Contracts instruktioner

1 Inledning

Optimaze Contracts är en applikation för administration av tjänsteavtal och fakturering, t.ex. för städ-, måltids- och säkerhetstjänster. I tjänsteavtalen kan man använda de planritningar samt tillhörande uppgifter som finns i systemet för lokaladministration Optimaze.

2 Behörigheter

2.1 Inköp och försäljning

Contracts kan användas med två olika behörigheter: inköp och försäljning.

Ett företag som har en Contracts inköpslicens, kan ge sina användare inköpsbehörighet. Inköpsbehörigheten ger möjlighet att använda applikationen ur beställarens dvs. det köpande företagets perspektiv: användaren kan skapa och administrera inköpsavtal. (Benämningen “företag” hänvisar i Optimaze till en organisation som har egna användarlicenser och behörigheter. Detta kan omfatta både offentliga organisationer och privata företag.)

På motsvarande sätt kan ett företag som har en Contracts försäljningslicens ge sina användare försäljningsbehörighet. Försäljningsbehörigheten ger möjlighet att använda applikationen ur tjänsteproducentens perspektiv: användaren kan skapa och administrera försäljningsavtal och skapa försäljningsfakturor.

Företag kan ha den ena eller båda licenserna.

2.2 Delade avtal

Som standard kan både inköps- och försäljningsavtal granskas och redigeras endast av användare i det företag där avtalet ursprungligen skapades. Det finns ändå möjlighet att dela inköpsavtalet med ett annat företag. Det andra företagets användare kan granska och redigera ett delat inköpsavtal som ett externt försäljningsavtal. När avtalet är delat, kan det köpandeföretagets användare inte redigera avtalets tjänster och priser; det säljande företagets användare kan redigera avtalets tjänster och priser och utifrån dessa skapa försäljningsfakturor. De delade avtalens behörigheter presenteras i nedanstående tabell.

För att avtalet ska kunna delas, måste det säljande företaget först dela tjänsteproducent med det köpande företaget: den avtalspart som har tjänsteproducentroll (se kapitel 4). Delning av tjänsteproducent görs av Optimaze-administratören: vänligen kontakta Optimaze-supporten för detta skede. När tjänsteproducenten har delats, syns den för det köpande företaget som en extern avtalspart.

Det följande och sista steget är att skapa ett nytt inköpsavtal och välja den delade, externa tjänsteproducenten som tjänsteproducent. Avtalsdelningen kan inte ångras: avtalets tjänsteproducent kan inte bytas ut senare.

2.3 Profilgrupper

Vid sidan om Contracts-behörigheterna måste användaren höra till rätt profilgrupp och målgrupp för att kunna granska och redigera planritningarna och granska lokaländringarna. Profilgruppen anger vilka behörigheter användaren har; målgruppen anger vilka byggnader dessa behörigheter gäller.

För att användaren ska kunna granska planritningar, måste Viewer-behörigheter ingå i användarens profilgrupp; kostnadsställen och renhetsnivåer kan redigeras med behörigheter för Kostnadsställe och Städnivå. Byggnaden som granskas eller redigeras måste ingå i användarens målgrupp.

Användaren måste höra till rätt profil- och målgrupp i det företag som planritningarna tillhör. Om till exempel företag A delar ett inköpsavtal med företag B, måste användaren på företag B höra till rätt profilgrupp i företag A för att granska företag A:s planritningar, även om användaren kan granska de övriga uppgifterna i det delade avtalet med enbart försäljningsbehörighet i företag B.

Contracts kan också användas utan profil- eller målgrupp, men i detta fall kan användaren inte granska eller redigera planritningar eller lokaländringar.

3 Tjänsteområden

3.1 Inledning

Tjänsteområde är platsen där tjänsterna erbjuds. Tjänsteområden kan skapas på sidan Tjänsteområden. Tjänsteområdet tilldelas ett namn och kopplas till en byggnad, från vilken den får adress och planritningsdata. Tjänsteområdet kan inte omfatta flera byggnader eller enbart en del av en byggnad.

