter eller Ingen, kan du angive Journalisering. Aktivering af journalisering gør som udgangspunkt afdelingen inaktiv, medmindre der allerede er angivet et gyldigt PortSight ID — du bliver bedt om at bekræfte dette i en advarselsdialog. Deaktivering af journalisering, når der er angivet et PortSight ID, beder ligeledes om bekræftelse, da ID'et samtidig slettes.
   
   

6. Hvis du er EG-administrator, og afdelingen enten har kategorien Jobcenter, eller kategorien Ingen med journalisering aktiveret, skal du angive et PortSight ID. Skift af afdelingskategori, når der allerede er angivet et PortSight ID, udløser en advarsel om, at ID'et slettes.
   
   

7. Angiv om afdelingen skal være Aktiv. For afdelinger med kategorien Jobcenter, eller Ingen med journalisering aktiveret, kan afdelingen først aktiveres, når der er angivet et gyldigt PortSight ID. Dagsordenssekretariat-afdelinger kan ikke deaktiveres.
   
   

8. Klik på Opret.

Afdelingskategorier i kommune

Afdelingskategorien bestemmer, hvad afdelingen bruges til i EG Sundhed, og hvilke øvrige felter og muligheder der er tilgængelige i formularen. Kategorien vælges, når afdelingen oprettes, og kan ændres bagefter under Rediger afdeling.

I en kommune kan du vælge mellem fire kategorier: Jobcenter, Indstilling, Dagsordenssekretariat og Ingen. Dagsordenssekretariat kan kun vælges, hvis muligheden er aktiveret for din organisation.

Jobcenter

Bruges til afdelinger, hvor sagsbehandlerne er ansat. Jobcenter-afdelinger vises som valgmuligheder, når en sag får en sagsbehandler eller en ansvarlig, og i filtrene på statusoverblikket for sagsbehandlere.

• Journalisering: Kan angives.

• PortSight ID: Påkrævet og angives af EG-administrator. Afdelingen kan først aktiveres, når der er angivet et gyldigt PortSight ID, og afdelinger uden PortSight ID markeres med et advarselsikon i afdelingslisten.

• Aktiv/inaktiv: Kan aktiveres og deaktiveres. Afdelinger, der hentes fra FK Organisation, oprettes som Jobcenter og er inaktive, indtil EG har aktiveret dem.

Indstilling

Bruges til afdelinger, der behandler sagerne i rehabiliteringsteamet (indstillingen). Afdelinger med kategorien Indstilling vises som valgmuligheder, når en sag tilknyttes en indstillingsafdeling, og i de statistikker og møderelaterede oversigter, der opdeles pr. afdeling.

• Journalisering: Kan ikke angives.

• PortSight ID: Bruges ikke. Hvis du skifter fra en kategori med PortSight ID til Indstilling, bliver du bedt om at bekræfte, at PortSight ID'et slettes.

• Aktiv/inaktiv: Kan aktiveres og deaktiveres uden yderligere betingelser.

Dagsordenssekretariat

Kan kun vælges, hvis dagsordenssekretariat er aktiveret for din organisation. Afdelingen giver adgang til de funktioner, der er forbeholdt dagsordenssekretariatet, såsom statusoverblik og widgets for dagsordenssekretariat. Brugere har kun adgang til disse funktioner, hvis de både har den relevante rettighed og er tilknyttet en afdeling med denne kategori.

• Journalisering: Kan ikke angives.

• PortSight ID: Bruges ikke.

• Aktiv/inaktiv: Afdelingen er altid aktiv og kan ikke deaktiveres.

• Hvis dagsordenssekretariat deaktiveres for organisationen, vises afdelingerne ikke længere i afdelingslisten eller på brugernes afdelingstilknytninger.

Ingen

Bruges til afdelinger, der ikke skal knyttes til en bestemt funktion i sagsforløbet. En afdeling uden kategori kan indgå både som sagsbehandler-afdeling og som indstillingsafdeling, f.eks. i afdelingsvalg og statistikker.

• Journalisering: Kan angives. Hvis journalisering aktiveres, gælder samme krav som for Jobcenter: Afdelingen bliver inaktiv, indtil EG-administrator har angivet et gyldigt PortSight ID. Hvis journalisering slås fra, bliver PortSight ID'et slettet efter bekræftelse.

