Fore on web-selaimella käytettävä palveluportaali, joka on salasanasuojatusti käytettävissä miltä koneelta ja sen selaimelta tahansa. Käytölle on kuitenkin tiettyjä joitain rajoitteita, jotka käyttäjäorganisaatioiden on syytä tiedostaa. Toiminnallisuusongelmat ja käyttöön kohdistuvat rajoitteet organisaation päivittäessä käyttöjärjestelmiään voidaan välttää ajoissa, kun jos käyttäjä-organisaatiossa on henkilöpääkäyttäjä, joka on perehtynyt Foren yleisiin toimintoihin ja vaatimuksiin. Organisaation pääkäyttäjän olisi tästä syystä hyvä tuntea Fore-järjestelmän käyttöön liittyvät yleisimmät vaatimukset.
Kuva 134. Foren järjestelmäkuvaus ja pääkäyttäjän rooli
Fore - käyttäjän henkilökohtaisen työaseman ohjelmisto- ja yhteysvaatimukset ovat seuraavat:
- Internetyhteys, (laajakaista, vähintään 1 Mbs)
- Web-selain, tuettuja ovat vähintään
- Internet Explorer 7
- Opera 10.0
- 9 tai uudempi
- Mozilla Firefox 3.0
- Chrome 5.0Safari 3 sekä selaimien uudemmat versiot
- https-protokollan TCP-portti 443 tulee olla käytettävissä, koska yhteys on salattu 128-bittisellä SSL-salauksella
- Käyttöjärjestelmä Microsoft Windows (2000, XP, Vista, 7) tai Mac OS X 10.4 sekä uudemmat versiot
- Adobe Acrobat Reader tai Adobe Acrobat exportattujen raporttien lukemiseen
- Microsoft Office Word 2007 tai uudempi yhteensopiva tekstinkäsittelyohjelmisto Scope--hankeohjelmadokumentin avaamiseen
- Microsoft Office Excel 2003 tai uudempi yhteensopiva taulukkolaskentaohjelmisto Rola / Hola / Arena exportattujen raporttien lukemiseksi tai määrätiedon siirtämiseksi laskentatyökaluun
- Holan karttatoiminnallisuus sekä CMA:n käyttö vaativat vaatii toimiakseen koneeseen asennetun Silverlight-pluginin, jonka voi ladata osoitteen http://www.microsoft.com/silverlight/default.asp kautta.
Foren asiakasorganisaation pääkäyttäjää tukee käyttäjätuki auttaa kaikissa mahdollisissa ongelmissa Foren käyttäjätuki. Yhteyden käyttäjätukeen saa helpoiten sähköpostilla tuki@fore.fi. Lisäksi pääkäyttäjän tukena on aika ajoin päivittyvät käyttöohjeistukset sekä Foren UKK (usein kysytyt kysymykset)käyttöhjeet, tiedotteet ja sivukohtaiset ohjeet ovat avuksi. Käyttöohjeet löytyvät web-osoitteesta http://docs.in-infra.net/Fore-näkymien yläpalkin painikkeesta Käyttöohje ja käyttäjätuki.
Kuva 35
Kuva 2. Foren käyttöohjesivusto
Foren kehittyminen
Järjestelmän päivitykset tehdään seuraavasti:
- Pääjulkaisut 2 x vuodessa, n. 15.6. ja 15.12kesä- ja joulukuussa. Päivityksissä tietoaineistot (hinnastot ja mallit) sekä ohjelmistot päivittyvät. Pääjulkaisuissa kaikki tuotteet päivittyvät uuteen päivitysversioon. Pääjulkaisut ajoittuvat yleensä viikonloppujen yhteyteeniltaan, jolloin palvelussa on käyttökatko viikonlopun ajanvoi olla muutaman tunnin katko.
- Pienpäivityksiä tapahtuu useammin, syynä virheenkorjaukset virheen korjaukset tai informaation laajentaminen. Käyttökatkot ovat myös yleensä iltaisin ja yleensä muutaman minuutin mittaisia.
- Käyttöohjesivustoa päivitetään tarpeen mukaan ja muutokset näkyvät käyttäjille välittömästi.Uuden pääversion myötä päivitetään myös käyttöohjesivusto
- Päivityksien sisältö ohjautuu asiakastarpeen ja sisällön laajentamisen mukaan. Tietoaineiston kehityksessä noudatetaan pääsääntöisesti InfraRYL-nimikkeistöjä.