I tjänsteområdets uppgifter visas förhandsvisningar av alla våningar i byggnaden om användaren har den nödvändiga profilgruppsbehörigheten (se kapitel 2). Planritningsvisaren kan öppnas genom att man klickar på förhandsvisningsbilden.

3.2 Kostnadsställe, städnivåer och städyta

Två lokaluppgifter påverkar Contracts direkt: lokalens kostnadsställe och städnivå. Dessa lokaldata kan granskas och redigeras i planritningsvisaren med nödvändig profilgruppsbehörighet (se kapitel 2).

Kostnadsställen är lokalanvändare som ligger på den sjätte (den lägsta) nivån i organisationshierarkin. I Contracts matas priserna in per kostnadsställe (se kapitel 7). Kostnadsställena avgör också till vilken faktureringskund fakturorna skickas (se kapitel 8).

Städnivåer beskriver kvalitetsnivån på städtjänsterna i lokalerna. Städnivåerna kan definieras enligt företag (t.ex. “A Ren”, “B Prydlig” osv.) Om ingen städning utförs i lokalen, kan städnivån definieras som ”Städas inte”.

Städytan är rumsytan för att de lokaler som har en städnivå (annan än ”Städas inte”). Kostnadsställets graderade städyta innehåller städytan i alla de lokaler som används direkt av respektive kostnadsställe, samt kostnadsställets graderade andel av de gemensamma lokalernas städyta.

3.3 Kostnadsställen för städning

Kostnadsställen för städning kan användas om man vill styra tjänsteavtalens kostnader till något annat kostnadsställe än dem som placerats i lokalerna.

Kostnadsställen för städning har samma hierarki som de vanliga kostnadsställena och kan placeras i lokalerna på samma sätt. Om ett kostnadsställe för städning har placerats i lokalen, används detta kostnadsställe i Optimaze Contracts istället för det vanliga kostnadsstället. Detta påverkar företagets alla tjänsteavtal där lokalen ingår. Om kostnadsstället för städning raderas från lokalen, används igen det vanliga kostnadsstället.

Kostnadsställen för städning kan endast användas om Optimaze-supporten har konfigurerat företagets användning av dem.

3.4 Lokaländringar

Användaren kan granska lokaländringar inom de tjänsteområden som hen har behörighet (också i externa tjänsteområden, som ingår i avtal som delats med användarens företag).

Listan över lokaländringar visar alla ändringar på städnivå och kostnadsställen för alla tjänsteområdets våningar (samt ändringar i kostnadsställen för städning, om dessa används). För ändringarna visas första giltighetsdag och för ändringar på viss tid visas även slutdatum. Som standard visas bara kommande lokaländringar, men du får fram alla lokaländringar genom att byta filtrering.

Du kan granska situationen närmare efter ändringen genom att klicka på våningens namn: detta öppnar våningen på ifrågavarande datum i planritningsvisaren.

3.5 XML-export

Planritningen kan laddas som en XML-fil och exporteras till en tredjepartsapplikation. XML-dokumentet innehåller planritningens alla grafikdata samt följande lokaldata: rumsyta, lokalkod, lokalkategori, kostnadsställe och städnivå.

För att ladda XML-filen behöver du rätt profilgruppsbehörighet. Öppna Optimaze Moment, sök den önskade planritningen på byggnadens namn och klicka på ikonen ”Öppna XML” till vänster om byggnadens namn.

3.6 Resultatenheter

Om du har försäljningsbehörighet kan du definiera en resultatenhet för tjänsteområdet. Detta görs genom att klicka på knappen Redigera på sidan Tjänsteområdet. Resultatenheterna definieras i det säljande företagets uppgifter, dvs. om samma tjänsteområde har delats på flera säljande företag som producerar tjänster inom det, kan varje säljande företag definiera sin egen resultatenhet för tjänsteområdet.

4 Avtalsparter

Avtalsparter används för administration av kontakt- och faktureringsuppgifter för avtal och faktureringskunder. Avtalsparterna måste först skapas på sidan Avtalspart (under menyn Administration).

Avtalsparten kan ha en eller flera av följande roller: tjänsteproducent, beställare, avtalskund och faktureringskund. De tre första motsvarar de tre parter, som kan kopplas till tjänsteavtalet: t.ex. endast en avtalspart med tjänsteproducentroll kan kopplas till avtalet som tjänsteproducent. Avtalsparter med fakturakundsroll kan kopplas som faktureringskunder till kostnadsställena (se kapitel 8).

