| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Optimaze Contracts on sovellus palvelusopimusten hallintaan ja laskutukseen, esim. puhtaus-, ateria- ja turvapalveluja varten. Palvelusopimuksissa voidaan käyttää Optimaze-tilanhallintajärjestelmässä olevia pohjakuvia ja niihin liittyviä tietoja.
...
| Anchor | ||
|---|---|---|
|
...
|
2 Käyttöoikeudet
2.1 Osto ja myynti
Contractsia voidaan käyttää kahdella eri oikeudellalisenssillä: osto- ja myyntioikeudellamyyntilisenssillä.
Yritys, jolla on Contracts-ostolisenssi, voi antaa käyttäjilleen käyttäjilleen osto-oikeudenoikeuksia. Osto-oikeus mahdollistaa sovelluksen käytön tilaajan eli käytön tilaajan eli palveluita ostavan yrityksen näkökulmasta: käyttäjä . Käyttäjä voi luoda katsella ja hallita hallita ostosopimuksia. (Nimityksellä “yritys” viitataan Optimazessa organisaatioon, jolla on omat käyttölisenssit ja -oikeudet. Tämä voi tarkoittaa niin julkisia organisaatioita kuin yksityisiä yrityksiäkin.)
Vastaavasti yritys, jolla on myyntilisenssi, voi antaa käyttäjilleen myyntioikeuden. Myyntioikeus mahdollistaa sovelluksen käytön palveluntuottajan näkökulmasta: käyttäjä voi luoda ja hallita myyntisopimuksia ja luoda myyntilaskuja
| Oikeus | Kuvaus |
|---|---|
| Palvelusopimuksen Osto: Katselu | Käyttäjä voi tarkastella ostosopimuksia ja niihin liittyviä tietoja. |
| Palvelusopimuksen Osto: Muokkaus | Käyttäjä voi tarkastella ja muokata ostosopimuksia ja niihin liittyviä tietoja. |
| Palvelusopimuksen Osto: Ylläpitäjä | Käyttäjä voi tarkastella ja muokata ostosopimuksia ja niihin liittyviä tietoja. Käyttäjä pääsee hallintanäkymään ja asetuksiin. |
Vastaavasti yritys, jolla on myyntilisenssi, voi antaa käyttäjilleen myyntioikeuden. Myyntioikeus mahdollistaa sovelluksen käytön palveluntuottajan näkökulmasta: käyttäjä voi katsella ja hallita myyntisopimuksia ja luoda myyntilaskuja.
| Oikeus | Kuvaus |
|---|---|
| Palvelusopimuksen Myynti: Katselu | Käyttäjä voi tarkastella myyntisopimuksia ja niihin liittyviä tietoja. |
| Palvelusopimuksen Myynti: Muokkaus | Käyttäjä voi tarkastella ja muokata myyntisopimuksia ja niihin liittyviä tietoja. |
| Palvelusopimuksen Myynti: Ylläpitäjä | Käyttäjä voi tarkastella ja muokata myyntoisopimuksia ja niihin liittyviä tietoja. Käyttäjä pääsee hallintanäkymään ja asetuksiin. |
Yrityksellä voi olla toinen lisensseistä tai molemmat lisenssit.
2.2 Jaetut sopimukset
Oletuksena sekä osto- että myyntisopimuksia voivat tarkastella ja muokata vain sen yrityksen käyttäjät, jolle sopimus on alun perin luotu. On kuitenkin myös mahdollista jakaa ostosopimus toiselle yritykselle. Toisen yrityksen käyttäjät voivat tarkastella ja muokata jaettua ostosopimusta ulkoisena myyntisopimuksena. Kun sopimus on jaettu, ostajayrityksen käyttäjät eivät voi muokata sopimuksen palveluita ja hintoja; myyjäyrityksen käyttäjät voivat muokata sopimuksen palveluita ja hintoja ja luoda sen perusteella myyntilaskuja. Jaettujen sopimusten käyttöoikeudet on esitetty alla olevassa taulukossa.