Kuva 336. Periaattellinen Foren julkaisuaikataulu
Foren hinnastot ja tietoaineistot
Foren tietoaineiston hinnastojen kustannustaso on sidottu Maarakennuskustannusindeksiin ja sen osaindekseihin. Panostekijät (esim. materiaali, konetyö) on sidottu tarkoituksenmukaiseen, yleensä Maku-osaindeksiin. Näitä seurataan kuukausittain, mutta uudet hinnat julkaistaan 6 kk välein. Rakennusosien hintakehitys muodostuu sen panostekijöiden hintamuutoksista ns. panosrakenteen mukaisena painotettuna keskiarvona. Ja edelleen hankeosien hintakehitys muodostuu sen mallinnetun rakennusosarakenteen mukaisena kokonaismuutoksena. Näin esimerkiksi asfalttitöissä kustannustaso voi vaihdella merkittävästi enemmän kuin maanleikkaus tai pengerrystöissä. Ja edelleen eri hankeosien hintamuutokset voivat poiketa toisistaan, koska niiden panosrakenteet poikkeavat toisistaan.
Laskelmatasolla hintatasoa voidaan muuttaa hinnastopäivityksen lisäksi Maku-kokonaisindeksillä haluttuun kustannustasoon.
Kuva 37. Foressa käytössä olevat Makuindeksin pisteluvut ja osaindeksit
Käyttäjätuki
Foren käyttäjätuki palvelee kaikkia Fore-ohjelmiston käyttäjiä, joiden organisaatiolla on voimassaoleva voimassa oleva sopimus Foreen tai sen osatuotteeseen sekä lisenssi ohjelmiston käyttöön. Käyttäjätuen palvelun piiriin voidaan lukea myös muita henkilöitä, esim. käyttäjäorganisaation oman sisäisen käyttäjätuen henkilöstö sekä lisäksi sopimusasioihin nimetyt yhteyshenkilöt.
Kuva 338. Käyttäjätuen palautteisiin vastauksen prosessi ja priorisointimenettely
Foren käyttäjätuen puhelinpalvelu käyttäjätuki on avoinna arkisin virka-aikana klo 98:00-15:30. Sähköpostituki palvelee myös virka-ajan puitteissa16:00. Suositeltavin tapa yhteyden saamiseksi Foren käyttäjätukeen on kuitenkin sähköposti, sillä tällöin palautteen lähettäjä voi olla varma, että hänen tukipyyntönsä on dokumentoitu. Palautteen lähettämisajalla ei ole merkitystä, koska tukipyyntö saadaan talteen sähköpostijärjestelmäänViestiin kannattaa liittää esim. kuvaruutukaappaus, joka nopeuttaa ja helpottaa ongelman selvittelyä. Foren käyttäjätuen sähköposti lähettää aina kuittauksen käyttäjälle, kun hänen viestinsä on vastaanotettu. Selvittelyyn ryhdytään useimmiten lähes välittömästi, mutta erittäin kiireellisissä tapauksissa kannattaa soittaa.
Tukipyyntöjen käytännöt
Kiireelliset tukipyynnöt
Kiireellisen tukipyynnön tuntomerkkejä ovat mm. seuraavat:
- Jokin tietty toiminto ei onnistu ollenkaan,
- Järjestelmä ilmoittaa virheestä , tai
- Käyttäjä ei pysty ohittamaan ongelmaa keskeyttämättä työtään Fore-palvelussa.
Näissä tapauksissa organisaation pääkäyttäjän on syytä aina ohjeistaa käyttäjää ottamaan suoraan yhteyttä käyttäjätukeen. Mikäli käyttäjäorganisaation käyttäjälle ilmenee Foren käytössä jokin äkillinen virhetilakannattaa ottaa suoraan yhteys käyttäjätukeen. Jos on kyse äkillisestä virhetilasta, johon tulee saada ratkaisu heti, suositeltavin yhteydenottotapa on puhelinpalvelusoitto. Puhelinpalvelua käytettäessä Tarvittavat lisätiedot on kuitenkin syytä huomioida, että kiireinenkin tukipyyntö, joka vaatii lisäselvittelyjä, kannattaa lähettää puhelinsoiton jälkeen sähköpostilla, jossa jotta virhetilasta saadaan tarkempi kuvaus.
Kiireiset tukipyynnöt luokitellaan pääsääntöisesti kriiittisiin tai vakaviin. Ne otetaan käsittelyyn välittömästi ja pyritään aina ratkaisemaan 4h – 1 työpäivän kuluessa ja pyritään aina ratkaisemaan edellä mainitussa ajassa. Mikäli korjaustoimenpiteet vievät enemmän aikaa, niiden etenemisessä on aina käyttäjätuella ilmoitusvelvollisuus palautteen lähettäneelle käyttäjälle. Muutoinkin käyttäjätuki pyrkii pääsääntöisesti informoimaan käyttäjää palautteiden ja ongelmien selvittelystä.