Som avtalskundens organisation kan du välja vilken organisation som helst i Optimazes organisationshierarki. Om en organisation kopplats till avtalets avtalskund, innehåller avtalet endast de kostnadsställen som finns under ifrågavarande organisation i organisationshierarkin. Om ingen organisation har kopplats till avtalskunden, ingår alla kostnadsställen i avtalet.

5 Avtal

Avtal kan skapas på sidan Avtal. Avtalet kan vara ett inköpsavtal eller försäljningsavtal (se kapitel 2). I avtalets basdata ingår dess avtalsparter (dess måste skapas separat innan de kopplas till avtalet, se kapitel 4) samt avtalets giltighet.

Avtalen har inte något separat godkännandeskede: ett avtal anses gälla under en viss månad om det har börjat eller börjar den första dagen i ifrågavarande månad och om det slutar under ifrågavarande månad eller efter den. Priser kan anges endast under avtalets giltighetstid och fakturor skapas endast för gällande försäljningsavtal (se kapitel 8).

Tjänsteområden kan läggas till på avtalet genom att öppna avtalet och välja fliken Tjänsteområden. Tjänsteområdet måste skapas separat innan du kan lägga till det i avtalet. Du kan också lägga till tjänster i avtalet (se kapitel 6). I försäljningsavtalen kan du också redigera avtalets faktureringsuppgifter. Beskrivningen för de fakturor som skapats på basis av avtalet består av den fakturabeskrivning som matats in samt faktureringsperiodens datum.

De följande kapitlen beskriver hur man skapar tjänster, matar in priser samt skapar fakturor och tilläggsbeställningar. För dessa funktioner krävs olika behörigheter beroende på om avtalet är delat eller inte (se kapitel 2.2).

• Användaren av ett odelat avtal behöver behörigheter till samma företag som har skapat avtalet. Med inköpsbehörighet kan användaren skapa tjänster och mata in priser i odelade inköpsavtal. Med försäljningsbehörighet kan användaren skapa tjänster och mata in priser i odelade försäljningsavtal samt skapa fakturor och tilläggsbeställningar.
• Användaren av ett delat avtal behöver försäljningsbehörighet till det företag som avtalet delats med. Användaren kan skapa tjänster och mata in priser samt skapa fakturor och tilläggsbeställningar.

6 Tjänster

6.1 Skapa tjänster

I avtalen kan du lägga till en eller flera tjänster som beskriver olika slags tjänster: t.ex. underhållsstädning, grundstädning eller fönstertvätt. Priserna matas in separat för varje tjänst (se kapitel 7).

Du kan redigera tjänsterna genom att öppna avtalet och välja fliken Tjänster. I odelade avtal (se kapitel 2) läggs tjänsterna till av samma företag som har skapat avtalet; i delade avtal läggs tjänsterna till av det företag som avtalets delats med.

Följande tjänsteegenskaper styr hur priser matas in och fakturor skapas för avtalet: prissättningsgrund, tjänstens schemaläggning och betalningstyp. Vid sidan av dessa kan du för tjänsten också ange tjänstetyp och tjänsteklass, som kan användas som klassificeringsdata i rapporteringen.

6.2 Prissättningsgrund

Prissättningsgrunden avgör hur tjänsternas omfattning matas in eller beräknas.

Om prissättningsgrunden är den graderade städytan, beräknas omfattningen automatiskt utifrån planritningen: den inkluderar städytan i de lokaler som används direkt av kostnadsstället (se kapitel 3) samt kostnadsställets andel av städytan i de gemensamma lokalerna.

Om prissättningsgrunden är mängd eller timme, matas omfattningen in manuellt, den enda skillnaden mellan dessa två alternativ är omfattningens enhet.

6.3 Tjänstens schemaläggning

Tjänstens schemaläggning angör hur priser matas in för tjänsterna och när tjänsten inkluderas i fakturorna.

