Tilan varaaminen EG Worksensessä

EG Worksense tukee erityyppisten tilojen varaamista:

• Työpisteet, yleensä henkilökohtaiset työpöydät jotka sijaitsevat usein avotilassa
• Kokoustilat joihin mahtuu tyypillisesti enemmän kuin yksi henkilö vaihtelevat epävirallisista neuvotteluhuoneista suuriin kokoushuoneisiin
• Puhelinkopit on tarkoitettu ääni- tai videopuheluiden soittamiseen
• Pysäköintipaikat työntekijöiden ajoneuvoille
• Muut tilat

Osa toimistosi tiloista ei välttämättä ole varattavissa EG Worksensen kautta. Esimerkiksi puhelinkopit ovat usein saatavilla saapumisjärjestyksessä.

Voit varata vain yhden samaa tyyppiä olevan tilan kerrallaan EG Worksensessa. Tilojen varaustapa vaihtelee hieman verkkosovelluksen ja mobiilisovelluksen välillä, lisätietoja löydät alta.

Kun varaat kokoustilan, joka on käytettävissä myös Outlookin kautta, uusi huonevaraus lisätään sen kalenteriin Outlookissa. Voit peruuttaa EG Worksensessä vain sellaisia kalenterivarauksia, jotka on tehty EG Worksensessä. Outlookissa tehtyjä varauksia ei voi poistaa tai muokata EG Worksensen kautta.

Tilan varaaminen verkkosovelluksessa

Etsimällä vapaita tiloja

1. Siirry kerrokseen, johon haluat tehdä varauksen.
2. Klikkaa Uusi varaus, aseta päivämäärä, aloitusaika ja päättymisaika.
3. Lisäksi voit rajata haun tietyn tyyppisiin tiloihin, kuten kokoustiloihin, valitsemalla Tilan tyyppi -pudotusvalikosta haluamasi tilatyypin.
4. Lisäksi voit hakea rakennuksen kaikista kerroksista yhtä aikaa valitsemalla Kerros-pudotusvalikosta Mikä tahansa.
5. Klikkaa Hae. Vapaat tilat näkyvät pohjakuvan vasemmalla puolella listana. Pohjakuvassa näytetään määritetyn ajanjakson aikana vapaat tilat vihreänä pallolla.
6. Näet varattavan tilan tiedot klikkaamalla sitä listalla tai pohjakuvassa. Näytettäviä tietoja voivat olla esimerkiksi tilan nimi, tilan tyyppi, kapasiteetti (kuinka monta henkilöä huoneeseen mahtuu) ja olemassa olevat varaukset.
7. Jos resurssi on käytettävissä, varauslomake näytetään automaattisesti. Siinä voit muokata varauksen aloitus- ja päättymisaikaa ja paljon muuta.
8. Tee varaus napauttamalla Varaa.

Valitsemalla tila ensin pohjakuvasta

1. Siirry kerrokseen, johon haluat tehdä varauksen.
2. Pohjakuvassa näkyvät tällä hetkellä käytettävissä olevat tilat vihreänä pallona. Jos tiloissa on läsnäoloanturit, vapaissa tiloissa on vihreä rengas pallon ympärillä.
3. Näet varattavan tilan tiedot klikkaamalla sitä pohjakuvassa. Tietoja voivat olla tilan nimi, tilan tyyppi, läsnäolotieto tai kapasiteetti (kuinka monta henkilöä huoneeseen mahtuu).
4. Tilan kalenteri näyttää oletusarvoisesti, milloin se on varattavissa tai varattu tänään. Voit vaihtaa päivämäärien välillä napsauttamalla < ja > nuolia.
5. Klikkaa Varaa-painiketta tilan kalenterissa sinua kiinnostavan aloitusajan vieressä.
6. Varauslomake näytetään. Siinä voit muokata varauksen aloitus- ja päättymisaikaa ja paljon muuta.
7. Tee varaus napauttamalla Varaa.

Tilan varaaminen mobiilisovelluksessa

Varaukset-sivulta

1. Napauta Varaukset-sivulla plus-painiketta sen päivämäärän vieressä, jolle haluat tehdä varauksen. Se, kuinka monta päivää voit varata etukäteen, riippuu organisaatiosi asetuksista.
2. Valitse varattavan tilan tyyppi.
3. Pohjakuva näytetään suodatettuna näyttämään vain valitsemasi tilatyyppi. Varattavissa olevat tilat on merkitty vihreällä pallolla. Pohjakuvassa näkyy oletusarvoisesti tilojen saatavuus valitsemanasi päivänä 8 tunnin ajan oletusvarausaikasi alusta, mutta voit säätää aikaväliä.
4. Napauta tilaa pohjakuvassa nähdäksesi sen tiedot, jotka voivat sisältää tilan nimen, tilan tyypin, läsnäolotiedon, kapasiteetin (kuinka monta henkilöä huoneeseen mahtuu) ja olemassa olevat varaukset.
5. Jos tilaa ei ole varattu, aikaväli näkyy tekstillä Varattavissa. Jos haluatmuokata varauksen aloitusaikaa ja kestoa, voit raahata valintaa pystysuunnassa kalenterinäkymässä tai napauttaa Lisää ja muuttaa aloitus- ja päättymisaikaa.
6. Tee varaus napauttamalla Varaa.

