| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
1 Inledning
Optimaze Contracts är en applikation för administration av tjänsteavtal och fakturering, t.ex. för städ-, måltids- och säkerhetstjänster. I tjänsteavtalen kan man använda de planritningar samt tillhörande uppgifter som finns i systemet för lokaladministration Optimaze.
2 Behörigheter
2.1 Inköp och försäljning
Contracts kan användas med två olika behörigheter: inköp och försäljning.
...
Företag kan ha den ena eller båda licenserna.
2.2 Delade avtal
Som standard kan både inköps- och försäljningsavtal granskas och redigeras endast av användare i det företag där avtalet ursprungligen skapades. Det finns ändå möjlighet att dela inköpsavtalet med ett annat företag. Det andra företagets användare kan granska och redigera ett delat inköpsavtal som ett externt försäljningsavtal. När avtalet är delat, kan det köpandeföretagets användare inte redigera avtalets tjänster och priser; det säljande företagets användare kan redigera avtalets tjänster och priser och utifrån dessa skapa försäljningsfakturor. De delade avtalens behörigheter presenteras i nedanstående tabell.
...
Det följande och sista steget är att skapa ett nytt inköpsavtal och välja den delade, externa tjänsteproducenten som tjänsteproducent. Avtalsdelningen kan inte ångras: avtalets tjänsteproducent kan inte bytas ut senare.
2.3 Profilgrupper
Vid sidan om Contracts-behörigheterna måste användaren höra till rätt profilgrupp och målgrupp för att kunna granska och redigera planritningarna och granska lokaländringarna. Profilgruppen anger vilka behörigheter användaren har; målgruppen anger vilka byggnader dessa behörigheter gäller.
...
Contracts kan också användas utan profil- eller målgrupp, men i detta fall kan användaren inte granska eller redigera planritningar eller lokaländringar.
3 Tjänsteområden
3.1 Inledning
Tjänsteområde är platsen där tjänsterna erbjuds. Tjänsteområden kan skapas på sidan Tjänsteområden. Tjänsteområdet tilldelas ett namn och kopplas till en byggnad, från vilken den får adress och planritningsdata. Tjänsteområdet kan inte omfatta flera byggnader eller enbart en del av en byggnad.
I tjänsteområdets uppgifter visas förhandsvisningar av alla våningar i byggnaden om användaren har den nödvändiga profilgruppsbehörigheten (se kapitel 2). Planritningsvisaren kan öppnas genom att man klickar på förhandsvisningsbilden.
3.2 Kostnadsställe, städnivåer och städyta
Två lokaluppgifter påverkar Contracts direkt: lokalens kostnadsställe och städnivå. Dessa lokaldata kan granskas och redigeras i planritningsvisaren med nödvändig profilgruppsbehörighet (se kapitel 2).
...
Städytan är rumsytan för att de lokaler som har en städnivå (annan än ”Städas inte”). Kostnadsställets graderade städyta innehåller städytan i alla de lokaler som används direkt av respektive kostnadsställe, samt kostnadsställets graderade andel av de gemensamma lokalernas städyta.
3.3 Kostnadsställen för städning
Kostnadsställen för städning kan användas om man vill styra tjänsteavtalens kostnader till något annat kostnadsställe än dem som placerats i lokalerna.
...
Kostnadsställen för städning kan endast användas om Optimaze-supporten har konfigurerat företagets användning av dem.
3.4 Lokaländringar
Användaren kan granska lokaländringar inom de tjänsteområden som hen har behörighet (också i externa tjänsteområden, som ingår i avtal som delats med användarens företag).
...
Du kan granska situationen närmare efter ändringen genom att klicka på våningens namn: detta öppnar våningen på ifrågavarande datum i planritningsvisaren.
3.5 XML-export
Planritningen kan laddas som en XML-fil och exporteras till en tredjepartsapplikation. XML-dokumentet innehåller planritningens alla grafikdata samt följande lokaldata: rumsyta, lokalkod, lokalkategori, kostnadsställe och städnivå.
För att ladda XML-filen behöver du rätt profilgruppsbehörighet. Öppna Optimaze Moment, sök den önskade planritningen på byggnadens namn och klicka på ikonen ”Öppna XML” till vänster om byggnadens namn.
3.6 Resultatenheter
Om du har försäljningsbehörighet kan du definiera en resultatenhet för tjänsteområdet. Detta görs genom att klicka på knappen Redigera på sidan Tjänsteområdet. Resultatenheterna definieras i det säljande företagets uppgifter, dvs. om samma tjänsteområde har delats på flera säljande företag som producerar tjänster inom det, kan varje säljande företag definiera sin egen resultatenhet för tjänsteområdet.
4 Avtalsparter
Avtalsparter används för administration av kontakt- och faktureringsuppgifter för avtal och faktureringskunder. Avtalsparterna måste först skapas på sidan Avtalspart (under menyn Administration).