| Jaetut sopimukset | Ostajayritys | Myyjäyritys |
|---|---|---|
| Sopimuksen perustiedot | Muokkausoikeus | Katseluoikeus |
| Sopimuksen palvelualueet | Muokkausoikeus | Katseluoikeus |
| Sopimuksen palvelut | Katseluoikeus | Muokkausoikeus |
| Sopimuksen hinnat | Katseluoikeus | Muokkausoikeus |
| Sopimuksen laskutus | Ei käyttöoikeutta | Muokkausoikeus |
Jotta sopimus voitaisiin jakaa, myyntiyritykseltä on ensin jaettava ostajayritykselle palveluntuottaja: sopimusosapuoli, jolla on palveluntuottajarooli (ks. luku 4). Palveluntuottajan jakamisen tekee Optimaze-ylläpitäjä: otattehan yhteyttä Optimaze-tukeen tätä vaihetta varten. Kun palveluntuottaja on jaettu, se näkyy ostajayritykselle ulkoisena sopimusosapuolena.
Seuraava ja viimeinen askel on luoda uusi ostosopimus ja valita sille palveluntuottajaksi jaettu, ulkoinen palveluntuottaja. Sopimuksen jakamista ei ole mahdollista peruuttaa: sopimuksen palveluntuottajaa ei voi vaihtaa myöhemmin.
2.3 Profiiliryhmät
Contracts järjstelmään on integroitu Optimaze Moment -järjstelmästä pohjakuvat sekä tiedot tilamuutoksista. Contracts-käyttöoikeuksien lisäksi käyttäjän täytyy kuulua oikeaan profiiliryhmään ja kohderyhmään tarkastellakseen ja muokatakseen pohjakuvia ja tarkastellakseen tilamuutoksia. Profiiliryhmä määrittää, mitä oikeuksia käyttäjällä on; kohderyhmä määrittää, mitä rakennuksia nämä käyttöoikeudet koskevat.
...
Contractsia on mahdollista käyttää myös ilman mitään profiili- tai kohderyhmää, mutta tässä tapauksessa käyttäjä ei voi tarkastella tai muokata pohjakuvia tai tilamuutoksia.
| Anchor |
|---|
...
|
...
|
3 Palvelualueet
3.1 Johdanto
Palvelualue on palveluiden tarjontapaikka ja/tai palveluntuottajan tulosyksikkö. Palvelualueita voidaan luoda Palvelualueet-sivulla. Palvelualueelle annetaan nimi ja se liitetään voidaan liittää rakennukseen, jolta se saa osoitteen ja pohjakuvatiedot. Palvelualue ei voi käsittää useita rakennuksia tai vain osaa rakennuksesta. Mikäli palvelualuetta ei ole liitetty rakennukseen se ilmoitetaan käyttäjälle käyttöliittymässä.
Palvelualueen tiedoissa näytetään esikatselukuvat kaikista rakennuksen kerroksista, jos käyttäjällä on tarvittava profiiliryhmäoikeus (ks. luku 2). Pohjakuvaselaimen voi avata klikkaamalla esikatselukuvaa.
3.2 Kustannuspaikat, puhtaustasot ja siivottava ala
Tilojen tiedoista kaksi vaikuttaa Kun sopimuksen sopimusrivit luodaan pohjkuvan kustannuspaikoista vaikuttaa pohjakuvien tilatiedoista kaksi suoraan Contractsiin: tilan kustannuspaikka ja puhtaustaso. Näitä tilatietoja voi tarkastella ja muokata pohjakuvaselaimessa tarvittavalla profiiliryhmäoikeudella (ks. luku 2).
...
