Sopimusten hallinta näkymä
Sopimusten hallinta näkymään pääset sekä Sisään- että Ulosvuokraus painikkeella. Kun painat Ulosvuokrauksen alla olevaa Sopimusten hallinta kuvaketta avautuu sinulle ulosvuokrauksen Vuokralaiset ja Vuokranantajat. Sisäänvuokra-painiketta painamalla taas saat Sisäänvuokrauksen Vuokralaiset ja Vuokranantajat näkymään. Kunkin Vuokralaisen ja Vuokranantajan sopimukset listautuvat puurakenteessa osapuolen alle.
Sopimusten hallinta näkymästä pääset tarkastelemaan, muokkaamaan ja luomaan vuokrasopimuksia. Sopimusten hallinta näkymässä vuokrasopimukset ovat järjestettynä osapuolittain. Sopimusten hallinta näkymässä näkyvät tarkasteluhetkellä voimassaolevat ja luonnostilaiset soipimukset. Mikäli haluat tarkastella jo päättynyttä määräaikaista sopimusta tai päätettyä sopimusta löydät sen Haku toiminnolla tai voit mennä sopimukselle myös vuokralaisen tai vuokranantajan koontisivun kautta. Sopimusten hallinta on samalla myös Osapuolirekisteri, siellä on listattuna kaikki vuokrauksenhallinnan osapuolet, vuokralaiset ja vuokranantajat omissa puurakenteissaan.
Keskeneräiset kohtaan listautuvat sellaiset sopimukset, joille ei ole määritelty vuokralaista eikä vuokranantajaa.
Sopimusten hallinta näkymässä vuokrasopimusten puurakenne rakentuu sopimuksen osapuolien mukaan. Voit selata puussa vuokranantajia ja vuokralaisia sekä kunkin osapuolen vuokrasopimuksia. Osapuolien hallintaan löytyy tarkempi ohjeitus löytyy Vuokralaisen tietojen hallinta ja Vuokranantajan tietojen hallinta kohdissa.
Tässä demo-kannan Sopimusten hallinnassa näet, että Vuokranantajiin on luotu vuokranantajaryhmä, jossa ylinnä Arvokiinteistöt-vuokranantaja. Arvokiinteistöillä on useita sopimuksia Jyväskylässä ja yksi sopimusluonnos Turussa. Napauttamalla Vuokranantajan nimeä pääset tarkastelemaan vuokranantajan tietoja.Napauttamalla sopimuksen nimeä pääset tarkastelemaan sopimusta.
Sopimusten hallinnassa voit hallita vuokrasopimusten osapuolien tietoja, luoda sekä muokata heidän tietojaan. Pääset myös luomaan vuokrasopimuksia perustiedot näkymän Luo vuokrasopimus-kuvaketta painamalla.
Sopimuslomakkeen tallentaminen
Sopimuslomake tulee tallentaa Tallenna painikkeesta ensimmäisen kerran, tämän jälkeen sopimuksen muutokset tallentuvat automaattisesti.
Kun olet tallentanut sopimuslomakkeen ensimmäisen kerran pääset muokkaamaan sitä sopimuksen koontilomakkeen Muokkaa toiminnolla.
Sopimuksen muokkaaminen
Hyväksyttyä ja allekirjoitettua sopimusta voidaan myös muokata. Jos haluat esimerkiksi lisätä tai poistaa yksittäisiä vuokra-alueita tai muuttaa vuokraehtoja kuten vuokra-aikaa tai vuokrantarkistusehtoja, tulee sopimukselle luoda erillinen muutosasiakirja. Valitse sopimuksen koontilomakkeen oikeasta reunasta Luo muutosasiakirja tai Luo vuokramuutosasiakirja. Vuokramuutosasiakirjalla voit muuttaa vuokraan liittyviä ehtoja tai itse vuokraa, joka ei liity sopimuksella sovittuun vuokrantarkistukseen.
Hyväksyttyä sopimusta voi muokata virheiden korjaamista varten. Valitse oikeasta reunasta ja valitse muokataksesi luonnossopimusta.
Muutokset hyväksyttyihin sopimuksiin tehdään pääasiassa muutosasiakirjan kautta. Kts. edellä.
Muokkaustilassa olevalle luonnossopimukselle syötetyt tiedot tallentuvat automaattisesti, joten niitä ei tarvitse erikseen tallentaa. Palaa vain lopuksi Takaisin, josta pääset takaisin sopimuksen koontilomakkeelle.
Allekirjoituspäivämäärää voi muokata valitsemalla oikeasta reunasta Päivitä allekirjoituspäivämäärä ja kirjoittamalla oikean päivämäärän Sopimuksen allekirjoituspäivä ruutuun
Vuokrasopimuksen tila
Tallennettu sopimus on Optimazessa ennen sopimuksen hyväksyntää luonnostilassa ja hyväksynnän jälkeen sopimuksen tilaksi tulee Hyväksytty sopimus. Sopimuksen tila vaikuttaa mm. siihen, näkyykö sopimus raporteilla. Tarkemmin sopimuksen tilasta kerrotaan Sopimuksen perustiedot - voimassa oleva sopimus ja Sopimuksen perustiedot - luonnostilassa oleva sopimus.
