Määrätiedon tuominen Excelistä
Laskelmaan voidaan tuoda määrätietoa Excel-tiedostosta.Tuotavat rakennusosanimikket voivat olla sekä järjestelmän mukaisia että käyttäjän omia. Lisäksi nimikkeet voidaan tuoda käyttäjän määrittämin yksikköhinnoin tai siten, että niille tulee Foren hinnaston mukaiset yksikköhinnat.
Rakennusosa- ja määräluettelon täytyy olla määrämuotoinen, esimerkkitiedoston voi ladata "määrätiedon tuonti"-näkymässä. Mikäli määrätiedon ei onnistu, on syynä useimmiten vääränmutoiset tiedot. Tarkista siis seuraavat seikat:
- tiedostomuoto on Excel 97-2003 Workbook (*.xls)
- sarakeiden otsikot ovat täsmälleen esimerkkiexcelin mukaiset (poikkeuksena Description-sarake voidaan jättää kokonaan pois)
- ainoastaan Code, Unitcost- ja Description-sarakkeissa voi olla tyhjiä kenttiä, muissa ei
- Code-sarakkeen tieto voi numeroiden lisäksi sisältää myös merkkejä (esim. tekstiä ja välilyöntejä)
- Quantity- sarakkeen tiedon pitää olla numeerinen
- Unitcost-sarakkeen tieto ei saa sisältää tekstiä
Luettelon rakennusosat - tai vain valitut - voi tuoda pelkkinä nimikkeinä ja määrinä tai hintoineen ja mahdollisine lisätietoineen. Mikäli hintatietoa ei ole, tulkitaan rakennusosa järjestelmän nimikkeeksi ja se saa hinnaston mukainen hinnan. Jos hintatieto on, se tuodaan sellaisenaan ns. käyttäjän nimikkeenä.
Ensiksi valitaan laskelmasta linkki "Tuo määrätietoa..." halutun ryhmän alta.
Kuva 18. Tuo määrätietoa -linkki
Toiseksi järjestelmään tuotava tiedosto valitaan "Selaa"/"Browse"/"Valitse tiedosto" -painikkeella tietokoneelta tai tietoverkosta. "Tuo tiedosto"-painikkeella tiedoston nimi näkyy määrätietoluettelo-ikkunassa ja "Näytä"- painikkeella se tuodaan näkymään jatkokäsiteltäväksi.
Kuva 19. Määrätiedon tuominen laskelmaan --näyttö.
Kolmanneksi tuotavan määräluettelon nimikkeet kohdistetaan eli muutetaan Foren mukaisiksi eli nimikkeistön rakennusosiksi elleivät ne jo sitä olleet. Poikkeavat on korostettu punaisella taustavärillä ja uusi ehdotettu tunniste ja nimi ovat esitäytettynä. Jos rakennusosalle ei löydy suoraa vastinetta, sijoitetaan rivi nimikkeelle "4999 Muu rakennusosa". Klikkaamalla ehdotettua nimea aukeaa laajempi lista, josta valitaan haluttu.
Kuva 20. Rakennusosien kohdistaminen määrätiedosta
Määrätietorivit luodaan rakennusosiksi laskelmaan valitsemalla halutut rivit ja valitsemalla ryhmä, johon rivit luodaan. "Kohdista valitut rivit"-linkki luo valitut rivit haluttuun ryhmään.
Kuva 21. Rivin kohdistaminen ryhmään
Määrätiedon vieminen Exceliin
Määrätiedon vieminen laskelmasta tehdään myös laskelmanäkymän Tuo määrätietoa -linkin kautta. Avautuvassa näytössä painike "Vie laskelma määrätietoluettelotiedostoksi" tallentaa tietokoneelle määrätietoluettelon Excel-tiedostona.