Yleistä Foren käytöstä ja käyttäjätunnuksista

Kuva 3. Esimerkki tuki@fore.fi --lähettämästä käyttäjäkutsusta

Organisaation otettua Fore-palvelu käyttöön, asiakasorganisaatiosta ilmoitetaan Foren käyttäjätukeen organisaatiolle valittu pääkäyttäjä. Tämän jälkeen käyttäjätuki muodostaa ilmoitetulle henkilölle tunnuksen palveluun sekä pääkäyttäjä-roolin. Käyttäjälle lähetetään tunnuksen muodostamisesta kutsuviesti sähköpostilla. Kutsussa ohjeistetaan henkilöä tekemään salasana järjestelmään viestissä mainitun osoitteen kautta. Pääkäyttäjä voi aloittaa oman organisaationsa käyttäjien lisäämisen palveluun, kun hän on kirjautunut järjestelmään ja luonut itselleen salasanan. Käyttäjätunnukset Foressa ovat aina sähköpostiosoitteita. Käyttäjien salasanat ovat vain käyttäjien itsensä tiedossa olevaa tietoa, järjestelmän käyttäjätuellakaan ei ole niihin pääsyä. Salasanan kelpoisuusvaatimukset ovat:

• salasanan pituuden pitää olla vähintään 8 merkkiä
• vähintään yhden merkeistä pitää olla kirjain
• vähintään yhden merkeistä pitää olla numero

Ainoana rajoite tunnusten luomiselle on se, että organisaatiotietoihin tarvitaan tiedoksi sähköpostien pääte-osa eli alue-tieto joka kirjataan suoraan tietokantoihin jokaiselle organisaatiolle järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Tätä tietoa organisaation pääkäyttäjä ei voi itse muuttaa, vaan muutos on mahdollista ainoastaan käyttäjätuen kautta.

Kuva 4. Salasanan vaihto --näkymä, myös uuden käyttäjän salasanan luomisen yhteydessä 

