I Optimaze-tjänsten kan du skapa hyresbetalningsmaterial av avtalsuppgifter som matats in i systemet.
Optimaze skapar hyresbetalningsmaterial på basis av uppgifterna i hyresavtalen. När hyresbetalningsmaterial skapas, sammankopplas hyresgästens och hyresavtalets uppgifter.
Optimaze Moment är inte avsett att fungera som ett betalningsverktyg, utan till det används kundens egen reskontra. Via hyresadministrationen kan man skapa hyresbetalningsmaterial i kundens egen reskontra, dit uppgiften kan exporteras via integrationsverktyget. Den faktiska betalningen sker alltså inte i Moment.
Ur hyresvärdens faktureringsuppgifter plockas bland annat faktureringsadress och -period. Separata ersättningar, höjningar och andra uppgifter förknippade med betalningar plockas från de uppgifter som antecknats för avtalet. Det färdiga hyresbetalningsmaterialet överförs till reskontramodulen.
Användaren skapar hyresbetalningsmaterialet, godkänner och skickar materialet vidare till reskontran. Optimaze rapporterar fakturornas förfallodatum, faktureringsperioder, hyresbelopp osv.
Funktioner förknippade med hyresbetalningen finns i huvudmenyn, vid punkten Skapa inhyrnings-/hyresbetalningsmaterial. Här kan du skapa hyresbetalningsmaterial förknippat med avtal antingen för nästa hyresperiod eller flera hyresperioder. Att skapa faktureringsmaterial sker i en styrd femstegsfunktion.
| Obs! |
|---|
Hyresbetalningsuppgifter skapas på basis av uppgifterna i Optimaze uthyrningsadministrationens giltiga avtal, med beaktande av avtalsuppgifterna. När faktureringsmaterialet har skapats och godkänts för en viss tidsperiod, kan det inte längre skapas på nytt. Om du av misstag godkänner fakturor som inte borde ha godkänts, ska du kontakta Optimaze support. |
Skapandet och utskicket av de faktiska fakturorna sker via kundens egen reskontra. Det är möjligt att genom integration importera uppgifterna från Optimaze till organisationens reskontra.
Närmare anvisningar om detta distribueras separat i implementeringsskedet till den som är ansvarig för hyresbetalningsprocessen.
Om integrationen avtalas vanligen i implementeringsskedet, men implementeringen av dem kan även göras i ett senare skede. Kontakta din kundchef eller Optimaze support för att få mer information
Creating an inrent invoice – inrent
In Optimaze system, the inrent invoice data can be created based on the agreement information entered in the system. Optimaze will generate the inrent invoice based on the information in lease agreements. When creating the inrent invoice, the tenant’s information is combined with the information in the lease agreement.
Optimaze Moment is not meant to function as an inrent invoicing tool in itself, but it uses the customer’s own financial system. Lease management can be used to create the inrent invoice and transfer it to the customer’s own system via the integration tool. Therefore, the actual inrent invoicing is not done in Moment.
The invoicing address and period, for example, are retrieved from the lessor's information. Separate compensations, rent increases and other data related to payments are retrieved from the information entered in the agreement. Ready inrent invoice is then transferred to the ledger module.
The user creates the inrent invoice, approves it and transfers it to the financial system. Optimaze reports the due dates, invoicing periods, rent amounts, etc.
Functions that are related to inrent invoicing can be found in the main menu under Inrent / Creating an inrent invoice. Here, you can create inrent invoices related to agreements and import this data for either the following lease period or for multiple periods. Creating inrent invoices will be done with a 5-step guided function.
The inrent invoice is created based on the information in the operational agreements under inrentrent management in Optimaze.
...
When the inrent invoice has been created and approved for a certain period, it cannot be created again.
If you approve invoices that should not be approved by accident, please contact Optimaze support.
...
.