10.1.1 Legg til/rediger ordrehode

Når innkjøpsordre opprettes tas det ut et innkjøpsordrenummer ihht. den telleren som er satt opp i menyen ‘System’ → ‘Diverse systeminnstillinger’ → ‘Innkjøpsordrehode’. Arbeidsflytstatus settes også automatisk til ‘Behov’.

Beskrivelse: God beskrivelse av hva bestillingen gjelder etc. Beskrivelsen er inkludert i fritekstsøk.

Arbeidsflyt: Som standard hentes standard arbeidsflyt (Behov→Bestilt→Bekreftet→Mottatt). Egendefinert arbeidsflyt kan settes som standard på brukerprofilene.

Leverandør: Leverandøren som det skal bestilles fra. Når denne velges vil funksjonen for å legge til ordrelinjer bli synlig nederst i skjermbilde.

Deres ref.: Hentes fra kontaktpersonen som ligger i dette feltet på adressatkortet.

Adresse / poststed: Hentes fra adressatkortet.

Merkes: Fritekstfelt, kommer med på standard pdf-utskriften.

Betalings-/leveringsbetingelse: Disse hentes fra adressaten (leverandøren) som standard.

Leveringsdato: Leveringsdatoen som settes her arves ned på ordrelinjene. Via masseoppdateringsfunksjonen inne på ordrelinjene (redigeringsmodus ordrehode) kan denne overstyres på linjenivå.

Vår ref.: Som standard settes den som oppretter innkjøpsordren. Ønskes annen person som ‘Vår ref.’ kan denne velges inn her. For valg her må personen være lagt inn som kontaktperson på adressatkortet til bedriften. Eget filter i innkjøpsordrelisten finnes for ‘Vår ref.’.

Kostnadsbærere (Prosjekt/Objekt/Avdeling/Formål/Bærer): Kostnadsbærerne som velges her vil automatisk også legges på de ordrelinjene som opprettes på denne bestillingen. Inntransaksjonene (via varemottaket) vil bli preget med de valgte kostnadsbærerne. Egen knapp for å oppdatere alle innkjøpsordrelinjene hvis en kostnadsbærer endres på ordrehode.

Nullstill [Kostnadsbærer]: Denne knappen nullstille kostnadsbærerne på ordrehode samt også på alle ordrelinjene.

Merknad: Fritekstfelt, kommer med på standard pdf-utskriften.

Kommentarer [Innkjøpsordre]: Fritekstfelt, kommer med på standard pdf-utskriften.

Kommentarer [Intern]: Kommentarer til kun internt bruk.

Levering: Standard leveringsadressen hentes som standard fra adressaten som er satt i ‘Systeminnstillingene'. Hvis Forhåndsvalg [IO] = Levering [Innkjøp] er satt på brukerprofilen hentes standard leveringsadresse fra valgt adressat (må settes som leverandør) her når brukeren oppretter innkjøpsordre.

Fakturaadressat: Standard fakturaadressen hentes som standard fra adressaten som er satt i ‘Systeminnstillingene'. Hvis Forhåndsvalg [IO] = Faktura [Innkjøp] er satt på brukerprofilen hentes standard fakturaadresse fra valgt adressat (må settes som leverandør) her når brukeren oppretter innkjøpsordre.

Innkjøpsordrelinjer: En eller flere ordrelinjer kan opprettes i en operasjon via plussknappen. Pris og rabatt kan direkte endres inne på ordrelinjene. Ordrelinjen kan redigeres og div. tilleggsinfo kan oppdateres. Leverandørens artikkelinfo og merknad vil komme ut på standard ordrehode pdf-utskriften.

Dokument: Last opp nye dokumenter eller knytt inn allerede opplastede dokumenter til ordrehodet.

Kopier: Kopierer ordrelinjen. Spesielt nyttig ved bruk av diverseartikkel. Kopier og rediger betegnelse, kostnadsbærere etc. på den kopierte linjen.

Oppdater [Behov]: Denne funksjonen oppdaterer de linjene som allerede finnes på ordren med bestillingsantall samt legger inn andre innkjøpsbehov som finnes mot denne leverandøren inn på ordren.

Bestilt: Neste arbeidsflytstatus ‘Bestilt’ (når blant annet standard arbeidsflyt benyttes) kan settes via egen knapp eller via knappen E-post.

E-post: Denne knappen/funksjonen gir mulighet til å sende innkjøpsordren til leverandøren via e-post med innkjøpsordren som pdf-vedlegg. Standard velges mottakerens e-postadresse som ligger på leverandørkortet. Alternativt kan mottaker velges i nedtrekksmenyen. Det kan legges inn egen meldingstekst, hukes av om kostpriser skal være med på ordren, samt sette ordren til status ‘Bestilt’. Det vil alltid også bli sendt en kopi av denne e-posten til bestiller.