Organisaation käyttäjien ja tunnusten hallinta

Organisaation käyttäjien kutsuminen ja hallinta

Kuva 5. Käyttäjät ja roolit -taulukko käyttäjien hallinnassa

Käyttäjätunnuksen lisääminen tapahtuu aluksi antamalla käyttäjälle välttämättömimmät perustiedot Käyttäjien hallinnan osiossa "Lisää käyttäjä organisaatioon" -toiminnolla. Tiedot, jotka pääkäyttäjän on syötettävä, ovat 1) sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi @yritys.fi ( jossa --sähköpostiosoitteen loppuosa @yritys.fi tulee organisaatiotiedoista automaattisesti, Fore-järjestelmässä kutsutaan myös Toimialueeksi), 2) käyttäjän etunimi sekä 3) sukunimi. Jatkossa käyttäjää kutsuttaessa järjestelmään voidaan lisäksi valita sähköposti-kutsun kieli.
Kuva 6. Käyttäjän lisääminen organisaatioonKun pääkäyttäjä painaa "Luo tunnus" --painiketta, järjestelmä lähettää kutsun käyttäjälle kirjautua järjestelmään. Kutsuviestissä esitetään organisaatio, johon käyttäjä on kutsuttu sekä osoitelinkki, jota painamalla kutsuttu henkilö pääsee muodostamaan itsellensä salasanan Fore-palveluun ja viimeistelemään järjestelmään kirjautumisensa. Viestissä on lisäksi esitetty toinen osoitelinkki, jota käyttämällä käyttäjä voi kirjautua järjestelmään, kun hän on hyväksynyt kutsun ja muodostanut itselleen tunnuksen. Käyttäjälle lähetetty kirjautumiskutsu on voimassa kerrallaan yhden viikon ajan. Mikäli tuona aikana käyttäjä ei kirjaudu järjestelmään, kutsu vanhenee ja uudelleen kutsuminen pitää tehdä salasanan resetoinnilla. Salasanan resetointi on sen sijaan voimassa vain 60min tietoturvasyistä johtuen. Uusimisviesti on kuitenkin mahdollista tilata aina uudelleen mikäli resetointia ei ole ehditty tehdä voimassaolon puitteissa.
Kuva 7. Organisaation pääsivu ja käyttäjien hallinta --näkymän linkki
Organisaation pääkäyttäjä voi toistaa tämän tunnuksen luontiprosessin niin usealle henkilölle kerrallaan kuin on tarvetta. Kun pääkäyttäjä on kutsunut valitut henkilöt järjestelmän käyttäjiksi, hänen tulee ilmoittaa asiasta käyttäjätukeen, jolloin em. henkilöille lisätään tuotelisenssit Foren palvelusopimuksen mukaisesti.
Mikäli sopimusmalli asiakasorganisaation ja Foren toimittajan välillä on kuitenkin Vapaa käyttöoikeus, organisaation pääkäyttäjä voi myös hallita tuotelisenssejä ja niiden voimassaoloa (2.2.2).
Kuva 8. Organisaation käyttäjien hallinta --näkymä organisaation pääkäyttäjälle kaikilla toiminnoilla, kun sopimukseen ei sisälly vapaata käyttöoikeutta
Pääkäyttäjän on aina mahdollista palata tarkentamaan organisaation käyttäjätietoja Organisaation pääsivun Käyttäjät --valikon kautta. Muutokset käyttäjätietoihin, kuten nimitietoihin, organisaatio-tarkenteisiin, yrityksen kuvaukseen tai käyttäjien yhteystietoihin, ovat pääkäyttäjän tehtävissä suoraan käyttöliittymässä. Pääkäyttäjä pääsee muuttamaan käyttäjiensä henkilötietoja Foressa painamalla Käyttäjän asetukset- painiketta. Mikäli kuitenkin käyttäjän sähköpostiosoitteen muuttumisen vuoksi myös käyttäjätunnus pitää muuttaa, se onnistuu vain käyttäjätuen kautta (tuki@in-infra.net).
Kuva 10. Käyttäjän roolivalinnat ForessaKuva 9. Käyttäjätietojen painikkeen (sininen nuoli) kautta pääsee tekemään muutoksia käyttäjän henkilötietoihin, vastaavasti käyttäjän poistaminen tapahtuu roskakori-painikkeesta (punainen nuoli)Mikäli organisaatiossa tapahtuu käyttäjämuutoksia, kuten henkilöiden siirtyminen toiselle osastolle, käyttäjä voidaan poistaa käyttäjähallinnan kautta. Poistaminen tapahtuu poisto-painikkeen kautta. Mikäli poisto tapahtuu vahingossa, voidaan käyttäjä palauttaa takaisin aktiiviseksi käyttäjätunnukseksi painamalla Palauta käyttäjä-painiketta. Mutta jos poistuva henkilö poistuu lopullisesti käyttäjistä, hänet voidaan siirtää pois käyttäjät -listalta lopullisesti, mutta vain Järjestelmän pääkäyttäjien toimesta.
Käyttäjät ja roolit taulukossa on myös Roolit-sarake. Roolit --sarakkeessa näkyy tieto siitä mitkä oikeudet käyttäjärivin henkilöllä on. Roolit voi määrittää pääsääntöisesti ainoastaan Fore käyttäjätuki eli Järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjätuen lisäksi vain organisaation pääkäyttäjällä on mahdollisuus määrittää toinen organisaationsa käyttäjä pääkäyttäjäksi. Järjestelmän pääkäyttäjän ja Debug-käyttäjän rooleja pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi lisätä. Vain toisella järjestelmän pääkäyttäjällä on oikeus siihen.

Kuva 11. Käyttäjätietoja voidaan muokata käyttäjän asetukset näkymän kautta.
Jatkokehityksen myötä, vuosien 2010 / 2011 aikana Foressa tullaan mahdollistamaan myös muiden käyttöliittymäkielien käyttäminen kustannuslaskennassa. Tätä tulevaa toimintoa varten Foressa voidaan erikseen valita, mitä kieltä kukakin käyttäjistä käyttää Foren käyttöliittymässä. Kielivaihtoehdot tulevat olemaan suomalaisen Fore-version käyttäjille Suomi, Ruotsi ja Englanti.