...
Som avtalskundens organisation kan du välja vilken organisation som helst i Optimazes organisationshierarki. Om en organisation kopplats till avtalets avtalskund, innehåller avtalet endast de kostnadsställen som finns under ifrågavarande organisation i organisationshierarkin. Om ingen organisation har kopplats till avtalskunden, ingår alla kostnadsställen i avtalet.
5 Avtal
Avtal kan skapas på sidan Avtal. Avtalet kan vara ett inköpsavtal eller försäljningsavtal (se kapitel 2). I avtalets basdata ingår dess avtalsparter (dess måste skapas separat innan de kopplas till avtalet, se kapitel 4) samt avtalets giltighet.
...
- Användaren av ett odelat avtal behöver behörigheter till samma företag som har skapat avtalet. Med inköpsbehörighet kan användaren skapa tjänster och mata in priser i odelade inköpsavtal. Med försäljningsbehörighet kan användaren skapa tjänster och mata in priser i odelade försäljningsavtal samt skapa fakturor och tilläggsbeställningar.
- Användaren av ett delat avtal behöver försäljningsbehörighet till det företag som avtalet delats med. Användaren kan skapa tjänster och mata in priser samt skapa fakturor och tilläggsbeställningar.
6 Tjänster
6.1 Skapa tjänster
I avtalen kan du lägga till en eller flera tjänster som beskriver olika slags tjänster: t.ex. underhållsstädning, grundstädning eller fönstertvätt. Priserna matas in separat för varje tjänst (se kapitel 7).
...
Följande tjänsteegenskaper styr hur priser matas in och fakturor skapas för avtalet: prissättningsgrund, tjänstens schemaläggning och betalningstyp. Vid sidan av dessa kan du för tjänsten också ange tjänstetyp och tjänsteklass, som kan användas som klassificeringsdata i rapporteringen.
6.2 Prissättningsgrund
Prissättningsgrunden avgör hur tjänsternas omfattning matas in eller beräknas.
...
Om prissättningsgrunden är mängd eller timme, matas omfattningen in manuellt, den enda skillnaden mellan dessa två alternativ är omfattningens enhet.
6.3 Tjänstens schemaläggning
Tjänstens schemaläggning angör hur priser matas in för tjänsterna och när tjänsten inkluderas i fakturorna.
...
Pågående tjänster inkluderas i alla fakturor (även om inga priser angetts för dem); engångstjänsterna inkluderas i fakturorna endast för de månader som de har ett pris.
6.4 Tjänstetyper och tjänsteklasser
Tjänstetyper och tjänsteklasser används för att klassificera tjänster i rapporteringen. De kan skapas på sidan Tjänstetyper (under menyn Administration). Tjänstetyper och tjänsteklasser bildar en tvåstegshierarki där tjänstetypen står över tjänstekategorin. Tjänstetyper är till exempel städtjänster, måltidstjänster eller säkerhetstjänster; tjänsteklasser är till exempel underhållsstädning, grundstädning osv. Samma tjänstetyper och tjänstekategorier tillämpas på tjänster i olika avtal, så de kan användas för att jämföra uppgifterna.
6.5 Betalningstyper
För en tjänst i ett försäljningsavtal kan du med försäljningsbehörighet ange betalningstyp. Betalningstyperna måste först skapas på sidan Betalningstyper (under menyn Administration). När fakturor skapas för tjänsten, kopieras betalningstypen till fakturaraden (se kapitel 8).
Du kan byta tjänstens betalningstyp från och med en viss månad genom att lägga till en ny giltighet för betalningstypen. Den nya betalningstypen för fakturor som skapas för tjänsten gäller från och med ifrågavarande månad.
6.6 Radera tjänst från tjänsteområde
Som standard produceras tjänsten inom alla tjänsteområden som ingår i tjänstens avtal. Du kan dock radera tjänsten från vissa tjänsteområden. Detta gör du genom att öppna fliken Tjänsteområden på sidan Tjänst och trycka på knappen Radera tjänst invid tjänsteområdet. Tjänsteområdet som raderats ur tjänsten syns inte på fliken Priser, inkluderas inte i faktureringen och ingår inte i den exporterade Excel-filen. Du kan återställa raderade tjänsteområden genom att trycka på knappen Lägg till tjänst. Om priser matats in för tjänsten innan den raderades, återställs även dessa då du trycker på knappen.
7 Priser
7.1 Mata in priser
För tjänsterna kan du mata in priser. För tjänster i ett odelat avtal (se kapitel 2) matas priserna in av samma företag som har skapat avtalet; för tjänster i delade avtal matas priserna in av det företag som avtalets delats med.
...
