Vuokrauksenhallinta-ohjeisto koskee sekä sisään- että ulosvuokrausta. Sisään- ja ulosvuokraus-toiminnot toimivat Optimazessa pääsääntöisesti samoin, ulosvuokrauksenpuolella on laskutustaineiston luonti ja sisäänvuokrauksen puolella käsiteltävä aineisto on maksatusta. Ulosvuokraukseen kuuluu myös tarjousten laatiminen, jota ei ole sisäänvuokrauksen puolella.
Optimaze Vuokrauksenhallinnassa ylläpidetään vuokrasopimuksia ja niihin liittyviä asioita. Vuokrasopimuksen luomiseen pääset Optimazesta monesta eri näkymästä. Voit luoda vuokrasopimuksen Vuokra-alueiden hallinnan kautta tai Sopimusten hallinnan kautta. Myös pohjakuvasta pääset luomaan vuokrasopimusta vuokra-alueen luonnin yhteydessä.
Sopimusten hallinta kohdan alla kerrotaan vuokrasopimuksen tekemisestä, muokkaamisesta, päättämisestä sekä sopimuslomakkeen sisällöstä.
Vuokra-alueiden hallinta -ohjeessa kerrotaan tarkemmin vuokra-alue käsitteestä sekä niiden hallinnasta.
Vuokrauksenhallinnan kuvakkeet
| Vinkki |
|---|
Vuokrauksenhallinnassa käytetään kuvakkeita, joiden merkityksen ymmärtäminen helpottaa ohjelman käyttöä. Alla koottuna vuokrauksenhallinan kuvakkeet selityksineen. |
Vuokrauksenhallinnan käyttöoikeudet
Optimaze vuokrauksenhallinnassa on käytössä erilaisia käyttöoikeuksia, jotka vaikuttavat siihen, millaisia dokumentteja kukin käyttäjä voi luoda ja muokata.
Mikäli joku dokumentti ei aukea tai sitä ei voi muokata, käyttäjällä ei todennäköisesti ole tarvittavia oikeuksia toiminnon suorittamiseen.
Haku ja suodatus
Vuokrauksenhallinnan asiakirjoja sekä vuokra-alueita voidaan hakea käsiteltäväksi ja tarkasteltavaksi sekä haun että suodatuksen kautta. Vuokra-alueita voidaan lisäksi tarkastella pohjakuvaselaimen kautta käyttämällä erilaisia värityksiä sekä tekstityksiä.
Vuokra-alueita ja asiakirjoja voidaan hakea esimerkiksi kohteen perusteella, vuokralaisen nimellä ja päivämäärän perusteella.
Suodatuksen avulla voit hakea tietoa nopeammin ja tehokkaammin ja hakutulokset ovat tarkempia. Valitut suodatettavat tiedot vaikuttavat kaikkeen järjestelmästä löytyvään tietoon ja raportointiin.
Haku ja Suodatus kohdasta löydät tarkempia ohjeita näiden toimintojen käyttämiseen.
| Vinkki |
|---|
Haku toiminnolla voit hakea myös luonnossopimuksia, joiden tiedot eivät näy muilla vuokrauksenhallinnan raporteilla.
Kun haet ulos- tai sisäänvuokrasopimuksia tulee näkyviin alasvetovalikkoon teksti Luonnossopimukset, sitä napauttamalla saat listauksen Optimazessa olevista luonnossopimuksista. |
