Avvik kan benyttes på alle typer avvik og gir blant annet tilgang til arbeidsordreregister, med mulighet for å lage et eller flere tiltak (arbeidsordre) knyttet til avviket.
For innmelding av avvik finnes en egen ekstern innmeldingsside for de som ikke benytter/har innlogging til vedlikeholdssystemet. Brukere som logger seg inn i systemet har en egen side ‘Mine registrerte avvik’ hvor de kan melde inn nye avvik og holde orden på sine innmeldte avvik.
Innmelder av avviket vil få en kvittering på e-post med en link til avviket slik at innmelder kan følge status på avviket. Alternativt for innloggede brukere kan de følge innmeldte avvik via ‘Mine registrerte avvik’ under menyen ‘Avvik’. Se egen omtale ‘Mine registrerte avvik’.
Når avviket lukkes eller eventuelt avvises vil det automatisk gå en e-post/melding til innmelder.
Egen knapp for melding av avvik via en driftsloggføring og innkommen melding finnes på de respektive skjermbildene.
Brukerne er delt inn i roller hvor hver enkelt medarbeider kan registrere et avvik, men det er bestemte personer som kan behandle og lukke avvik. Før avvikssystemet kan benyttes må grunndata være registrert, roller må være avklart og registrert. I tillegg må diverse parametere i seksjonen ‘Avviksbehandling' under ‘Admin’ → ‘Systeminnstillinger’ være satt. For detaljer, ref. egen omtale under 'Systeminnstillinger’.
For knytting av roller til de forskjellige brukerne, se egen omtale kapittelet ‘Redigere medarbeider’ 13.1.2 Redigere medarbeider under menyen ‘Medarbeidere’.
Under ‘Rediger profil’ finnes oppsett for å bestemme hvilke kolonner som du ønsker å ha i listevisningen for avvik.
For opprettelse av spesifikke innmeldingsadresser for avvik, ref. omtale i ‘Innmeldingsadresse’ under ‘System’ → ‘Meldinger’.
For opprettelse av spesifikke hjelperegistre som benyttes i forbindelse med opprettelse av avvik:
Ref. egen omtale for disse under menyen ‘System’ → ‘'Meldinger’.
Avvik [Vedlikehold]
Listevisning for ‘Avvik' (avviksoversikt) med diverse sorterings-, filtrerings- og søkemuligheter samt eksportmuligheter til Excel.
Visningen er forhåndsfiltrert på innlogget saksbehandler (Ansvarlig), slik at saksbehandler kun får opp de avvikene som er knyttet inn mot seg selv.
Søkefeltet for fritekst: Inkluderer søk i feltene emne-, meldingstekst, strakstiltak, forslag til korrigerende tiltak og kommentar.
Meldingstekst: Viser innholdet i avviksmeldingen.
Følg opp: Oppfølgingsflagg kan aktiveres på en meldingen. Flagget vises i listen, og flaggede avviksmeldinger kan filtreres ut via denne sjekkboksen.
Objektsøkefeltet: Søking etter objektnummer og -navn. Gir innmeldte avvik koblet inn mot valgt objekt/struktur. Søk kun i valgt struktur: Gir kun treff i objekter i valgt struktur.
Lampestatuslampe indikerer status i forhold til satt tidsfrist, dvs. når avviket skal være ferdigbehandlet. Sortering kan gjøres i kolonnen for ‘Frist’.
E-post ikon: Mottatt/lest avvik.
Merkefunksjon: Via denne merkefunksjonen kan blant annet et avvik slettes. Merk avviket, trykk på knappen ‘Lagre’ eller ‘Enter’ og så sletteknappen.
Nye avvik kan også meldes inn/registreres fra denne listevisningen. Disse vil legge seg i ‘Mine registrerte avvik’.