Priser som angetts för pågående tjänster gäller som standard tills vidare, tills man anger ett nytt pris för dem (men man kan också göra prisändringar på viss tid för kontinuerliga tjänster: se kapitel 7). Priser som angetts för engångstjänst gäller endast i en månad, men priser kan matas in för flera månader ifall tjänsten exempelvis upprepas varje år.

Pågående tjänster inkluderas i alla fakturor (även om inga priser angetts för dem); engångstjänsterna inkluderas i fakturorna endast för de månader som de har ett pris.

6.4 Tjänstetyper och tjänsteklasser

Tjänstetyper och tjänsteklasser används för att klassificera tjänster i rapporteringen. De kan skapas på sidan Tjänstetyper (under menyn Administration). Tjänstetyper och tjänsteklasser bildar en tvåstegshierarki där tjänstetypen står över tjänstekategorin. Tjänstetyper är till exempel städtjänster, måltidstjänster eller säkerhetstjänster; tjänsteklasser är till exempel underhållsstädning, grundstädning osv. Samma tjänstetyper och tjänstekategorier tillämpas på tjänster i olika avtal, så de kan användas för att jämföra uppgifterna.

6.5 Betalningstyper

För en tjänst i ett försäljningsavtal kan du med försäljningsbehörighet ange betalningstyp. Betalningstyperna måste först skapas på sidan Betalningstyper (under menyn Administration). När fakturor skapas för tjänsten, kopieras betalningstypen till fakturaraden (se kapitel 8).

Du kan byta tjänstens betalningstyp från och med en viss månad genom att lägga till en ny giltighet för betalningstypen. Den nya betalningstypen för fakturor som skapas för tjänsten gäller från och med ifrågavarande månad.

6.6 Radera tjänst från tjänsteområde

Som standard produceras tjänsten inom alla tjänsteområden som ingår i tjänstens avtal. Du kan dock radera tjänsten från vissa tjänsteområden. Detta gör du genom att öppna fliken Tjänsteområden på sidan Tjänst och trycka på knappen Radera tjänst invid tjänsteområdet. Tjänsteområdet som raderats ur tjänsten syns inte på fliken Priser, inkluderas inte i faktureringen och ingår inte i den exporterade Excel-filen. Du kan återställa raderade tjänsteområden genom att trycka på knappen Lägg till tjänst. Om priser matats in för tjänsten innan den raderades, återställs även dessa då du trycker på knappen.

7 Priser

7.1 Mata in priser

För tjänsterna kan du mata in priser. För tjänster i ett odelat avtal (se kapitel 2) matas priserna in av samma företag som har skapat avtalet; för tjänster i delade avtal matas priserna in av det företag som avtalets delats med.

Priserna matas in på avtalsraderna. För varje kombination av avtal, tjänst, tjänsteområde och kostnadsställe skapas automatiskt en egen avtalsrad.

Priserna matas in och redigeras i vyn Avtalsrader. Denna vy öppnar du genom att klicka på länken Visa avtalsraderna. som visas på sidan Priser, på tjänstens sida och på tjänsteområdets sida.

Vyn Avtalsrader visar en lista över alla avtalsrader för valt avtal, vald tjänst och valt tjänsteområde. Alla kostnadsställen, som har städytor i planritningen för ifrågavarande tjänsteområde, bildar avtalsrader. (För att förbättra prestandan uppdateras kostnadsställena i Contracts var 5:e minut, så ändringar i planritningen uppdateras kanske i Contracts med fördröjning.)

Genom att byta månaden som visas kan du granska mängder och priser för vilken månad som helst. När du byter månad, byts också datumet som styr hur kostnadsställena hämtas från planritningen: kostnadsställenas uppgifter visas för den första dagen i vald månad.

Om priser matats in för valt avtal, vald tjänst och valt tjänsteområde, visas dessa i prisdiagrammet. Prisdiagrammet visar hur priserna förändrats under de sex senaste månaderna och hur de förändras under de kommande tolv månaderna.

Du kan mata in eller redigera priser genom att trycka på knappen Redigera och ange priserna för varje avtalsrad. Om tjänstens prissättningsgrund (se kapitel 6) är en graderad städyta, beräknas mängden för varje avtalsrad automatiskt på basis av planritningen; i annat fall måste mängden matas in manuellt.