Normaalit tukipyynnöt
Normaaleiksi tukipyynnöiksi voidaan luetella esimerkiksi seuraavanlaiset tapaukset.
- Jokin tietty toiminto ei onnistu satunnaisesti.
- Jokin hinta hinnastoissa tai malleissa on käyttäjän mielestä väärä (hän voi kuitenkin itse syöttää korvaavan kustannuksen laskelmaansa).
- Jokin ohjeistuksen mukainen toimenpide ei onnistu, mutta ongelman voi kiertää.
- Käyttäjällä on idea, miten jokin tietty toiminto olisi parempi toteuttaa kuin nykyisellään.
- Jokin hinta / nimike puuttuu järjestelmästä.
Normaalit tukipyynnöt voidaan lähettää, joko suoraan käyttäjätukeen tai ohjaamalla palautteet kootusti organisaation pääkäyttäjän kautta käyttäjätuelle sekä järjestelmän kehittäjille.
Normaalit tukipyynnöt luokitellaan joko vähäisiin tai neuvontapyyntöihin. Ne pyritään ratkaisemaan yleisimmin 1 työpäivän aikana tai seuraavana työpäivänä. Mikäli kyseessä on neuvontapyyntö tai palaute jostain puutteesta, sen ratkaisu voidaan jättää johonkin seuraavaan päivitysajanhetkeen.
Tiedotus
Fore-palveluun liittyvistä muutoksista ja/tai ajankohtaisista tapahtumista tiedotetaan joko suoraan kaikkia käyttäjiä esim. kuukausikirjeellä tai sitten henkilökohtaisilla viesteillä käyttäjäorganisaatioiden pääkäyttäjiä. Merkittävä tiedotuskanava on myös Foren ajankohtaista toiminnallisuus. Lisäksi tiedotuskanavana voidaan käyttää Foren ja Rapal Oy:n verkkosivustoja.Foren pääsivun Ajankohtaista-palstalla ja Käyttöohjeet ja käyttäjätuki -sivun tiedotteilla tai viesteillä organisaatioiden pääkäyttäjille.
Mahdollisista käyttökatkoista tiedotetaan pääsääntöisesti Foren käyttäjätuki tiedottaa mahdollisista käyttökatkoista pääsääntöisesti vähintään kaksi viikkoa etukäteen Foren pääsivun ajankohtaista osion sekä pääkäyttäjien kautta. Viestiä Sähköpostiviestiä mahdollisista yhteyskatkoista ei siis lähetetä kaikille Fore-järjestelmän tunnuksen omaaville käyttäjille, vaan oletusarvoisesti käyttäjäorganisaation pääkäyttäjä järjestää tiedottamisen oman organisaationsa sisällä. Samaa tiedotustapaa käytetään myös tiedottaessa tulevista tai jo tapahtuneista päivityksistä.
Fore – -järjestelmä kehittyy ja samoin kehittyvät myös käyttöohjeistukset. Pääkäyttäjän on On siis syytä seurata omalla käyttöliittymällään aika ajoin Foren Ajankohtaista -tiedotuskanavaa, jotta mitkään uudistukset eivät jää huomiotta.
Valmennuspalvelut
Foren valmennuksia tarjotaan joko yleisvalmennuksina, jotka ovat avoimia kaikille tai vaihtoehtoisesti valmennuspalveluita ne voidaan räätälöidä organisaation erityistarpeisiin sopivaksi, ns. organisaatiokohtaisina. Valmennukset järjestetään aihealueeseen soveltuvan ryhmäkoon mukaisesti asiakkaalle parhaiten soveltuvalla valmennuspaikalla. Myös asiakkaiden omien hankkeiden käsittely valmennuksissa on mahdollista erillisveloitusta vastaan. Valmennuspalveluista lisää tietoa osoitteesta http://www.fore.fi/fi/tuotteet-ja-palvelut/palvelut/valmennuspalvelut.htmlasikaspäälliköiltä tai Fore-tuesta.
Uusien Fore-käyttäjien perehdyttämiseksi järjestelmän käyttöön Organisaation pääkäyttäjällä on myös vaihtoehtoisia toimintamalleja. Pääkäyttäjä voi henkilökohtaisesti perehdyttää käyttäjän järjestelmään, ohjeistaa käyttäjää perehtymään järjestelmään tutustumalla palvelun käyttöohjeisiin tai sitten ohjeistaa hänet osallistumaan Fore-valmennuksiinperehdyttämiseen kannattaa panostaa - valmennuksiin osallistuminen, käyttöohjeisiin tutustuminen ja opastus yhdessä antavat parhaan tuloksen.