Vapaan käyttöoikeuden organisaation lisenssien hallinta

Kuva 12. Organisaation pääkäyttäjän näkymä käyttäjät ja roolit sivulla, kun vapaa käyttöoikeus
Organisaatiossa, jonka sopimus on muotoa Vapaa käyttöoikeus, voidaan organisaation pääkäyttäjän toimesta hallita myös omien käyttäjien tuotelisenssejä. Vapaa käyttöoikeus voi olla koko Foreen (eli kaikkiin osatuotteisiin) tai vain tietyille tuotteille. Vapaan käyttöoikeuden tapauksessa pääkäyttäjän Käyttäjien hallinta -näkymään ilmestyy Avain (kuvassa 12. nuolella osoitettu), jota klikkaamalla pääkäyttäjä voi siirtyä yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta -näkymään määrittääkseen käyttäjälle ohjelmistojen käyttölisenssit.
Lisenssien hallinta -näkymässä käyttäjälle määritellään lisenssin voimassaolo yksi tuote kerrallaan. Pääkäyttäjä voi määrittää käyttäjälle joko lisenssin loppumispäivän tai jättää kentän tyhjäksi, jolloin voimassaolo on jatkuva.
Mikään Foren sopimuksessa ei edellytä määrittämään kaikille käyttäjille kaikkia tuotteita, vaan tuoteoikeudet voidaan kohdentaa niitä tarvitseville.
Kuva 14. Yksittäisen käyttäjän tuotelisenssit -näkymäKuva 13.Yksittäisen käyttäjän Lisenssien hallinta-näkymäMikäli organisaation sopimus päättyy, järjestelmän pääkäyttäjä voi päättää kerralla kaikkien kyseisen organisaation käyttäjien lisenssit. Kun lisenssit on syötetty, niitä voidaan muuttaa tai poistaa helposti käyttöliittymässä esiintyvien kuvakkeiden kautta.
Tuotelisenssien hallintaa voi tehdä myös usealle käyttäjälle yhtäaikaa. Toiminnallisuuden käyttö tapahtuu niin, että pääkäyttäjä valitsee Käyttäjät ja roolit -taulukossa henkilöt rastittamalla nimen edessä olevan laatikon ja klikkaamalla sitten taulukon oikeassa yläreunassa olevaa Muokkaa valittujen käyttäjien lisenssejä -painiketta.
Avautuvassa näkymässä esitetään luettelona käyttäjät, jotka on valittu, tuotteet joiden lisenssit ovat hallittavissa sekä käytettävissä olevat lisenssien hallintatoiminnot. Koska vapaa käyttöoikeus on mahdollista määritellä myös tuotteittain, Käsiteltävät tuotteet --osiossa voi olla ainoastaan yhden tuotteen nimi. Tämä riippuu organisaation sopimuksen sisällöstä.
Kuva 15.Lisenssien hallinta usealle käyttäjälle yhtäaikaaPääkäyttäjä voi valita esimerkiksi kaikki tuotteet rastittamalla ne Käsiteltävät tuotteet --osiossa . Tämän jälkeen lisenssien voimassaolo on määritettävissä tuotteille. Toisaalta myös lisenssin voimassaolo on muutettavissa tai jopa poistettavissa saman toiminnallisuuden yhteydessä. Tehty muutos hyväksytään painamalla Tallenna.
Kun pääkäyttäjä on tehnyt muutostoimenpiteen valituille käyttäjille, järjestelmä ilmoittaa tuloksen erillisenä listana samassa näkymässä (Kuva 16.).




Kuva 16 .Lisenssien poistamisesta syntyvä ilmoitus

Kuva 17. Organisaation asetukset -näkymä !worddavef75c048934a70219e42710c9c234d32.png|height=452,width=469!Organisaatiokohtaistentietojen ylläpito

Organisaation pääkäyttäjä voi ylläpitää Fore-palvelussa oman organisaationsa yhteystietoja. Ylläpidettäviä tietoja ovat organisaation nimi, organisaation tarkenne, puhelin, osoite, organisaation oletussijainti (joka tulee oletuksena kaikkiin organisaation hankkeisiin ja dokumentteihin) sekä ns. kuvaustiedot. Organisaation asetusnäkymän kautta on myös mahdollista organisaation rakennusosakirjaston sekä hankeosakirjaston ylläpito ja näkyvyyshallinta. Vaihtoehtoisesti pääkäyttäjä voi käyttää suoraan Rola -tuotetta tai CMA:ta nimikkeiden hintatiedon ylläpitoon.
Organisaation pääkäyttäjällä on lisäksi mahdollisuus ylläpitää omille käyttäjilleen organisaation sisäistä tiedotusta ajankohtaista --toiminnon kautta sekä hallita käyttäjiä tarpeen mukaan omissa käyttäjäryhmissä luokittelemalla käyttäjät käyttäjä-organisaation osastoihin, tämä tarkoittaa käytännössä kahta eri organisaatiota.

