Organisaation käyttäjien kutsuminen ja hallinta

Kuva 5. Käyttäjät ja roolit -taulukko käyttäjien hallinnassa

Käyttäjätunnuksen lisääminen tapahtuu aluksi antamalla käyttäjälle välttämättömimmät perustiedot Käyttäjien hallinnan osiossa "Lisää käyttäjä organisaatioon" -toiminnolla. Tiedot, jotka pääkäyttäjän on syötettävä, ovat 1) sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi ( jossa --sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä kutsutaan myös Toimialueeksi), 2) käyttäjän etunimi sekä 3) sukunimi. Jatkossa käyttäjää kutsuttaessa järjestelmään voidaan lisäksi valita sähköposti-kutsun kieli.

Kuva 6. Käyttäjän lisääminen organisaatioon
Kun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" --painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä esitetään organisaatio, johon käyttäjä on kutsuttu sekä osoitelinkki, jonka valitsemalla kutsuttu henkilö pääsee luomaan salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Viestissä on lisäksi esitetty toinen osoitelinkki, jota käyttämällä käyttäjä voi jatkossa kirjautua järjestelmään, kun hän on hyväksynyt kutsun ja muodostanut itselleen tunnuksen. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kerrallaan yhden viikon ajan. Mikäli tuona aikana käyttäjä ei kirjaudu järjestelmään, kutsu vanhenee ja uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla. Salasanan resetointi on sen sijaan voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista tilata aina uudelleen mikäli resetointia ei ole ehditty tehdä kutsun voimassaolon puitteissa.

Kuva 7. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä kun kyseessä on joko Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi
Organisaation pääkäyttäjä voi toistaa tämän tunnuksen luontiprosessin niin usealle henkilölle kerrallaan kuin on tarvetta. Mikäli sopimusmalli asiakasorganisaation ja järjestelmän toimittajan välillä on joko Vapaa käyttöoikeus, tai Kelluva lisenssi organisaation pääkäyttäjä voi jatkaa käyttäjien lisäämistä lisäämällä heille organisaation palvelusopimuksen mukaiset tuotelisenssit. Mikäli palvelusopimuksen muoto on kuitenkin nimetyt lisenssit, täytyy pääkäyttäjän käyttäjien luomisen jälkeen ilmoittaa asiasta käyttäjätukeen, jolloin em. henkilöille lisätään tuotelisenssit Foren palvelusopimuksen mukaisesti.

Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta -näkymä, kun sopimus sisältää käyttöoikeuden Nimetyille lisensseille

Tuotelisenssien hallinta (Kelluva lisenssi tai Vapaa käyttöoikeus)

Organisaatiossa, jonka sopimus on joko muotoa Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi, voidaan organisaation pääkäyttäjän toimesta hallita käyttäjien tuotelisenssejä. Vapaa käyttöoikeus tai Kelluva lisenssi voi olla koko Foreen (eli kaikkiin osatuotteisiin) tai vain tietyille tuotteille. Vapaan käyttöoikeuden tapauksessa pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymässä jokaisen käyttäjän rivin kohdalla oikeassa reunassa on Avain, jota klikkaamalla pääkäyttäjä voi siirtyä yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta -näkymään määrittääkseen käyttäjälle ohjelmistojen käyttölisenssit. Lisenssien hallinta -näkymässä käyttäjälle määritellään lisenssin voimassaolo yksi tuote kerrallaan. Pääkäyttäjä voi määrittää käyttäjälle joko lisenssin loppumispäivän tai jättää kentän tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.

Kuva 9. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymä

Mikään Foren sopimuksessa ei edellytä määrittämään kaikille käyttäjille kaikkia tuotteita, vaan tuoteoikeudet voidaan kohdentaa niitä tarvitseville.

Mikäli organisaation sopimus päättyy, järjestelmän pääkäyttäjä voi päättää kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Kun lisenssit on syötetty, niitä voidaan muuttaa tai poistaa helposti käyttöliittymässä esiintyvien kuvakkeiden kautta.

Kuva 10. Lisenssien hallinta massatoiminnolla

Tuotelisenssien hallintaa voi tehdä myös usealle käyttäjälle yhtäaikaa. Toiminnallisuuden käyttö tapahtuu niin, että pääkäyttäjä valitsee Käyttäjät ja roolit -taulukossa henkilöt rastittamalla nimen edessä olevan laatikon ja klikkaamalla sitten taulukon oikeassa yläreunassa olevaa Muokkaa valittujen käyttäjien lisenssejä -painiketta. Avautuvassa näkymässä esitetään valitut käyttäjät luettelona, tuotteet joiden lisenssit ovat hallittavissa sekä käytettävissä olevat lisenssien hallintatoiminnot. Koska vapaa käyttöoikeus on mahdollista määritellä myös tuotteittain, Käsiteltävät tuotteet --osiossa voi olla ainoastaan yhden tuotteen nimi. Tämä riippuu organisaation sopimuksen sisällöstä.