Du kan mata in eller redigera priser genom att trycka på knappen Redigera och ange priserna för varje avtalsrad. Om tjänstens prissättningsgrund (se kapitel 6) är en graderad städyta, beräknas mängden för varje avtalsrad automatiskt på basis av planritningen; i annat fall måste mängden matas in manuellt.
7.2 Ändringens giltighet
Vid inmatning eller redigering av priser styr ändringens giltighet de nya prisernas giltighetstid.
...
Om ändringen gäller på viss tid, ändrar uppdateringen priserna (och mängderna) endast för tiden mellan startmånad och slutmånad (inklusive dessa två månader). För engångstjänster (se kapitel 6) kan du endast mata in visstidsändringar på en månad.
7.3 Excel-export
Alla avtals- och prisuppgifter kan laddas i en Excel-fil på sidan Priser. I filen inkluderas alla avtal, för vilka användaren har visningsbehörighet. För varje avtalsrad skapas i filen en rad som innehåller alla uppgifter från avtalsraden samt från avtalet, dit den hör. Excel-filen innehåller endast de avtalsrader som är giltiga under den valda månaden.
8 Fakturering
8.1 Skapa fakturor
För försäljningsavtalen kan du med försäljningsbehörighet skapa fakturor. För månaden som faktureras skapas en faktura per försäljningsavtal och faktureringskund.
...
Fakturor som inte nödvändigtvis anknyter till något avtal som matats in i systemet kan skapas med hjälp av tilläggsbeställningar; se kapitel 9.
8.2 Faktureringskunder
För varje faktureringskund i avtalet skapas en egen faktura. För att kunna skapa en fakturakund behöver du först skapa en ny avtalspart med faktureringskundsroll. För faktureringskunden behöver du mata in ett externt ID som identifierar kunden i externa system. För faktureringskunden kan du också mata in er referensuppgift som kopieras till fakturorna.
...
När faktureringskunden har skapats, kan den väljas som faktureringskund för önskade kostnadsställen på sidan Kostnadsställen (under menyn Administration). På faktureringskundens fakturor anges alla priser och mängder som matats in för faktureringskundens kostnadsställen.
8.3 Varningar på fakturor
Varningar visas vid eventuella problem med uppgifterna för de skapade fakturorna. När fakturorna fortfarande är utkast, kan du korrigera eventuella fel och därefter skapa fakturorna på nytt för ifrågavarande månad. En varning visas per fakturarad i följande fall:
...
Varningar visas inte för ändringsfakturor eller fakturor som skapats utifrån tilläggsbeställningar.
8.4 Godkänna fakturor
När fakturans uppgifter är korrekta, kan den godkännas. Fakturor kan godkännas en i taget eller flera på en gång. När fakturan är godkänd, kan du inte längre redigera eller radera den (men ändringsfakturor kan skapas för den). Godkända fakturor ändras inte om fakturorna för någon månad omskapas (och inget nytt fakturautkast skapas för samma avtal och faktureringskund, även om ändringar skulle ha gjorts).
Endast uppgifter om de godkända fakturorna är tillgängliga via faktureringsgränssnittet. Om en integration används, som exporterar fakturorna till ett externt system (t.ex. SAP), exporteras fakturorna till detta system först när de är godkända.
8.5 Ändringsfakturor
Du kan skapa en ändringsfaktura för en godkänd faktura genom att öppna den godkända fakturan och klicka på knappen Ny ändringsfaktura. Fakturan, som ändringsfakturan gäller, kallas ursprungsfaktura. Ändringsfakturan måste innehålla ursprungsfakturans externa nummer, som identifierar ursprungsfakturan i ett externt system (t.ex. SAP).
...
Ändringsfakturorna har inget separat godkännandeskede: de godkänns omedelbart när de sparas.
8.6 Felaktiga fakturor
Ibland innehåller fakturorna fel som upptäcks först efter godkännandet, t.ex. när ett externt system, dit fakturorna exporteras genom integration, inte kan ta emot fakturan. I detta falla kan fakturan markeras som felaktig. Uppgifter för felaktiga fakturor är inte tillgängliga via fakturagränssnittet och nya fakturor som skapas för ifrågavarande månad genererar nya fakturautkast för alla fakturor som markerats som felaktiga. På så sätt kan man korrigera problem i utgångsdata och därefter skapa och godkänna nya fakturor.
8.7 Fakturagränssnitt
Med hjälp av fakturagränssnittet kan man skapa integrationer som överför fakturorna till externa system. I gränssnittet kan man söka alla uppgifter om godkända fakturor. Om du vill ha mer information om fakturagränssnittet eller beställa en API-nyckel, kontakta Optimaze-supporten.
9 Tilläggsbeställningar
Tilläggsbeställningar kan användas för att skapa fakturor för tjänster som inte ingår i något avtal. Till exempel en extra städning efter ett evenemang kan matas in som en tilläggsbeställning.
...