Hankehierarkioiden ja dokumenttien hallinta

Pääkäyttäjälle kuuluu Fore-palvelussa myös organisaation hankkeiden, projektien ja dokumenttien hallinta. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa siirtyä johonkin tiettyyn hankkeeseen ja antaa organisaation käyttäjille käyttöoikeudet haluttuihin dokumentteihin. Projektien (yleisnimitys hankehierarkian tietylle tasolle) hallinta tasoittain on mahdollista siten, että tietylle hierarkiatasolle, esim. aliprojektiin, voidaan kutsua toisen organisaation käyttäjiä ja päätasolla toimii vain "omistavan organisaation" käyttäjät.
Pääkäyttäjällä on pääsy kaikkiin organisaationsa päätasolla oleviin hankkeisiin ja niiden käyttäjät --osioon, MUTTA vain organisaation pääsivun kautta. Organisaation pääkäyttäjälle ei kuitenkaan automaattisesti kuulu mitään oikeuksia projekteihin tai dokumentteihin. Pääkäyttäjän on valittava itselleen pääsy hankkeeseen hierarkiatason Jäsenet --osiossa.
Kuva 18. Organisaation pääsivulla esitetään oman organisaation hankkeet (10 viimeksi muokattua), joille on sallittu näkyvyys pääsivulla

Foressa käyttäjän on mahdollista toimia myös toisen organisaation omistamassa hankkeessa. Tällaiset organisaatiot esitetään myös pääsivulla. Hankkeisiin pääsee kuitenkin tuolloin käsiksi vasta, kun klikkaa ko. organisaation nimeä. Käyttäjän tunnuksella on siis oltava oikeudet johonkin dokumenttiin ko. hankkeessa.
Kuva 20. Omat projektit näkymässä esitetään kaikki käyttäjän hankkeet. Kuva 19. Näkymässä näkyy erottelu oman organisaation hankkeisiin sekä organisaatioihin joiden hankkeisiin käyttäjällä on pääsy Hankkeisiin ja projekteihin pääsy on myös mahdollista Omat projektit sivun kautta, jossa esitetään kaikki aktiiviset projektit, joihin käyttäjällä on pääsy. Sivulla näytetään hankkeiden koko hankehierarkia, niiden osalta, joihin käyttäjällä on pääsy.
Organisaation pääkäyttäjän on mahdollista päästä käsiksi kaikkiin organisaation hankkeisiin, vaikka hän ei olisikaan ko. hankkeen jäsenenä. Tämä onnistuu organisaation pääsivulla, jossa ovat kaikki organisaation hankkeet. Organisaation pääsivun Hankkeet -näkymässä esitetään koko hankkeen hierarkia,.
Kuva 21. Organisaation pääsivulla esitetään myös ne hankkeet, joihin pääkäyttäjä ei ole jäsenenä. Peruskäyttäjä ei voi nähdä tällaisia hankkeita.Näkymässä esitetään myös ehdollisen valinnan kautta kaikki arkistoidut hankkeet

Hankehierarkian hallinta

Kuva 22. Hanke --näkymä eli Projektin pääsivu) organisaation pääkäyttäjälle, joka ei ole hankkeessa jäsenenä
Organisaation pääkäyttäjä näkee oletuksena jokaisesta organisaationsa hankkeesta niiden jäsenet sekä hanketiedot. Hankkeen Projektihierarkia -näkymässä esitetään koko hankkeen hierarkia.
Hankehierarkioita hallitakseen pääkäyttäjän on siirryttävä Jäsenet ja käyttöoikeudet --osioon ja annettava itselleen projektissa ylläpito-oikeudet. Mikäli pääkäyttäjän tulee voida myös luoda dokumentteja (laskelmia, hankeohjelma- tai hankehallinta --dokumentteja) tai muita liitetiedostoja, ko. oikeudet voidaan lisätä samalla. Oletuksena käyttäjälle on valittuna myös Näkee dokumentit ja liitetiedostot -valinta.

