10.1.1 Legg til/rediger ordrehode

Når innkjøpsordre opprettes tas det ut et innkjøpsordrenummer, ihht. den telleren som er satt opp i telleren ‘Innkjøpsordrehode’ under menyen ‘System’ → ‘Diverse systeminnstillinger’ → ‘Teller’. I tillegg settes arbeidsflytstatusen automatisk til ‘Behov’.

Beskrivelse: God beskrivelse av hva bestillingen gjelder etc. Beskrivelsen er inkludert i fritekstsøk.

Arbeidsflyt: Som standard hentes standard arbeidsflyt (Behov→Bestilt→Bekreftet→Mottatt). Egendefinert arbeidsflyt kan settes som standard på brukerprofilene.

Leverandør: Leverandøren som det skal bestilles fra. Når denne velges vil funksjonen for å legge til ordrelinjer bli synlig nederst i skjermbilde.

Deres ref.: Hentes fra kontaktpersonen som ligger i dette feltet på adressatkortet. Merk: I det blanke feltet under dette feltet kan du skrive inn et nytt navn som kontaktperson. Når innkjøpsordren lagres vil denne kontaktpersonen også legge seg i listen over kontaktpersoner inne på leverandørkortet.

Adresse / poststed: Hentes fra adressatkortet.

Merkes: Fritekstfelt, kommer med på standard pdf-utskriften.

Betalings-/leveringsbetingelse: Disse hentes fra adressaten (leverandøren) som standard.

Leveringsdato: Leveringsdatoen som settes her arves ned på ordrelinjene. Via masseoppdateringsfunksjonen inne på ordrelinjene (redigeringsmodus ordrehode) kan denne overstyres på linjenivå.

Vår ref.: Som standard settes den som oppretter innkjøpsordren. Ønskes annen person som ‘Vår ref.’ kan denne velges inn her. For valg her må personen være lagt inn som kontaktperson på adressatkortet til bedriften. Eget filter i innkjøpsordrelisten finnes for ‘Vår ref.’.

Kostnadsbærere (Prosjekt/Objekt/Avdeling/Formål/Bærer): Kostnadsbærerne som velges vil automatisk også legges på de ordrelinjene som opprettes på denne bestillingen. Inntransaksjonene (via varemottaket) vil bli preget med de valgte kostnadsbærerne. Egen knapp finnes for å oppdatere alle innkjøpsordrelinjene hvis en kostnadsbærer endres på ordrehode. Merk: Hvis objekt også skal legges inn som kostnadsbærer kan det være en fordel å legge denne inn først, da de andre kostnadsbærerne blir overskrevet med de som eventuelt er koblet/knyttet mot objektet.

Serienummer: Aktiveres denne legges objektets nr./navn og serienummer inn i merknadsfeltet på innkjøpsordrelinjene, forutsatt at du etterpå trykker på knappen for å oppdatere innkjøpsordrelinjene. Merk at det også inne på de spesifikke innkjøsordrelinjene finnes sjekkboks for å ta med serienummeret.

Nullstill [Kostnadsbærer]: Denne knappen nullstille kostnadsbærerne på ordrehode samt også på alle ordrelinjene.

Merknad: Fritekstfelt, kommer med på standard pdf-utskriften.

Kommentarer [Innkjøpsordre]: Fritekstfelt, kommer med på standard pdf-utskriften.

Kommentarer [Intern]: Kommentarer til kun internt bruk.

Levering: Standard leveringsadressen hentes som standard fra adressaten som er satt i ‘Systeminnstillingene'. Hvis Forhåndsvalg [IO] = Levering [Innkjøp] er satt på brukerprofilen hentes standard leveringsadresse fra valgt adressat (må settes som leverandør) her når brukeren oppretter innkjøpsordre. Merk: Hvis man fjerner valgt leveransepoststed får man mulighet til å skrive inn fritt valgt poststed som fritekst.

Fakturaadressat: Standard fakturaadressen hentes som standard fra adressaten som er satt i ‘Systeminnstillingene'. Hvis Forhåndsvalg [IO] = Faktura [Innkjøp] er satt på brukerprofilen hentes standard fakturaadresse fra valgt adressat (må settes som leverandør) her når brukeren oppretter innkjøpsordre.

Innkjøpsordrelinjer: En eller flere ordrelinjer kan opprettes i en operasjon via plussknappen. Når det skal velges artikler indikeres det i kolonne ‘IO’ om artiklen(e) allerede ligger på andre innkjøpsordre. Antallet i blått (behov) og i rødt (i bestilling).

Pris, rabatt og sum kan direkte endres inne på ordrelinjene. I tillegg kan lager og lagerlokasjon endres på linjene før de settes i bestilling. Ordrelinjen kan redigeres og diverse tilleggsinfo, som konteringer (kostnadsbærere) mm. kan oppdateres. Merkes flere linjer kan disse også oppdateres via masseoppdateringsfunksjonen. Leverandørens artikkelinfo og merknad som legges inn vil komme ut på standard ordrehode pdf-utskriften.

Dokument: Last opp nye dokumenter eller knytt inn allerede opplastede dokumenter til ordrehodet.

Kopier: Kopierer ordrelinjen. Spesielt nyttig ved bruk av diverseartikkel. Kopier og rediger betegnelse, kostnadsbærere etc. på den kopierte linjen.

Oppdater [Behov]: Denne funksjonen oppdaterer de linjene som allerede finnes på ordren med bestillingsantall samt legger inn andre innkjøpsbehov som finnes mot denne leverandøren inn på ordren.

Bestilt: Neste arbeidsflytstatus ‘Bestilt’ (når blant annet standard arbeidsflyt benyttes) kan settes via egen knapp eller via knappen E-post. Varemottak er tilgjengelig når ordren har denne statusen.

E-post: Denne knappen/funksjonen gir mulighet til å sende innkjøpsordren til leverandøren via e-post med innkjøpsordren som pdf-vedlegg. Standard velges mottakerens e-postadresse som ligger på leverandørkortet. Alternativt kan mottaker velges i nedtrekksmenyen. Det kan legges inn egen meldingstekst, hukes av om kostpriser skal være med på ordren, samt sette ordren til status ‘Bestilt’. Det bli også sendt en kopi av denne e-posten til bestiller.

Bekreftet: Når leverandøren bekrefter ordren; leveringsantall og leveringsdato kan ordren settes til status ‘Bekreftet’.

Varemottak: Når en ordre står til status ‘Bestilt’ eller ‘Bekreftet’ fås knappen for varemottak. Pris, antall lager og lokasjon kan endres i varemottaksbilde samt det kan lastes opp dokumenter, f.eks. pakkseddel etc.

Faktura kontrollert: Ordrelinjer som er mottatt kan settes til fakturakontrollert. Fakturakontrollerte ordrelinjer blir markert med en hake. Når alle linjene er fakturakontrollerte indikeres dette med en hake i listevisningen for ordrehoder.

Godkjent: Ordren kan settes til status ‘Godkjent’ når alle ordrelinjene/ordren er faktura kontrollert. Godkjent ordre kan ikke redigeres. Merk: Det kan i ‘Admin’ → ‘Systeminnstillinger’ settes opp en e-post adresse for varsling når innkjøpsordre blir satt til godkjent.