• PortSight ID: Påkrævet, hvis journalisering er aktiveret. Ellers bruges det ikke.

• Aktiv/inaktiv: Kan aktiveres og deaktiveres. Hvis journalisering er aktiveret, kræves PortSight ID først.

Tilknytning til anmodningskalender og mødekalender

Kun afdelinger med kategorien Indstilling og afdelinger med kategorien Ingen indgår i anmodningskalenderen og mødekalenderen. Afdelinger med kategorien Jobcenter eller Dagsordenssekretariat vises ikke i afdelingsvalgene i de to kalendere.

Anmodningskalender: Når kommunen opretter en anmodning om mødedage, vælger brugeren blandt kommunens afdelinger med kategorien Indstilling (og Ingen). En anmodning er derfor altid knyttet til én sådan afdeling. Regionen bruger den samme afdelingsinddeling til at overskue og filtrere de modtagne anmodninger.

Mødekalender: Mødedage oprettes og vises pr. afdeling. Afdelingsfilteret viser de afdelinger med kategorien Indstilling (og Ingen), som brugeren er tilknyttet. Deaktiverede afdelinger indgår også, så mødedage i tidligere perioder stadig kan vises.

Det samme afdelingsvalg bruges i de øvrige steder, hvor en sag knyttes til et møde, f.eks. booking af møde fra sagen og i dagsordenen.

Egenskaber på tværs af kategorier

• Fælles oversigt kan slås til eller fra for alle afdelinger, uanset kategori.

• Rolleadgang: Roller kobles til afdelingskategorier. En bruger kan kun vælge og se afdelinger, hvis brugerens rolle er knyttet til afdelingens kategori og brugeren er tilknyttet afdelingen. Administratorer og superbrugere i kommunen ser alle afdelinger.

• Statusoverblik: Brugere, der er tilknyttet en afdeling med en kategori, får adgang til statusoverblikket.

• Filtrering: Afdelingslisten og brugerlisten kan filtreres på afdelingskategori.

• Skift af kategori: Skifter du kategori på en afdeling, der har et PortSight ID, og den nye kategori ikke kræver et, bliver du bedt om at bekræfte, at ID'et slettes.

Som administrator kan du redigere en afdelings oplysninger.

Følg disse trin for at redigere en afdelings oplysninger:

1. Klik på -ikonet ud for den afdeling, du ønsker at redigere. Et popup-vindue åbner:
   
   
   
   
   
   

2. Angiv de nye oplysninger i popup-vinduet — samme felter som ved oprettelse (se "Opret ny afdeling i kommune" ovenfor), herunder Fælles oversigt, Journalisering, PortSight ID og Aktiv-status, alt efter afdelingens kategori.
   
   

3. Klik på Opdater.

Fælles oversigt

Hvis 'Fælles oversigt' er aktiveret, vil alle medarbejdere/brugere med tilknytning til afdelingen kunne se alle sager oprettet af andre i den samme pågældende afdeling.
Denne funktion kan slås til/fra for hver enkelt afdeling.

Formularen bruges til at oprette en afdeling af typen Klinisk funktion eller Sundhedskoordinator.

1. Klik på Opret ny afdeling ud for enten Klinisk funktion eller Sundhedskoordinator. Et popup-vindue åbner:
   
   
   
   

2. Udfyld oplysningerne om afdelingen. Navn, adresse, postnummer og by er obligatoriske og markeret med . E-mail, telefonnummer, telefontider, administration, hjemmeside og CVR-nummer er valgfrie.
   
   

3. Angiv om afdelingen skal have Fælles oversigt. Er dette aktiveret, kan alle medarbejdere/brugere med tilknytning til afdelingen se alle sager oprettet af andre i den samme afdeling.
   
   

4. Angiv om afdelingen er aktiv eller inaktiv.
   
   
   
   

5. Tryk på Opret.

Som administrator kan du redigere en afdelings oplysninger.

Følg disse trin for at redigere en afdelings oplysninger:

1. Klik på -ikonet ud for den afdeling, du ønsker at redigere. Et popup-vindue åbner:
   
   
   
   
   
   

2. Angiv de nye oplysninger i popup-vinduet — samme felter som ved oprettelse (se "Opret ny afdeling i region" ovenfor), herunder Fælles oversigt og Aktiv-status.
   
   

3. Klik på Opdater.