"Ylläpito-oikeudet" saatuaan pääkäyttäjä voi hallita projektiin kuuluvia henkilöitä sekä hankehierarkiaa, mutta ei voi nähdä hankkeen dokumentteja. Mikäli toimenpiteenä on esimerkiksi käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille tiettyyn dokumenttiin, Näkee dokumentit ja liitetiedostot --oikeus on pakollinen.
Kuva 23. Projektitason jäsenien ja käyttöoikeuksien hallinta-näkymä. Käyttäjän lisääminen projektiin organisaation listasta tehdään punaisella nuolella osoitetulla painikkeella. Kuva 24. Projektin pääsivu kunnes organisaation pääkäyttäjä on ottanut itselleen Ylläpito-oikeuden sekä
Näkee dokumentit ja liitetiedostot
Kun käyttäjällä on projektin ylläpito-oikeudet, hän voi hallita hankkeen hierarkiaa. Ylläpito-oikeus hanke - tasolla mahdollistaa kaikkien projekti-tasojen näkemisen. Pääkäyttäjän tulee lisätä erikseen jokaiselle alemmalle hierarkiatasolle ylläpito-oikeus, ennen kuin hän voi tehdä muutoksia hierarkiaan tai muita pääkäyttäjätehtäviä. Hierarkiapuussa kaikki tasot toimivat linkkeinä käyttäjälle hierarkiassa liikkumiseksi. Käytettävissä olevia tehtäviä hierarkiatasoilla, joille pääkäyttäjällä on ylläpito-oikeudet, ovat:

• Hankkeen/projektin/aliprojektien asetusten määrittäminen
• Hierarkiatason ja sen alapuolisten tasojen jäsenten ja heidän käyttöoikeuksiensa määrittäminen
• Hierarkiatason dokumenttien ja liitetiedostojen käyttöoikeuksien hallinta
• Hierarkiatason arkistointi ja palautus

Hankkeiden ja projektien arkistointi

Projektien arkistoinnissa, kuten myös dokumenttien arkistoinnissa, tieto piilotetaan peruskäyttäjän käyttöliittymästä. Vain organisaation pääkäyttäjä pääsee palauttamaan arkistoinnin takaisin projektihierarkioihin oman näkymänsä kautta. Arkistointi projektitasoilla on toteutettu helpottamaan käyttäjäorganisaatioiden hankekokonaisuuksien hallintaa. Arkistoinnissa ns. valmiit projektit ja hankkeet voidaan piilottaa kun ne eivät enää ole aktiivisia, mutta tarpeen tullen tiedot ovat palautettavissa.
Arkistoinnissa projektin jäsentiedot, projektitason yleistiedot sekä dokumentit (laskelmat, liitetiedostot, hankeohjelmat ja hankehallinnat) arkistoituvat samalla. Arkistoinnin voi tehdä projektin ylläpitäjä sekä organisaation pääkäyttäjä. Ja kuten edellä mainittua, vain organisaation pääkäyttäjä voi palauttaa hankkeen/projektin takaisin käyttäjien käyttöliittymiin.

Kuva 25. Projektin arkistointi
Arkistoidut hankkeet/projektit esitetään organisaation pääsivulla erillisen rastivalinnan jälkeen harmaina linkkeinä. "Harmaan linkin" kautta organisaation pääkäyttäjä sitten voi päästä palauttamaan hankkeen/projektin takaisin aktiiviseen tilaan.

Kuva 26. Arkistoidun projektin tarkastelu Organisaation pääsivulla, (käytettävissä vain Organisaation pääkäyttäjällä)
Kun pääkäyttäjä siirtyy arkistoidun projektin sivulle, hän voi palauttaa sen näkyville klikkaamalla Palauta arkistoinnista painiketta. Toiminto palauttaa sen kaikkine tietoineen takaisin järjestelmään, kaikille sen jäsenille nähtäville.