Siivottava ala on kaikkien niiden tilojen huoneala, joilla on jokin puhtaustaso (muu kuin “Ei siivota”). Kustannuspaikan jyvitetty siivottava ala sisältää siivottavan alan kaikilta niiltä tiloilta, jotka ovat suoraan kyseisen kustannuspaikan käytössä, sekä kustannuspaikan jyvitetyn osuuden yhteistilojen siivottavasta alasta.
3.3 Puhtauskustannuspaikat
Puhtauskustannuspaikkoja voidaan käyttää, jos palvelusopimusten kustannukset halutaan ohjata tiloihin sijoitettujen kustannuspaikkojen sijasta joillekin muille kustannuspaikoille.
...
Puhtauskustannuspaikkoja voidaan käyttää vain, jos Optimaze-tuki on määrittänyt ne käyttöön yritykselle.
3.4 Tilamuutokset
Käyttäjä voi tarkastella tilamuutoksia niissä palvelualueissa, joihin hänellä on käyttöoikeus (myös ulkoisissa palvelualueissa, jotka kuuluvat käyttäjän yritykselle jaettuihin sopimuksiin).
...
Tilannetta muutoksen jälkeen voi tarkastella lähemmin klikkaamalla kerroksen nimeä: tämä avaa kyseisen kerroksen kyseisellä päivämäärällä pohjakuvaselaimessa.
3.5 XML-vienti
Pohjakuvan voi ladata XML-tiedostona vietäväksi kolmannen osapuolen sovellukseen. XML-dokumentti sisältää kaikki pohjakuvan grafiikkatiedot sekä seuraavat tilatiedot: huoneala, tilatunnus, tilaluokka, kustannuspaikka ja puhtaustaso.
XML-tiedoston lataamista varten tarvitset oikean profiiliryhmäoikeuden. Avaa Optimaze Moment, hae haluttu pohjakuva rakennuksen nimellä ja klikkaa “Avaa XML” -ikonia rakennuksen nimen vasemmalla puolella.
3.6 Tulosyksiköt
Myyntioikeudella palvelualueelle voi määrittää tulosyksikön. Tämä tehdään Palvelualueet-sivulla klikkaamalla Muokkaa-nappia. Tulosyksiköt määritellään myyntiyrityksen tietoihin, eli jos sama palvelualue on jaettu useille myyntiyrityksille jotka tuottavat sille palveluita, jokainen myyntiyritys voi määrittää palvelualueelle oman tulosyksikkönsä.
...
| Anchor | ||
|---|---|---|
|
...
|
4 Sopimusosapuolet
Sopimusosapuolia käytetään sopimusten ja laskutusasiakkaiden yhteys- ja laskutustietojen hallintaan. Sopimusosapuolet on luotava ennen käyttöä Sopimusosapuolet-sivulla (Hallinta-valikon alla).
Sopimusosapuolella voi olla yksi tai useampia seuraavista rooleista: palveluntuottaja, tilaaja, sopimusasiakas ja laskutusasiakas. Kolme ensimmäistä vastaavat niitä kolmea osapuolta, jotka voidaan liittää aina palvelusopimukseen: esim. vain sellainen sopimusosapuoli, jolla on palveluntuottajarooli, voidaan liittää sopimukseen palveluntuottajaksi. Sopimusosapuolet, joilla on laskutusasiakasrooli, voidaan liittää kustannuspaikoille laskutusasiakkaiksi palveluntuottajaksi. Sopimusosapuolet, joilla on laskutusasiakasrooli, voidaan liittää suoraan sopimukselle jos sopimusrivit luodaan käyttöliittymässä. Jos sopimusrivit päätellään pohjakuvan kustannuspaikoista, laskutusaisakas voidaan liittää valittuun kustannuspaikkaan (ks. luku 8).
Sopimusasiakkaalle voidaan valita organisaatioksi mikä tahansa Optimazen organisaatiohierarkian organisaatio. Jos sopimuksen sopimusasiakkaaseen on liitetty organisaatio, sopimukseen sisältyvät vain ne kustannuspaikat, jotka ovat kyseisen organisaation alla organisaatiohierarkiassa. Jos sopimusasiakkaalla ei ole liitettyä organisaatiota, sopimukseen sisältyvät kaikki kustannuspaikat.
