Dokumentforespørsler

Dokumentforespørsler kan opprettes fra en prosjektmal, en mal-oppgave eller på kontrollpanelet.

Kontrollpanel

På kontrollpanelet kan du opprette nye, redigere eksisterende og se en oversikt over alle dokumentforespørsler i systemet. Gå til Kontrollpanel, klikk på Dokumenter i kolonnen Moduler og videre på Dokumentforespørsler under Konfigurasjon av grunndata.

I oversikten kan du opprette nye eller redigere eksisterende. I kolonnen Mål ser du forespørselens plassering.

Prosjektmal eller mal-oppgave

1. For å sette opp en dokumentforespørsel fra en prosjektmal eller mal-oppgave, gå til portalen for oppgaven eller prosjektet.

2. Klikk Sett opp dokumentforespørsler i gadgeten på dashbordet.

3. Klikk Opprett ny forespørsel. For å redigere en eksiterende forespørsel, klikk Rediger.

Dokumentforespørselen

Rediger dokumentforespørselen og klikk Lagre og lukk skjema.

• Dokumentforespørsler som er Påkrevd, må fylles ut for å kunne lukke en oppgave eller et prosjekt.
• Lukker oppgave/prosjekt betyr at ved å laste opp dokumentasjon i forespørselen lukkes oppgaven eller prosjektet den er tilknyttet automatisk.
• Dersom det er tillatt med flere opplastninger/besvarelser, er det mulig å laste opp flere dokumenter eller sjekklistebesvarelser i samme forespørsel.

Dokumentforespørselen gjelder for

• Velg Mål for forespørselen. Dokumentforespørsler kan knyttes til en prosjektmal, mal-oppgave eller prosjekt- eller oppgavetype. Dersom dokumentforespørselen opprettes fra portalen til et prosjekt eller en oppgave vil feltet allerede være utfylt med den registreringen du opprettet forespørselen fra.

Handling

• Velg hvordan forespørselen skal fylles. Ved å Opprette fra mal opprettes et dokument fra en mal i dokumentbiblioteket og redigeres direkte i Landax. Opplastning gir mulighet for å laste opp dokumentasjon som ligger lokalt på PC-en som dokumenter og e-poster ved drag-and-drop metoden. Sjekkliste gir mulighet til å fylle forespørselen ved å opprette en sjekklistebesvarelse fra sjekklistemodulen.
  
  
• Alle dokumenter i systemet har metadata. Metadata er informasjon som grunndata, filnavn, beskrivelse og ansvarlig for dokumentet. For dokumentforespørsler kan du definere metadata som dokumenter får når de lastes opp i forespørselen.

◊ Grunndata som dokumenttype, dokumentkategori og merkelapper er kun mulig å velge for forespørsler om opplastning av et dokument eller utfylling av en sjekkliste. For dokumenter som opprettes fra mal vil grunndata som er valgt for malen, knyttes til dokumentet som opprettes. Grunndata kan brukes til for eksempel å filtrere på forespørslene i gadgeter på dashbord i oppgave- og prosjektportalen.
◊ Makro for tittel er tittelen til dokumentforespørselen.
◊ Makro for beskrivelse blir beskrivelsen til dokumentet som lastes opp i forespørselen. Dersom det ikke er skrevet en Makro for tittel, blir Makro for beskrivelse tittelen til forespørselen.
◊ Mikro for filnavn blir filnavnet til dokumentet som lastes opp i forespørselen.

• Dersom det er opprettet egne dokumentmapper i prosjekt- eller oppgavemodulen kan du velge i hvilken mappe dokumentet skal legges når det opprettes i forespørselen.
• Dersom det ikke trenges bekreftelse når dokumenter lastes opp må opplastningen av dokumentet bekreftes før det lastes opp på oppgaven eller prosjektet. I samme vindu har du mulighet til å redigere filnavnet før opplastning.