7.2 Ändringens giltighet

Vid inmatning eller redigering av priser styr ändringens giltighet de nya prisernas giltighetstid.

Om ändringen gäller tills vidare, överskrivs alla priser som matats in för avtalsraderna (och manuellt inmatade mängder) med de nya priserna (och mängderna) från och med ändringens startmånad. Uppdateringen görs också för avtalsrader vars uppgifter inte har ändrats, så om ändringar som börjar i framtiden har matats in för avtalsrader, överskrivs även dessa.

Om ändringen gäller på viss tid, ändrar uppdateringen priserna (och mängderna) endast för tiden mellan startmånad och slutmånad (inklusive dessa två månader). För engångstjänster (se kapitel 6) kan du endast mata in visstidsändringar på en månad.

7.3 Excel-export

Alla avtals- och prisuppgifter kan laddas i en Excel-fil på sidan Priser. I filen inkluderas alla avtal, för vilka användaren har visningsbehörighet. För varje avtalsrad skapas i filen en rad som innehåller alla uppgifter från avtalsraden samt från avtalet, dit den hör. Excel-filen innehåller endast de avtalsrader som är giltiga under den valda månaden.

8 Fakturering

8.1 Skapa fakturor

För försäljningsavtalen kan du med försäljningsbehörighet skapa fakturor. För månaden som faktureras skapas en faktura per försäljningsavtal och faktureringskund.

Försäljningsavtalens fakturor skapas på sidan Fakturering genom att klicka på knappen Skapa fakturor och välja önskad månad. De skapade fakturorna är till en början utkast. Fakturautkast kan raderas och nya fakturor som skapas för samma månad skriver över alla fakturautkast för respektive månad. För varje nytt fakturautkast skapas automatiskt ett åttasiffrigt fakturanummer. Vid uppgörandet av fakturan skapas en fakturarad för varje avtalsrad som gäller under ifrågavarande månad.

Fakturor som inte nödvändigtvis anknyter till något avtal som matats in i systemet kan skapas med hjälp av tilläggsbeställningar; se kapitel 9.

8.2 Faktureringskunder

För varje faktureringskund i avtalet skapas en egen faktura. För att kunna skapa en fakturakund behöver du först skapa en ny avtalspart med faktureringskundsroll. För faktureringskunden behöver du mata in ett externt ID som identifierar kunden i externa system. För faktureringskunden kan du också mata in er referensuppgift som kopieras till fakturorna.

Faktureringskundens tjänster kan delas in i egna fakturor genom att skapa faktureringsgrupper. Faktureringsgruppen är faktureringskund och avtalsspecifik och de tjänster som hänför sig till den faktureras med egen faktura. En faktureringskund kan ha flera faktureringsgrupper. Om det inte finns faktureringsgrupper faktureras alla tjänster med samma faktura. Faktureringsgrupperna påverkar inte faktureringen av tilläggsbeställningar.

När faktureringskunden har skapats, kan den väljas som faktureringskund för önskade kostnadsställen på sidan Kostnadsställen (under menyn Administration). På faktureringskundens fakturor anges alla priser och mängder som matats in för faktureringskundens kostnadsställen.

8.3 Varningar på fakturor

Varningar visas vid eventuella problem med uppgifterna för de skapade fakturorna. När fakturorna fortfarande är utkast, kan du korrigera eventuella fel och därefter skapa fakturorna på nytt för ifrågavarande månad. En varning visas per fakturarad i följande fall:

• Kostnadsstället saknar faktureringskund
• Kostnadsställets faktureringskund saknar externt ID
• Kostnadsstället är Odefinierat, dvs. inget kostnadsställe har placerats i lokalen
• Kostnadsstället har ingen städyta (beror ofta på att kostnadsstället har raderats från lokalerna men ändå ingår i fakturan för att ett pris redan hade matats in för det)
• Priset är tomt, dvs. inget pris har matats in
• Priset är noll
• Tjänsten saknar betalningstyp
• Tjänsteområdet saknar resultatenhet

Varningar visas inte för ändringsfakturor eller fakturor som skapats utifrån tilläggsbeställningar.