...
Tämä rajous koskee vain sopimuksia, joiden sopimusrivit päätellään pohjakuvan kustannuspaikoista.
| Anchor | ||
|---|---|---|
|
...
|
Sopimuksia voidaan luoda Sopimukset-sivulla. Sopimus voi olla joko ostosopimus tai myyntisopimus (ks. luku 2). Sopimuksen perustietoihin sisältyvät sen sopimusosapuolet (nämä on luotava erikseen ennen sopimukseen liittämistä, ks. luku 4) sekä sopimuksen voimassaolo.
...
- Jakamattoman sopimuksen käyttäjä tarvitsee käyttöoikeuden samaan yritykseen, joka on luonut sopimuksen. Osto-oikeudella käyttäjä voi luoda palveluita ja syöttää hintoja jakamattomille ostosopimuksille. Myyntioikeudella käyttäjä voi luoda palveluita ja syöttää hintoja jakamattomille myyntisopimuksille sekä luoda laskuja ja lisätilauksia.
- Jaetun sopimuksen käyttäjä tarvitsee myyntioikeuden siihen yritykseen, jolle sopimus on jaettu. Käyttäjä voi luoda palveluita ja syöttää hintoja sekä luoda laskuja ja lisätilauksia.
| Anchor |
|---|
...
|
...
|
6.1 Palveluiden luominen
Sopimuksille voidaan lisätä yksi tai useampia palveluita kuvaamaan erityyppisiä palveluita: esim. ylläpitosiivous, perussiivous tai ikkunoiden pesu. Hinnat syötetään erikseen jokaiselle palvelulle (ks. luku 7).
...
Seuraavat palvelun ominaisuudet määrittävät, miten palvelulle syötetään hintoja ja luodaan laskuja: hinnoitteluperuste, palvelun aikataulutus ja maksulaji. Näiden lisäksi palvelulle voidaan määrittää myös palvelulaji ja palveluluokka, joita voidaan käyttää luokittelutietoina raportoinnissa.
6.2 Hinnoitteluperuste
Hinnoitteluperuste määrittää, miten palveluiden määrätieto syötetään tai lasketaan.
...
Jos hinnoitteluperuste on määrä tai tunti, määrä syötetään käsin; ainoa ero näiden kahden vaihtoehdon välillä on määrätiedon yksikkö.
6.3 Palvelun aikataulutus
Palvelun aikataulutus määrittää, miten palveluille syötetään hintoja ja milloin palvelu tulee mukaan laskuille.
...
Jatkuvat palvelut ovat mukana kaikilla laskuilla (vaikka niille ei olisi syötetty hintoja); kertapalvelut tulevat mukaan laskuille vain niinä kuukausina, joina niillä on hinta.
6.4 Palvelulajit ja palveluluokat
Palvelulajeja ja palveluluokkia käytetään palveluiden luokitteluun raportoinnissa. Niitä voi luoda Palvelulajit-sivulla (Hallinta-valikon alla). Palvelulajit ja -luokat muodostavat kaksiportaisen hierarkian, jossa palvelulaji on ylempi taso, palveluluokka alempi. Palvelulajeja voivat esimerkiksi olla puhtauspalvelut, ateriapalvelut tai turvapalvelut; palveluluokkia voivat olla esimerkiksi ylläpitosiivous, perussiivous jne. Eri sopimusten palveluilla käytetään samoja palvelulajeja ja -luokkia, joten niitä voi käyttää tietojen vertailussa.
6.5 Maksulajit
Myyntisopimuksen palvelulle voidaan määrittää maksulaji myyntioikeudella. Maksulajit on ensin luotava Maksulajit-sivulla (Hallinta-valikon alla). Kun palvelulle luodaan laskuja, maksulaji kopioidaan laskuriville (ks. luku 8).
