Vuokra-alueen hallinnalla tarkoitetaan tässä ohjeessa vuokra-alueen, maa-alueen tai pysäköintialueen hallintaa.
Vuokra-alue
Vuokra-alue on Optimaze vuokrauksenhallinnan käsite. Vuokra-alue on tiettyjen tilojen muodostama alue, joka liitetään sopimukseen.
Vuokra-alue on vuokrattava kokonaisuus. Jos esim. vuokrattavana kokonaisuutena on asuinhuoneisto, on siitä syytä luoda oma vuokra-alueensa. Mikäli asuinhuoneiston vuokrauksen yhteydessä on mahdollista vuokrata lisäksi parkkipaikka, on tästä syytä luoda oma pysäköinti-vuokra-alue. Siten mikäli parkkipaikasta halutaan myöhemmin luopua, on se mahdollista tehdä muutosasiakirjalla purkamatta pääsopimusta.
Vuokra-alueen voit luoda pohjakuvassa tai Vuokra-alueiden hallinta-näkymässä. Sisäänvuokra-alueen luonnissa muista aina valita erikseen Sisäänvuokra-alue, muutoin ohjelma tulkitsee, että haluat luoda tai käsitellä ulosvuokra-aluetta.
Pienin vuokra-alue voi olla yksittäinen tila ja suurin vuokra-alue voi olla koko rakennus. Vuokra-alue luodaan ainoastaan suorakäyttötiloista. Tämä tarkoittaa, että yhteistiloja ei voida yhdistää vuokra-alueeseen. Oletuksena on myös, että teknisiä tiloja kuten esimerkiksi porraskäytäviä tai hissikuiluja ei voida yhdistää vuokra-alueeseen. On kuitenkin mahdollista määritellä vuokranantajakohtaisesti, että kyseisen vuokranantajan teknisten tilojen vuokraaminen on mahdollista. Näiden lisäksi on olemassa jaettuja tiloja, joita voidaan yhdistää useisiin vuokra-alueisiin
Vuokra-alueiden hallinta näkymä
Vuokra-alueiden hallinta näkymästä pääset tarkastelemaan, muokkaamaan ja luomaan vuokrasopimuksia. Vuokra-alueiden hallinta näkymässä vuokrasopimukset ovat järjestettynä kohdehierarkian mukaisessa järjestyksessä. Suuralueen alla näkyvät alueet, joiden alla kiinteistöt. Kiinteistöjen alla näkyvät rakennukset, joiden alla ovat vuokra-alueet ja pysäköintialueet. Maa-alueet luodaan aina joko kiinteistön tai alueen alle, joten ne näkyvät näiden alla puussa.
Vuokra-alueiden ominaisuudet
Optimazen vuokra-alueille on mahdollista liittää erilaisia ominaisuuksia:
yllä esimerkki vuokra-alueen ominaisuuksista. Tarkempi ohjeistus löytyy Vuokrauksenhallinnan ylläpito -otsikon alta: Talotyyppi, Vuokra-aluetyyppi, Vuokra-alueominaisuudet, Asumistyyppi.
Vuokra-alueen tavoitevuokra
Vuokra-alueille voidaan asettaa tavoitevuokra, joka tulee oletusvuokrana sopimukselle.
Tarkempi ohjeistus kohdassa Vuokra-alueen tavoitevuokra.
Rakennuksen koontilomake
Jokaisella rakennusrekisterissä olevalla rakennuksella on Optimazen vuokrauksenhallintaa varten Rakennuksen koontilomake. Päästäksesi koontilomakkeelle valitse päävalikosta Sisäänvuokraus ja Vuokra-alueiden hallinta. Valitse puusta rakennus, jonka koontilomakkeen haluat nähdä.
...
Huom. tässä mainittu rakennuksen koontilomake ei ole Kiinteistö- ja rakennusrekisterin rakennuskortti, jolla ylläpidetään rakennukseen liittyviä tietoja.
Vuokra-alueen koontilomake
...
Vuokra-alueen muokkaaminen ja poistaminen
Vuokra-aluetta ei voida muokata eikä poistaa mikäli ne ovat kiinni voimassaolevissa sopimuksissa. Esimerkiksi rakennuksen koontilomakkeelta poistamiseen tarvittavaa roskakoria ei näy kuin täysin vapaissa vuokra-alueissa.
Vuokra-alueen muokkaaminen ja poistaminen pohjakuvassa
Vuokra-alueen muokkaamisen ja poistamisen ohjeen löydät uudesta pohjakuvaselaimesta.
Vuokra-alueen muokkaaminen ja poistaminen vuokra-alueiden hallinnan kautta
Hae kyseisen rakennuksen koontilomake käsiteltäväksi yllä olevan ohjeen mukaan. Valitse muokattava tai poistettava vuokra-alue painamalla hiirellä sinisellä näkyvää vuokra-alueen nimeä.
Näytölle avautuu vuokra-alueen koontilomake, jonka oikeassa yläreunassa on muokkaa ja poista toiminnot. Poista-toiminto ei näy rakennuksen- eikä vuokra-alueen koontilomakkeella mikäli vuokra-alueeseen liittyy voimassaolevia luonnossopimuksia tai hyväksyttyjä sopimuksia. Valitse muokkaa, kun haluat muokata vuokra-alueen tietoja. Vuokra-alueen nimeä voit muuttaa myös silloin, kun vuokra-alue liittyy johonkin dokumenttiin.
Muokkaa haluamasi tiedot näkyvissä oleviin kenttiin. Valitse lopuksi Tallenna.
...
Vuokra-alueiden valitseminen
Voit valita vuokra-alueita joko haun tai sisäänvuokrausaluerekisteristä rakennuksen koontilomakkeen kautta sekä luonnossopimuslomakkeelta.
Vuokra-alueiden valitseminen haun avulla
Voit hakea haun avulla esimerkiksi tietyn rakennuksen vuokra-alueita. Hakua on käsitelty tarkemmin Käyttöohjeiden kohdassa Haku.
Hakutuloksena on listaus vuokra-alueista.
Voit valita vuokra-alueen painamalla halutun alueen nimeä.
Mikäli hakukriteerejä vastaavia vuokra-alueita on paljon, ne on asetusten mukaan jaettu useammalle sivulle. Voit valita vuokra-alueita kaikilta sivuilta. Kun olet valinnut haluamasi
Napsauttamalla vuokra-alueen , napsauta vuokra-alueen tai rakennuksen nimeä ja pääset käsittelemään vuokra-aluetta ja luomaan sopimuksen.
Vuokra-alueiden valitseminen rakennuksen koontilomakkeelta
Avaa rakennuksen koontilomake Vuokra-alueiden hallinnasta.
Rakennuksen koontilomakkeen Vuokra-alueet -kohdasta pääset valitsemaan rakennukselle luotuja vuokra-alueita. Kun olet valinnut haluamasi vuokra-alueen, pääset vuokra-alueen koontilomakkeelta luomaan sisäänvuokrasopimuksen.
Vuokra-alueen tavoitevuokra
Vuokra-alueille voidaan asettaa tavoitevuokra, joka tulee oletusvuokrana sopimukselle.
Tarkempi ohjeistus kohdassa Vuokra-alueen tavoitevuokra.