Pohjakuvasta

1. Napauta Rakennukset, jolloin näet rakennuksen oletuskerroksen. Vaihda tarvittaessa rakennusta tai kerrosta napauttamalla rakennuksen nimeä pohjakuvan alareunassa.
2. Jos haluat tehdä varauksen tulevaisuutta varten, napauta Nyt, aseta päivämäärä, aloitusaika ja päättymisaika ja napauta Päivitä. Pohjakuvassa näkyvät tällöin määritetyn ajanjakson aikana varattavissa olevat tilat vihreänä pallona.
3. Lisäksi voit suodattaa pohjakuvan näyttämään vain tietyntyyppisiä tiloja, kuten kokoustiloja, napauttamalla Näytä kaikki ja valitsemalla sitten haluamasi tilatyypin.
4. Napauta pohjakuvassa olevaa tilaa jonka haluat varata, kuten työpistettä tai kokoustilaa, jotta näet sen tiedot. Ne voivat sisältää tilan nimen, tilan tyypin, läsnäolotiedon, kapasiteetin (kuinka monta henkilöä huoneeseen mahtuu) ja olemassa olevat varaukset.
5. Jos tilaa ei ole varattu, aikaväli näkyy tekstillä Varattavissa. Jos haluat muokata varauksen aloitusaikaa ja kestoa, voit raahata valintaa pystysuunnassa kalenterinäkymässä tai napauttaa Lisää ja muuttaa aloitus- ja päättymisaikaa.
6. Tee varaus napauttamalla Varaa.

Tilan varaaminen kollegoille

Tyypillisesti tätä käytetään työpisteiden varaamiseen.

1. Valitse tavalliseen tapaan tila, päivämäärä ja kellonaika, jonka haluat varata.
2. Napsauta varauslomakkeessa Kollegalle-välilehteä.
3. Kirjoita kollegan nimi ja valitse hänet annetusta pudotusvalikosta.
4. Klikkaa Varaa.

Kollegalle ilmoitetaan varauksesta sähköpostitse. Varaus näkyy hänen varauslistallaan sen varanneen henkilön nimen kanssa. Kollega voi poistaa varauksen itse.

Näet varauksen varauslistallasi sen kollegan nimellä, jolle se on varattu. Voit myös poistaa varauksen tavalliseen tapaan.

Tilan varaaminen vierailijoille

Voit varata EG Worksensessa hallinnoituja tiloja vierailijoille EG Worksense -verkkosovelluksessa.

1. Valitse tavalliseen tapaan tila, päivämäärä ja kellonaika, jonka haluat varata.
2. Napsauta varauslomakkeessa Vierailijalle-välilehteä.
3. Kirjoita vierailijan nimi ja sähköpostiosoite.
4. Klikkaa Varaa.

Vierailijalle ilmoitetaan varauksesta sähköpostitse.

Näet varauksen varausluettelossasi sen kävijän nimellä, jolle se on varattu. Voit myös poistaa varauksen tavalliseen tapaan.

Varaus useammalle päivälle

Voit yksinkertaistaa toistuvasti käytettyjen tilojen, kuten työpisteiden, varaamista useammalle päivälle EG Worksense -verkkosovelluksessa.

1. Valitse tavalliseen tapaan haluamasi tila, päivämäärä ja kellonaika.
2. Kytke varauslomakkeessa päälle Varaa useammalle päivälle -kytkin.
3. Valitse kaikki päivämäärät, jotka haluat varata. Voit valita minkä tahansa päivämäärän, jolloin tila on käytettävissä varauksen alkamis- ja päättymiskellonajan välillä.
4. Klikkaa Varaa.

Se, kuinka kauan tulevaisuudessa voit tehdä varauksia, riippuu yrityksesi asetuksista.

Yksityiset varaukset

Jos haluat pitää tilan varanneen henkilön henkilöllisyyden yksityisenä muilta EG Worksense -käyttäjiltä, voit tehdä yksittäisistä varauksista yksityisiä EG Worksense -sovelluksessa.

1. Valitse haluamasi tila, päivämäärä ja kellonaika tavalliseen tapaan.
2. Kytke varauslomakkeessa päälle Yksityinen varaus -kytkin.
3. Vahvista varauksesi klikkaamalla Varaa.