Palvelun maksulajia voi vaihtaa tietystä kuukaudesta alkaen lisäämällä uuden voimassaolon maksulajille. Palvelulle luotujen laskujen maksulajiksi tulee valittu uusi maksulaji kyseisestä kuukaudesta alkaen.
6.6 Palvelun poistaminen palvelualueesta
Oletuksena palvelu tuotetaan kaikissa palvelualueissa, jotka ovat mukana palvelun sopimuksessa. Voit kuitenkin poistaa palvelun tietyistä palvelualueista. Tämä tehdään avaamalla Palvelualueet-välilehti Palvelu-sivulla ja painamalla Poista palvelu -nappia palvelualueen kohdalla. Palvelusta poistettu palvelualue ei näy Hinnat-välilehdellä, ei ole mukana laskutuksessa, eikä tule mukaan vietyyn Excel-tiedostoon. Voit palauttaa poistettuja palvelualueita painamalla Lisää palvelu -nappia. Jos poistetulle palvelulle on ennen poistoa syötetty hintoja, nämäkin palautetaan, kun painat nappia.
...
| Anchor | ||
|---|---|---|
|
...
|
7 Hinnat
7.1 Hintojen syöttäminen
Palveluille voidaan syöttää hintoja. Jakamattoman sopimuksen palveluille (ks. luku 2) hintoja voi syöttää sama yritys, joka on luonut sopimuksen; jaetun sopimuksen palveluille hinnat syöttää se yritys, jolle sopimus on jaettu.
...
Hintoja voi syöttää tai muokata klikkaamalla Muokkaa-nappia ja syöttämällä hinnat jokaiselle sopimusriville. Jos palvelun hinnoitteluperuste (ks. luku 6) on jyvitetty siivottava ala, jokaisen sopimusrivin määrätieto lasketaan automaattisesti pohjakuvan perusteella; muussa tapauksessa määrä täytyy syöttää käsin.
7.2 Muutoksen voimassaolo
Hintoja syötettäessä tai muokattaessa muutoksen voimassaolo määrittää uusien hintojen voimassaoloajan.
...
Jos muutos on määräaikainen, päivitys muuttaa hinnat (ja määrät) vain alkukuukauden ja loppukuukauden väliltä (molemmat mukaan lukien). Kertapalveluille (ks. luku 6) on mahdollista syöttää vain yhden kuukauden mittaisia määräaikaisia muutoksia.
7.3 Excel-vienti
Kaikki sopimus- ja hintatiedot voi ladata Excel-tiedostona Hinnat-sivulta. Tiedostoon tulevat kaikki sopimukset, joihin käyttäjällä on katseluoikeus. Tiedostoon tulee yksi rivi jokaista sopimusriviä kohti, joka sisältää kaikki tiedot sopimusriviltä sekä sopimukselta, johon se kuuluu. Excel-tiedosto sisältää vain valittuna kuukautena voimassa olevat sopimusrivit.
| Anchor |
|---|
...
|
...
|
8.1 Laskujen luonti
Myyntisopimuksista voi luoda laskuja myyntioikeudella. Laskutettavalla kuukaudelle luodaan yksi lasku jokaista myyntisopimusta ja laskutusasiakasta kohti.
...
Laskuja, jotka eivät välttämättä liity mihinkään järjestelmään syötettyyn sopimukseen, voi luoda lisätilausten avulla; ks. luku 9.
8.2 Laskutusasiakkaat
Sopimuksen jokaista laskutusasiakasta kohti luodaan oma lasku. Luodaksesi laskutusasiakkaan luo ensin uusi sopimusosapuoli, jolla on laskutusasiakasrooli. Laskutusasiakkaalle tulee syöttää ulkoinen tunniste, jonka perusteella asiakas tunnistetaan ulkoisissa järjestelmissä. Laskutusasiakkaalle voi myös syöttää viitteenne-tiedon, joka kopioidaan laskuille.
