Avvikelser kan används för alla typer av avvikelser och ger bland annat åtkomst till arbetsorderregister med möjlighet att skapa en eller flera åtgärder (arbetsorder) kopplade till avvikelsen.
För registrering av avvikelser finns en egen extern registreringssida för dem som inte använder/har inloggning till underhållssystemet. Användare som loggar in i systemet har en egen sida, “Mina registrerade avvikelser”, där de kan rapportera nya avvikelser och hålla ordning på sina rapporterade avvikelser.
Rapportör av avvikelsen kommer få en kvittering på e-post med en länk till avvikelsen, så att rapportören kan följa avvikelsens status. Inloggade användare kan alternativt följa rapporterade avvikelser via “Mina registrerade avvikelser” under menyn “Avvikelser”. Se eget avsnitt “Mina registrerade avvikelser”.
När avvikelsen stängs eller eventuellt avvisas, kommer det automatiskt att skickas e-post/meddelande till rapportören.
En egen knapp för rapportering av avvikelse via driftloggpost och inkommet meddelande finns på respektive skärm.
Användarna är indelade i roller där varje enskild medarbetare kan registrera en avvikelse, men det är vissa särskilda personer som kan behandla och stänga avvikelser. Innan avvikelsesystemet kan användas, måste grunddata vara registrerade och roller måste vara definierade och registrerade. Dessutom måste diverse parametrar i avsnittet “Avvikelsebehandling” under “Admin” → “Systeminställningar” vara konfigurerade. För mer detaljer, se eget avsnitt under “Systeminställningar”.
För koppling av roller till de olika användarna, se det separata kapitlet “Redigera medarbetare” 13.1.2 Redigera medarbetare under menyn “Medarbetare”.
Under “Redigera profil” finns inställningar för att bestämma vilka kolumner du vill ha i listvisningen för avvikelser.
För att skapa specifika rapporteringsadresser för avvikelser, se avsnitt under “Rapporteringsadress” under “System” → “Meddelanden”.
För skapande av specifika hjälpregister som används i samband med skapande av avvikelser:
Härkomst
Klassificering
Återkommande risk
Kategori
Fördelning (disponeringar)
Se egna avsnitt för dessa under menyn “System” → “Meddelanden”.
Avvikelser [Underhåll]
Listvisning för “Avvikelse” (avvikelseöversikt) med olika sorterings-, filtrerings- och sökfunktioner, samt exportfunktioner till Excel.
Visningen är på förhand filtrerad på handläggare (Ansvarig), så att handläggare endast får upp de avvikelser som är kopplade till dem själva.
Sökfältet för fritext: Inkluderar sökning i fälten ämne, meddelandetext, omedelbar åtgärd, förslag på korrigerande åtgärd och kommentar.
Text: Visar innehåller i avvikelsemeddelandet.
Uppföljning: Uppföljningsflaggning kan aktiveras på ett meddelande. Flaggningen visas i listan, och flaggade avvikelsemeddelanden kan filtreras ut via den här kryssrutan.
Objektsökfältet: Sökning efter objektnummer och -namn. Visar rapporterade avvikelser kopplade till valt objekt/vald struktur. Lås söking til vald struktur: Visar endast träffar i objekt i vald struktur.
Statuslampan anger status i förhållande till angiven tidsfrist, dvs. när avvikelsen ska vara färdigbehandlad. Sorteringen kan göras i kolumnen för “Frist”.
Grön – tidsfristen ligger i framtiden.
Gul – tidsfristen ligger på dagens datum.
Röd - tidsfristen har förfallit.
E-post-ikon: Mottagen/läst avvikelse.
Markeringsfunktion: Via den här markeringsfunktionen kan en avvikelse bland annat raderas. Markera avvikelsen, tryck på knappen “Spara” eller “Enter” och sedan raderingsknappen.
Nya avvikelser kan också rapporteras/registreras från den här listvisningen. Dessa kommer placeras i “Mina registrerade avvikelser”.