8.4 Godkänna fakturor

När fakturans uppgifter är korrekta, kan den godkännas. Fakturor kan godkännas en i taget eller flera på en gång. När fakturan är godkänd, kan du inte längre redigera eller radera den (men ändringsfakturor kan skapas för den). Godkända fakturor ändras inte om fakturorna för någon månad omskapas (och inget nytt fakturautkast skapas för samma avtal och faktureringskund, även om ändringar skulle ha gjorts).

Endast uppgifter om de godkända fakturorna är tillgängliga via faktureringsgränssnittet. Om en integration används, som exporterar fakturorna till ett externt system (t.ex. SAP), exporteras fakturorna till detta system först när de är godkända.

8.5 Ändringsfakturor

Du kan skapa en ändringsfaktura för en godkänd faktura genom att öppna den godkända fakturan och klicka på knappen Ny ändringsfaktura. Fakturan, som ändringsfakturan gäller, kallas ursprungsfaktura. Ändringsfakturan måste innehålla ursprungsfakturans externa nummer, som identifierar ursprungsfakturan i ett externt system (t.ex. SAP).

Ändringsfakturan påverkar inte ursprungsfakturan direkt: den är en ny, separat faktura som antingen sänker eller höjer priset på varje fakturarad. Om ändringsfakturans totalpris är negativt, handlar det om en kreditfaktura; om totalpriset är positivt, handlar det om en debetfaktura. (Ursprungsfakturan är alltid en debetfaktura.)

När ändringsfakturan skapas är standardpriset för varje fakturarad ursprungsfakturaradens pris i negativ form. Summan av ursprungsfakturan och ändringsfakturan är alltså noll som standard. Du kan redigera priset för varje fakturarad separat. På ändringsfakturorna kan också antecknas en radspecifik beskrivning, med vilken man kan förklara en enskild fakturarad på en ändringsfaktura

Ändringsfakturorna har inget separat godkännandeskede: de godkänns omedelbart när de sparas.

8.6 Felaktiga fakturor

Ibland innehåller fakturorna fel som upptäcks först efter godkännandet, t.ex. när ett externt system, dit fakturorna exporteras genom integration, inte kan ta emot fakturan. I detta falla kan fakturan markeras som felaktig. Uppgifter för felaktiga fakturor är inte tillgängliga via fakturagränssnittet och nya fakturor som skapas för ifrågavarande månad genererar nya fakturautkast för alla fakturor som markerats som felaktiga. På så sätt kan man korrigera problem i utgångsdata och därefter skapa och godkänna nya fakturor.

8.7 Fakturagränssnitt

Med hjälp av fakturagränssnittet kan man skapa integrationer som överför fakturorna till externa system. I gränssnittet kan man söka alla uppgifter om godkända fakturor. Om du vill ha mer information om fakturagränssnittet eller beställa en API-nyckel, kontakta Optimaze-supporten.

9 Tilläggsbeställningar

Tilläggsbeställningar kan användas för att skapa fakturor för tjänster som inte ingår i något avtal. Till exempel en extra städning efter ett evenemang kan matas in som en tilläggsbeställning.

För tilläggsbeställningen matas in rubrik (som blir en beskrivning av den faktura som skapas för beställningen), avtal, tjänsteproducent (systemet väljer automatiskt tjänsteproducent utifrån avtalet), faktureringskund och tilläggsuppgifter (tilläggsuppgifterna överförs inte på fakturan).

Fakturarader som matas in på tilläggsbeställningen. På fakturaraden väljs tjänsteområde, tjänst och kostnadsställe samt anges priset (€). Tjänsteområdet ska höra till det valda avtalet. Tjänsten ska höra till det valda avtalet och tjänsteområdet. Kostnadsstället ska höra till det valda tjänsteområdet och den valda tjänsten. För tilläggsbeställningen kan man mata in ett fritt antal fakturarader.

När tilläggsbeställningen sparas skapas genast en godkänd faktura för innevarande månad. Tilläggsbeställningen eller fakturan kan inte redigeras efter att de sparats. Avlägsnandet av tilläggsbeställningen avlägsnar inte automatiskt den faktura som skapats för tilläggsbeställningen.