...
Kun laskutusasiakas on luotu, sen voi valita laskutusasiakkaaksi halutuille kustannuspaikoille Kustannuspaikat-sivulla (Hallinta-valikon alla). Laskutusasiakkaan laskuille tulevat kaikki hinnat ja määrät, jotka on syötetty laskutusasiakkaan kustannuspaikoille.
8.3 Varoitukset laskuilla
Varoituksia näytetään, jos luotujen laskujen tiedoissa on mahdollisia ongelmia. Kun laskut ovat luonnostilassa, mahdolliset virheet voidaan korjata ja tämän jälkeen luoda laskut uudelleen kyseiselle kuukaudelle. Varoitus näytetään laskuriveittäin kaikissa seuraavissa tapauksissa:
...
Varoituksia ei näytetä muutoslaskuille tai lisätilauksista luoduille laskuille.
8.4 Laskujen hyväksyminen
Kun laskun tiedot ovat oikeat, se voidaan hyväksyä. Laskuja voi hyväksyä yksitellen tai useita samalla kertaa. Kun lasku on hyväksytty, sitä ei voi enää muokata tai poistaa (mutta sille voi luoda muutoslaskuja). Hyväksytyt laskut eivät muutu, kun jollekin kuukaudelle luodaan laskut uudelleen (eikä samalle sopimukselle ja laskutusasiakkaalle luoda uutta luonnoslaskua, vaikka muutoksia olisikin tehty).
Vain hyväksyttyjen laskujen tiedot ovat saatavilla laskurajapinnan kautta, joten jos käytössä on integraatio, joka vie laskut ulkoiseen järjestelmään (esim. SAP:iin), laskut viedään tähän järjestelmään vasta kun ne on hyväksytty.
8.5 Muutoslaskut
Hyväksytylle laskulle voi luoda muutoslaskun avaamalla hyväksytyn laskun ja klikkaamalla Uusi muutoslasku -nappia. Laskua, jolle muutoslasku luodaan, nimitetään alkuperäiseksi laskuksi. Muutoslaskulle tulee antaa alkuperäisen laskun ulkoinen numero, jonka perusteella alkuperäinen lasku tunnistetaan ulkoisessa järjestelmässä (esim. SAP:issa).
...
Muutoslaskuilla ei ole erillistä hyväksyntävaihetta: ne hyväksytään välittömästi tallennettaessa.
8.6 Virheelliset laskut
Joskus laskuissa on virheitä, jotka huomataan vasta hyväksynnän jälkeen, esim. jos jokin ulkoinen järjestelmä, johon laskut viedään integraation avulla, ei pysty vastaanottamaan laskua jostakin syystä. Tässä tapauksessa lasku voidaan merkitä virheelliseksi. Virheellisten laskujen tietoja ei enää saa laskurajapinnasta, ja laskujen luonti uudelleen kyseiselle kuukaudelle luo uudet luonnoslaskut kaikista laskuista, jotka on merkitty virheellisiksi. Näin voidaan korjata ongelmat lähtötiedoissa ja tämän jälkeen luoda ja hyväksyä uudet laskut.
8.7 Laskurajapinta
Laskurajapinnan avulla voidaan luoda integraatioita, jotka siirtävät laskut ulkoisiin järjestelmiin. Rajapinnasta voidaan hakea hyväksyttyjen laskujen kaikki tiedot. Jos haluat saada lisätietoja laskurajapinnasta tai tilata API-avaimen, ota yhteyttä Optimaze-tukeen.
| Anchor |
|---|
...
|
...
|
9 Lisätilaukset
Lisätilauksilla voidaan luoda laskuja palveluista, jotka eivät sisälly sopimuksiin. Esimerkiksi tapahtuman jälkeinen lisäsiivous voidaan syöttää lisätilauksena.
...