Pääkäyttäjä voi valita esimerkiksi kaikki tuotteet rastittamalla ne Käsiteltävät tuotteet -osiossa . Tämän jälkeen lisenssien voimassaolo on määritettävissä tuotteille. Toisaalta myös lisenssin voimassaolo on muutettavissa tai jopa poistettavissa saman toiminnallisuuden yhteydessä. Tehty muutos hyväksytään painamalla Tallenna. Kun pääkäyttäjä on tehnyt muutostoimenpiteen valituille käyttäjille, järjestelmä ilmoittaa tuloksen erillisenä listana samassa näkymässä.

Kuva 11. Lisenssien päättymispäivän muutostoiminnon ilmoitus

Pääkäyttäjän on aina mahdollista palata tarkentamaan organisaation käyttäjätietoja Organisaation pääsivun Käyttäjät --valikon kautta. Muutokset käyttäjätietoihin, kuten nimitietoihin, organisaatio-tarkenteisiin, yrityksen kuvaukseen tai käyttäjien yhteystietoihin, ovat pääkäyttäjän tehtävissä suoraan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä pääsee muuttamaan käyttäjiensä henkilötietoja Foressa painamalla Käyttäjän asetukset- painiketta. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@in-infra.net).
Kuva 10. Käyttäjän roolivalinnat ForessaKuva 9. Käyttäjätietojen painikkeen (sininen nuoli) kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin, vastaavasti käyttäjän poistaminen tapahtuu roskakori-painikkeesta (punainen nuoli)Mikäli organisaatiossa tapahtuu käyttäjämuutoksia, kuten henkilöiden siirtyminen toiselle osastolle, käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnan kautta. Poistaminen tapahtuu poisto-painikkeen kautta. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Mutta jos poistuva henkilö poistuu lopullisesti käyttäjistä, hänet voidaan siirtää pois käyttäjät -listalta lopullisesti, mutta vain Järjestelmän pääkäyttäjien toimesta.
Käyttäjät ja roolit taulukossa on myös Roolit-sarake. Roolit --sarakkeessa näkyy tieto siitä mitkä oikeudet käyttäjärivin henkilöllä on. Roolit voi määrittää pääsääntöisesti ainoastaan Fore käyttäjätuki eli Järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjätuen lisäksi vain organisaation pääkäyttäjällä on mahdollisuus määrittää toinen organisaationsa käyttäjä pääkäyttäjäksi. Järjestelmän pääkäyttäjän ja Debug-käyttäjän rooleja pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi lisätä. Vain toisella järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus siihen.

Kuva 11. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Jatkokehityksen myötä, vuosien 2010 / 2011 aikana Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa. Tätä tulevaa toimintoa varten Foressa voidaan erikseen valita, mitä kieltä kukakin käyttäjistä käyttää Foren käyttöliittymässä. Kielivaihtoehdot tulevat olemaan suomalaisen Fore-version käyttäjille Suomi, Ruotsi ja Englanti

Organisaatiokohtaistentietojen ylläpito

Organisaation pääkäyttäjä voi ylläpitää Fore-palvelussa oman organisaationsa yhteystietoja. Ylläpidettäviä tietoja ovat organisaation nimi, organisaation tarkenne, puhelin, osoite, organisaation oletussijainti (joka tulee oletuksena kaikkiin organisaation hankkeisiin ja dokumentteihin) sekä ns. kuvaustiedot. Organisaation asetusnäkymän kautta on myös mahdollista organisaation rakennusosakirjaston sekä hankeosakirjaston ylläpito ja näkyvyyshallinta. Vaihtoehtoisesti pääkäyttäjä voi käyttää suoraan Rola -tuotetta tai CMA:ta nimikkeiden hintatiedon ylläpitoon.
Organisaation pääkäyttäjällä on lisäksi mahdollisuus ylläpitää omille käyttäjilleen organisaation sisäistä tiedotusta ajankohtaista --toiminnon kautta sekä hallita käyttäjiä tarpeen mukaan omissa käyttäjäryhmissä luokittelemalla käyttäjät käyttäjä-organisaation osastoihin, tämä tarkoittaa käytännössä kahta eri organisaatiota.

Hankehierarkioiden ja dokumenttien hallinta

Pääkäyttäjälle kuuluu Fore-palvelussa myös organisaation hankkeiden, projektien ja dokumenttien hallinta. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa siirtyä johonkin tiettyyn hankkeeseen ja antaa organisaation käyttäjille käyttöoikeudet haluttuihin dokumentteihin. Projektien (yleisnimitys hankehierarkian tietylle tasolle) hallinta tasoittain on mahdollista siten, että tietylle hierarkiatasolle, esim. aliprojektiin, voidaan kutsua toisen organisaation käyttäjiä ja päätasolla toimii vain "omistavan organisaation" käyttäjät.

Pääkäyttäjällä on pääsy kaikkiin organisaationsa päätasolla oleviin hankkeisiin ja niiden käyttäjät --osioon, MUTTA vain organisaation pääsivun kautta. Organisaation pääkäyttäjälle ei kuitenkaan automaattisesti kuulu mitään oikeuksia projekteihin tai dokumentteihin. Pääkäyttäjän on valittava itselleen pääsy hankkeeseen hierarkiatason Jäsenet --osiossa.

Kuva 18. Organisaation pääsivulla esitetään oman organisaation hankkeet (10 viimeksi muokattua), joille on sallittu näkyvyys pääsivulla