Kuva 27. Arkistoidun projektin palauttaminen

Projektin jäsenien hallinta

Projektin jäsenten hallinta on tehtävissä, kun käyttäjällä on ylläpito-oikeudet hierarkiatasolla (Huom. projektitasolla tarkoitetaan tässä kaikkia hierarkiatasoja). Hankkeen / projektin tai aliprojektin ylläpitäjänä voi siis toimia kuka tahansa käyttäjä, jolle on lisätty projektin ylläpito-oikeus.
Organisaation pääkäyttäjän tehtäviä projektien jäsenten hallinnassa ovat oikeuksien muokkaaminen projektin jäsenille, ylimääräisten käyttäjien poistaminen sekä uusien jäsenien lisääminen.
Uusia käyttäjiä voidaan lisätä projektille joko käyttäen "Lisää käyttäjä" -toimintoa osiosta, Lisää organisaation jäsen projektiin (lisättävissä ovat kaikki oman organisaation jäsenet) tai lähettämällä sähköpostikutsu halutulle käyttäjälle. Sähköpostikutsun yhteydessä kutsuttavalle määritetään lisäksi erikseen oikeudet projektissa. Kutsun kieli on jatkossa tarvittaessa valittavissa muuksi kuin Suomeksi.
Kuva 29. Ilmoitus vastaamattomista kutsuista.Kuva 28. Projektin jäsenten hallinta näkymässä voidaan muokata projektitason jäsenten rooleja ja oikeuksia, lisätä organisaation jäseniä suoraan projektiin tai kutsua heidät sähköpostilla jäseniksi tietyille hierarkiatasoille.Kun käyttäjä on lisätty projektiin sähköpostikutsua käyttäen, näkymään ilmestyy osio "Lähetetyt kutsut joihin ei ole vastattu". Osiossa esitetään kaikki kutsutut käyttäjät, jotka eivät ole vielä hyväksyneet kutsua. Vastaamattomat kutsut ovat informatiivinen lisätieto projektin ylläpitäjälle projektiin kutsuttujen käyttäjien vastausten seuraamiseksi.
Projektin jäsenten oikeuksia on mahdollista pikavalinnoilla kopioida ja lisätä massaoperaatioina toiminnot valinnoilla. Toiminnot mitä projektin ylläpitäjä voi jäsenille määrittää ovat:

• Anna lukuoikeus kaikkiin dokumentteihin (hierarkiatasolla)
• Anna kirjoitusoikeus kaikkiin dokumentteihin (hierarkiatasolla)
• Kopioi oikeudet alatasoille (kaikille nykyisen hierarkiatason alatasoille)

Kuva 31. Projektin dokumenttilistauksessa esitetään kaikki projektitason dokumentit perustietoineen.Kuva 30. Projektin jäsenen oikeuksien kopiointi ja luku-/muokkausoikeuksien kaikille dokumenteille tapahtuu massaoperaatioina "Toiminnot"-osion kautta.Projektin dokumenttien käyttöoikeuksien hallinta

Dokumenttien hallinta ja käyttöoikeuksien muokkaaminen on mahdollista Foressa, joko dokumentin aktiivisen muokkaajan tai projektin ylläpitäjän toimesta. Aktiivinen muokkaaja on oletusarvoisesti henkilö, joka on alkujaan luonut dokumentin tai kopioinut sen. Aktiivinen muokkaaja voidaan vaihtaa dokumentti-kohtaisesti dokumentin käyttöoikeuksissa. Liitetiedostoilla aktiivista muokkaajaa ei ole.
Dokumenttien käyttöoikeudet -näkymässä esitetään kaikki projektitasolle kuuluvat henkilöt. Riippuen luonnollisesti siitä, onko henkilöillä tuotelisenssiä, he voivat myös avata nuo dokumentit käyttöliittymässään,joko muokkausoikeudella tai lukuoikeudella. Dokumentin käyttöoikeudet -valintoja käyttäen myös aktiivinen muokkaaja voidaan vaihtaa .
Kuva 32.Dokumentin käyttöoikeuksien määrittämisnäkymä.
Muokkausoikeuden ja lukuoikeuden ero riippuu dokumenttityypistä. Esimerkiksi kopioidessa, minkä tahansa Fore --dokumentin voi kopioida, mikäli käyttäjällä on muokkausoikeus dokumenttiin.
Mikäli kyseessä on lukuoikeus ja käsittelyssä on Hola- tai Rola- laskelma, käyttäjä voi nähdä laskelmista Dokumenttinäkymän tai Raportointinäkymän. Raportointi-näkymissä käyttäjällä on mahdollista raportoida haluamansa tiedot raporttivalintojen mukaan. Lukuoikeudella myös Scopessa ja Arenassa on käytettävissä dokumenttinäkymä ja Arenassa lisäksi Raportointinäkymä.
Kuva 33. Liitetiedoston käyttöoikeuden määritysnäkymä
Oletusarvo liitetiedostojen näkyvyydelle määrittyy Jäsenten-hallinnassa. Mikäli käyttäjälle on valittu Näkee dokumentit ja liitetiedostot, hän saa myös Lukuoikeuden liitetiedostoille. Lukuoikeus mahdollistaa käyttäjälle ko. tiedoston lataamisen omalle koneelleen, tai vaihtoehtoisesti, mikäli kyseessä on dwg-kartta, sen käyttämisen pohjakarttana Hola-laskelmassa.

