När en inköpsorder skapas, upprättas ett inköpsordernummer i enlighet med den räknare som är konfigurerade i räknaren “Inköpsorderhuvud” under menyn “System” → “Diverse systeminställningar” → “Räknare”. Dessutom anges arbetsflödesstatusen automatiskt som “Behov”.
Beskrivning: Komplett beskrivning av vad beställningen gäller osv. Beskrivningen inkluderas i fritextsökningar.
Arbetsflöde: Som standard hämtas standardarbetsflödet (Behov→Beställd→Bekräftad→Mottagen). Ett egendefinierat arbetsflöde kan anges som standard via användarprofilerna. Möjlighet att sätta beloppsgräns för statusändringar, det vill säga krav på godkännande för belopp större än angiven beloppsgräns. För detaljer om detta se: 15.12.2 Arbetsflöte (AO/IO)
Leverantör: Leverantören som det ska beställas från. När denna väljs, kommer funktionen för att lägga till orderrader att visas längst ner på skärmen.
Er ref.: Hämtas från kontaktpersonen som står i det här fältet på mottagarkortet. Obs: I det tomma fältet under detta fält kan du ange ett nytt namn som kontaktperson. När inköpsordern sparas, kommer denna kontaktperson också att läggas till i listan över kontaktpersoner inne på leverantörskortet.
Adress/postställe: Hämtas från mottagarkortet.
Märkas: Fritextfält, kommer som standard med på PDF-utskriften.
Betalnings-/leveransvillkor: Dessa hämtas som standard från mottagaren (leverantören).
Leveransdatum: Leveransdatumet som anges här hämtas från orderraderna. Via massuppdateringsfunktionen inne på orderraderna (redigeringsläge orderhuvud) kan detta ignoreras på radnivå.
Vår ref.: Som standard anges den person som skapar inköpsordern. Om en annan person ska stå som “Vår ref.”, kan denna väljas här. För att kunna väljas här måste personen vara inlagd som kontaktperson på företagets mottagarkort. Det finns ett eget filter för “Vår ref.” i inköpsorderlistan. Observera också att genom att använda funktionen 'Ankomst registrerad' kommer ett meddelande även att skickas till den person som anges som 'Vår ref.'.
Kostnadsbärare (Projekt/Objekt/Avdelning/Syfte/Bärare): Kostnadsbärarna som väljs kommer automatiskt också att läggas till på de orderrader som skapas på denna beställning. De ingående transaktionerna (via varumottagningen) kommer att märkas med de valda kostnadsbärarna. En separat knapp finns för att uppdatera alla inköpsorderrader om en kostnadsbärare ändras på ett orderhuvud. Obs: Om objekt också ska läggas in som kostnadsbärare, kan det vara en fördel att lägga in denna först, eftersom de andra kostnadsbärarna överskrivs med de som eventuellt är kopplade till objektet.
Serienummer: Om detta är aktiverat skrivs underhållsobjekets nummer/namn och serienummer in i noteringsfältet på inköpsorderraderna, förutsatt att du sedan trycker på den specifika knappen för att uppdatera inköpsorderraderna. Observera att det också finns en kryssruta i de specifika inköpsorderraderna för att inkludera serienumret.
Nollställ [Kostnadsbärare]: Den här knappen nollställer kostnadsbärarna på orderhuvuden, samt på alla orderrader.
Kommentar: Fritextfält, kommer som standard med på PDF-utskriften.
Kommentarer [Inköpsorder]: Fritextfält, kommer som standard med på PDF-utskriften.
Kommentarer [Intern]: Kommentarer som endast är för internt bruk.
Leverans: Standardleveransadress hämtas som standard från mottagaren som har angivits i “Systeminställningar”. Om Förhandsval [IO] = Leverans [Inköp] har konfigurerats i användarprofilen, hämtas standardleveransadress från vald mottagare (måste anges som leverantör) här när användaren skapar inköpsordrar. Obs: Om du tar bort det valda leverans postställe har du möjlighet att ange fritt valt postställe som fritext.
Fakturamottagare: Standardfakturaadress hämtas som standard från mottagaren som har angivits i “Systeminställningar”. Om Förhandsval [IO] = Faktura [Inköp] har konfigurerats i användarprofilen, hämtas standardfakturaadress från vald mottagare (måste anges som leverantör) här när användaren skapar inköpsordrar.
Inköpsorderrader: En eller flera orderrader kan skapas i en åtgärd via plusknappen. När artiklar ska väljas anges det i kolumn 'IO' om varan/artiklarna redan finns på en annan inköpsorder. Numret i blått (behov) och i rött (på beställning).
Pris, rabatt och og summa kan ändras direkt inne på orderraderna. Dessutom kan föråd och plats ändras på raderna innan de placeras i ordning. Orderraden kan redigeras och diverse tilläggsinformation, som konteringar (kostnadsbärare) osv. kan uppdateras. Om flera rader markeras, kan dessa också uppdateras via massuppdateringsfunktionen. Leverantörens artikelinformation och kommentar som anges kommer att inkluderas på PDF-utskriften av orderhuvud.
Dokument: Ladda upp nya dokument eller koppla redan uppladdade dokument till orderhuvudet.
Kopiera: Kopierar orderraden. Detta är särskilt användbart vid användning av diverseartikel. Kopiera och redigera beteckning, kostnadsbärare osv. på den kopierade raden.
Uppdatera [Behov]: Den här funktionen uppdaterar de rader som redan finns på ordern med beställningsantal, samt lägger in andra inköpsbehov som finns för den här leverantören på ordern.
Beställd: Nästa arbetsflödesstatus, “Beställd” (när bland annat standardarbetsflöde används), kan anges via en särskild knapp eller via knappen E-post. Varumottagning är tillgänglig när ordern har denna status.
E-post: Den här knappen/funktionen gör det möjligt att skicka inköpsordern till leverantören via e-post med inköpsordern som en PDF-bilaga. Som standard blir mottagarens e-postadress den som finns på leverantörskortet. Alternativt kan man välja mottagare i rullgardinsmenyn. Man kan lägga in en egen meddelandetext, markera om kostpriser ska vara med på ordern, samt ange status för ordern som “Beställd”. Man kan också skicka en kopia av detta e-postmeddelande till beställare.
Bekräftad: När leverantören bekräftar ordern, leveransantal och leveransdatum, kan ordern få status “Bekräftad”.
Varumottagning: När en order har status “Beställd” eller “Bekräftad”, visas knappen för varumottagning. Pris, antal lager och lokation kan ändras på varumottagningsskärmen, där man också kan ladda upp dokument, t.ex. följesedel osv.
Faktura kontrollerad: Orderrader som har mottagits kan markeras med faktura kontrollerad. Fakturakontrollerade orderrader markeras med en bock. När alla rader har markerats med faktura kontrollerad, anges detta med en bock i listvisningen för orderhuvuden.
Godkänd: Ordern kan få status “Godkänd” när alla orderrader/ordern har markerats med faktura kontrollerad. En godkänd order kan inte redigeras. Obs: Man kan i “Admin” → “Systeminställningar” ange en e-postadress för avisering när en inköpsorder markeras som godkänd.