Ankomstregistrert: Funksjon er tilgjengelig på innkjøpsordre i status ‘Bestilt’, ‘Bekreftet’ eller 'Mottatt'. Innkjøpsordre kan ankomstregistreres slik at man får oversikt over ankomne innkjøpsordre som det ikke er gjort varemottak på. Ankomstregistrerte innkjøpsordre kan filtreres ut i Status-filteret i listen. Ved ankomstregistrering sendes e-postmelding om dette til den som har bestilt ordren, samt også til den som står som 'Vår ref'. Ankomstregistrerte ordre vises med en [A] i innkjøpsordrelisten.
Tilbudsforespørsel: Støtte for RFQ (Tilbudsforespørsel). Det anbefales å legge inn RFQ som et eget steg i arbeidsflyten for IO slik at man enkelt kan filtrere ut IO som er ute på tilbudsinnhenting. Eksempel: [Behov] > [RFQ] > [Klar til Bestilling]
+ Dokument: Dokumenter kan lastes opp/knyttes til ordren.
Bestilt: Knappen er tilgjengelig på innkjøpsordre i status ‘Behov'. Når bestillingen settes til status ‘Bestilt’ settes bestillingsdatoen og ‘Bestilt av’ til pålogget bruker. Knapper for blant annet ‘Varemottak’ og ‘Bekreftet' blir tilgjengelig, og det er ikke lenger mulig å velge klikke på knappen 'E-post’, ref. nedenfor detaljer.
+ Fakturakontroll: Opprettes fra innkjøpsordren i status ‘Mottatt’.
Varemottak: Varemottaksknappen er tilgjengelig på innkjøpsordre i statusene ‘Bestilt’ og ‘Bekreftet’.
Bekreftet: Knappen er tilgjengelig på innkjøpsordre i status 'Bestilt'. Denne statusen benyttes/settes gjerne når leverandøren har bekreftet ordren.
E-post: Knappen er kun tilgjengelig på innkjøpsordren i status ‘Behov’. Via denne funksjonaliteten opprettes det en e-post til leverandøren med innkjøpsordren som et pdf-vedlegg (benytter standard pdf-innkjøpsordreutskrift). Avsenderadressen vil være ‘Avsender-adresse’ som er satt i ‘Systeminnstillingene’.
Redigere: Nye innkjøpsordrelinjer kan blant annet legges til ordrehode.
Kopier: Hele innkjøpsordren inkludert ordrelinjene kan kopieres.
Kansellert: Både i status Behov, Bestilt og Bekreftet kan en ordre kanselleres.
Statusknapper for å flytte ordren frem eller tilbake i arbeidsflytstatus samt varemottak (og delmottak) finnes i dette skjermbilde.
Merk ved varemottak hvis man mottar mer enn bestilt vil man få en feilmelding med mindre man angir mottatt antall med desimalangivelse. Som eksempel: Har man bestilt 1 stk og mottar 2 stk må antallet legges inn slik 2,0 for å unngå feilmelding.
Godkjent: Ordren kan settes til status ‘Godkjent’ når alle ordrelinjene/ordren er fakturakontrollert. Godkjent ordre kan ikke redigeres. Merk: Det kan i ‘Admin’ → ‘Systeminnstillinger’ settes opp en e-post adresse for varsling om godkjente innkjøpsordre.
NB! Alle statusendringer etter 'Bestilt' er faste og kan ikke legges opp i arbeidsflyt. Arbeidsflyt settes opp for statusskift frem til 'Bestilt'.