Projektin Fore -dokumenttien hallinta

Projektin dokumenttien käyttöoikeuksien hallinnan lisäksi projektin ylläpitäjän (sekä organisaation pääkäyttäjän) on mahdollista myös hallita Fore-dokumentteja. Tehtävissä olevia toimenpiteitä normaalin muokkaamisen lisäksi ovat dokumentin kopiointi ja poistaminen.
Dokumenttien säilyvyyden kannalta oleellista on, että tieto ei kuitenkaan katoa. Aina kun dokumentti poistetaan käyttöliittymässä, se poistuu ainoastaan näkyvistä. Dokumentti on käyttäjätuen palautettavissa jos siihen on tarvetta. Mikäli tilanne edellyttää dokumentin muokkaamista organisaation pääkäyttäjän toimesta, tapahtuu pääkäyttäjän siirtyessä perustieto-/laskelma-/osittelu – tms. näkymään aktiivisen muokkaajan muutos. Muokkaajan vaihtuessa toiseksi dokumentista muodostuu järjestelmään arkistoitu kopio, joka voidaan myös palauttaa takaisin aktiiviseksi (tilaksi kesken, valmis, hyväksytty).
Kuva 34. Dokumenttilista ja kopiointi -toiminnallisuus.Toinen dokumenttien hallinta -toiminnoista on kopiointi. Kopiointi --toiminnallisuuden onnistumiseksi kopioijalla tulee olla muokkausoikeus dokumenttiin. Organisaation pääkäyttäjällä tai kopiointi toimenpiteen tekijällä tulee olla dokumenttien luontioikeus kohteessa (hanke/projekti/aliprojekti), johon dokumentti kopioidaan.

Kuva 35. Kopioinnissa kohdeprojektin määrittäminen, kun kopioidaan organisaatiosta toiseen.Vastaavasti jos organisaation pääkäyttäjälle annetaan tehtäväksi kopioida dokumentti jonkun toisen organisaation projektista, tulee hänet aluksi kutsua tähän ns. "lähtöprojektiin". Lähtöprojektissa (jossa kopioitava(t) dokumentit sijaitsevat) tulee kyseisen projektin omistavan organisaation antaa käyttöoikeus kutsuttavalle pääkäyttäjälle joko erikseen dokumenteille tai määrittäen hänelle kutsuttaessa ylläpito-oikeus dokumentteihin, jotka haluttaisiin antaa kopioitavaksi.
Kuva 36. Kohdepään projektin käyttöoikeus vaatimukset käyttäjälle (Matti Mittaaja), joka on kopioimassa dokumenttia
esim. omasta organisaatiostaan tilaajan kyseiseen projektiin. Dokumentin kopioimisessa organisaatioiden välillä myös jatkotoimenpiteet ovat syytä olla niin organisaatioiden pääkäyttäjillä kuin myös projektien ylläpitäjillä tiedossa. Kun toisen organisaation käyttäjä on kopioinut dokumentin, esim. tapauksessa "konsultilta tilaajalle", kopioinnin jälkeen dokumentin muokkausoikeus voisi olla soveliasta luovuttaa tilaajalle. Toimenpiteen viimeistelemiseksi konsultti -käyttäjä voi pyytää tilaajan edustajaa poistamaan käyttäjätunnuksena ko. projektista. Mikäli jostain syystä konsultin edustajaa tarvitaan vielä projektin eteenpäin viemiseksi, voidaan henkilö kutsua uudelleen projektiin.

Organisaation hintakirjastojen hallinta

Organisaatiokohtainen hintakirjasto

In-Infra.net Fore -palvelu tarjoaa Hola ja Rola -kustannuslaskentatyökaluilla kustannusarvion laadintaan tarvittavat nimikehinnastot suurimpaan osaan tavanomaisista infrarakentamisen hankkeista, niin rakentamisen (investoinnit) kuin ylläpidonkin laskennassa. Joissakin tapauksissa Foren tarjoamat hinnastot eivät riitä kustannusarvion muodostamiseen. Joko vastaavia nimikkeitä ei löydy tai organisaatiossa on käytössä omat tuotanto / vuosisopimus --hinnat, joita ei haluta julkaista yhteiseen hinnastoon kaikille alan toimijoille. Näiden omien hintatietojen tallentaminen järjestelmään on Foressa myös mahdollista.
Rakennusosalaskennassa voidaan ylläpitää organisaation omaa rakennusosakirjastoa tarpeen mukaan. Vaihtoehtoisesti omien hintojen käyttö on myös mahdollista käyttämällä kustannusarvion pohjana aiemmin luotua laskelmaa, joka sisältää omia hintoja, joka sitten kopioidaan pohjaksi uutta projektia varten.
Kuva 37. Organisaation hinnastonimikkeiden hallintaa CMA-työkalulla. Fore 1.4 version myötä organisaatiokohtainen hintakirjasto on voitu muodostaa myös käyttäen CMA --hinnastorakenteiden ylläpitoa. CMA:lla esimerkiksi muodostettu rakennusosanimike eroaa Rolan organisaation hintanimikkeestä sillä, että nimikkeen hinta on muodostettu aidosti käyttäen panos- ja tuotanto-osia sekä nimike on sidottu hintatasoltaan Makun osaindekseihin. Jatkossa aina hinnastoversioiden päivittyessä, myös organisaation omat nimikkeet päivittyvät osaindeksien mukaisesti.

