Yleistä Foren käytöstä ja käyttäjätunnuksista
Kuva 3. Esimerkki tuki@fore.fi lähettämästä käyttäjäkutsusta uudelle käyttäjälle (ohjelman automaattisesti lähettämä sähköposti)
Organisaation otettua Fore-palvelu käyttöön , asiakasorganisaatiosta ilmoitetaan Foren käyttäjätukeen organisaatiolle valittu pääkäyttäjä. Tämän jälkeen Foren käyttäjätuki muodostaa ilmoitetulle henkilölle hänelle tunnuksen palveluun sekä lisää käyttäjälle ns. pääkäyttäjä-roolin. Käyttäjälle lähetetään tunnuksen muodostamisesta kutsuviesti sähköpostilla (kuva 3.2). Kutsussa ohjeistetaan henkilöä tekemään salasana järjestelmään viestissä mainitun osoitteen linkin kautta. Pääkäyttäjä voi aloittaa oman organisaationsa käyttäjien lisäämisen palveluun heti kun hän on kirjautunut järjestelmään ja luonut itselleen salasanan. Organisaation pääkäyttäjä voi myös itse lisätä joillekin muille käyttäjille ns. pääkäyttäjäroolin.
Kuva 2. Esimerkki tuki@fore.fi lähettämästä käyttäjäkutsusta uudelle käyttäjälle (ohjelman automaattisesti lähettämä sähköposti)
Käyttäjätunnukset Foressa ovat aina sähköpostiosoitteita. Käyttäjien salasanat ovat vain käyttäjien itsensä tiedossa olevaa tietoa, joihin järjestelmän johon Foren käyttäjätuellakaan ei ole pääsyä. Salasanan kelpoisuusvaatimukset ovat:
- salasanan pituuden pitää olla vähintään 8 merkkiä
- vähintään yhden merkeistä pitää olla kirjain
- vähintään yhden merkeistä pitää olla numero
Ainoa tunnusten käyttäjätunnusten luonnin rajoite on, että organisaatiotietoihin kirjataan sähköpostien tunnuksen eli sähköpostiosoitteen pääte-osa eli toimialue-tieto joka kirjataan suoraan tietokantoihin jokaiselle organisaatiolle järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Tätä tietoa organisaation pääkäyttäjä ei voi itse muuttaa, vaan muutos on mahdollista ainoastaan käyttäjätuen kautta. Toimialue -tietoja on sama kuin Foreen määritetty. Toimialuetietoja voi kuitenkin tarvittaessa olla useampiakin per organisaatio.
Kuva 4. Salasanan vaihto -näkymä, tarvittaessa ota yhteys Foren käyttäjätukeen. Myös mikäli henkilön sähköpostiosoite muuttuu esim. nimenvaihdoksen takia, niin ota yhteys Foren tukeen, jotta muutos tehdään suoraan tietokantaan, jolloin henkilön projekti- ja dokumenttioikeudet säilyvät.