CMA:n käyttöönotto vaatii organisaatiolta erillishankintaa. CMA ei kuulu normaalin Fore-palvelun sisältöön.

Organisaatiokohtainen rakennusosakirjasto

Kuva 38. Rolan laskelma --sivulta Organisaation rakennusosakirjasto --näkymään siirtyminen Kuva 33. Rolassa organisaation rakennusosakirjastoon siirtyminen Organisaation rakennusosakirjastoa voidaan hallita joko Rola- laskelmien kautta tai organisaation pääkäyttäjän tehdessä Organisaation asetusten -kautta. Rolassa organisaatiokirjaston hallintaa voi tehdä jokainen muokkausoikeudet omaava käyttäjä. Organisaatioasetuksien toimintoon eivät sen sijaan muut käyttäjät pääse käsiksi kuin organisaation pääkäyttäjä.
Kuva 39 Rakennusosakirjaston-hallintanäkymään siirtyminen Organisaation asetusten kautta. Tällä hetkellä mahdollistettuja toiminnallisuuksia ovat Rolassa muodostetuille hinnastonimikkeille ovat ryhmittely ja poistaminen, näkyvyyden määrittely sekä nimikemuutokset kuten tunnisteen, nimen, yksikön, yksikkökustannuksen, kustannusindeksi sekä perusvuoden määrittely. Nimikkeiden ryhmittely -toiminnossa jota kirjastonäkymässä myös ylläpidetään, jakoperusteena voi olla mikä tahansa organisaatiokohtaisesti sovittu menettely.
Kuva 40. Organisaation Rolassa muodostettujen rakennusosakirjastonimikkeiden hallinta-näkymä
Organisaatiolla voi olla myös CMA:lla muodostettuja ja ylläpidettyjä rakennusosanimikkeitä. Nämä nimikkeet on myös esitettynä Organisaation rakennusosakirjasto --näkymässä. Käytettävät toiminnot ovat lähinnä organisaationimikkeiden näkyvyys ja tietojen tarkastelu. Nimikkeiden ylläpito ja sisällön hallinta hoidetaan kuitenkin pääsääntöisesti CMA:lla.
Kuva 41. Organisaation CMA:ssa ylläpidettyjen rakennusosakirjastonimikkeiden hallinta-näkymä

Organisaatiokohtainen hankeosakirjasto

Kuva 33. Rolassa organisaation rakennusosakirjastoon siirtyminen Organisaation hankeosakirjastoa voidaan hallita joko Hola- laskelmien kautta tai organisaation pääkäyttäjän tehdessä Organisaation asetusten -kautta. Organisaatioasetuksien toimintoon eivät sen sijaan muut käyttäjät pääse käsiksi kuin organisaation pääkäyttäjä.
Kuva 42. Siirtyminen Holan laskelma-näkymästä organisaation hankeosakirjastonäkymään.
Organisaation CMA:lla muodostetut ja ylläpidettyjä hankeosanimikkeet ovat esitettynä Organisaation hankeosakirjasto --näkymässä. Käytettävät toiminnot ovat lähinnä organisaationimikkeiden näkyvyys ja tietojen tarkastelu. Nimikkeiden ylläpito ja sisällön hallinta hoidetaan kuitenkin pääsääntöisesti CMA:lla. Myöskin julkaisutoiminnot CMA:sta Organisaation hankeosakirjastoon sijaitsevat CMA:ssa.
Kuva 43. Organisaation hankeosakirjasto-näkymä. Näkymän sisältönä ovat vain CMA-hankeosat.