Yleistä Foren käytöstä ja käyttäjätunnuksista
Kuva 3. Esimerkki tuki@fore.fi --lähettämästä käyttäjäkutsusta
Organisaation otettua Fore-palvelu käyttöön, asiakasorganisaatiosta ilmoitetaan Foren käyttäjätukeen organisaatiolle valittu pääkäyttäjä. Tämän jälkeen käyttäjätuki muodostaa ilmoitetulle henkilölle tunnuksen palveluun sekä pääkäyttäjä-roolin. Käyttäjälle lähetetään tunnuksen muodostamisesta kutsuviesti sähköpostilla. Kutsussa ohjeistetaan henkilöä tekemään salasana järjestelmään viestissä mainitun osoitteen kautta. Pääkäyttäjä voi aloittaa oman organisaationsa käyttäjien lisäämisen palveluun, kun hän on kirjautunut järjestelmään ja luonut itselleen salasanan. Käyttäjätunnukset Foressa ovat aina sähköpostiosoitteita. Käyttäjien salasanat ovat vain käyttäjien itsensä tiedossa olevaa tietoa, järjestelmän käyttäjätuellakaan ei ole niihin pääsyä. Salasanan kelpoisuusvaatimukset ovat:
- salasanan pituuden pitää olla vähintään 8 merkkiä
- vähintään yhden merkeistä pitää olla kirjain
- vähintään yhden merkeistä pitää olla numero
Ainoana rajoite tunnusten luomiselle on se, että organisaatiotietoihin tarvitaan tiedoksi sähköpostien pääte-osa eli alue-tieto joka kirjataan suoraan tietokantoihin jokaiselle organisaatiolle järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Tätä tietoa organisaation pääkäyttäjä ei voi itse muuttaa, vaan muutos on mahdollista ainoastaan käyttäjätuen kautta.
Kuva 4. Salasanan vaihto --näkymä, myös uuden käyttäjän salasanan luomisen yhteydessä
Projektin jäsenien hallinta
Projektin jäsenten hallinta on tehtävissä, kun käyttäjällä on ylläpito-oikeudet hierarkiatasolla (Huom. projektitasolla tarkoitetaan tässä kaikkia hierarkiatasoja). Hankkeen / projektin tai aliprojektin ylläpitäjänä voi siis toimia kuka tahansa käyttäjä, jolle on lisätty projektin ylläpito-oikeus.
Organisaation pääkäyttäjän tehtäviä projektien jäsenten hallinnassa ovat oikeuksien muokkaaminen projektin jäsenille, ylimääräisten käyttäjien poistaminen sekä uusien jäsenien lisääminen.
Uusia käyttäjiä voidaan lisätä projektille joko käyttäen "Lisää käyttäjä" -toimintoa osiosta, Lisää organisaation jäsen projektiin (lisättävissä ovat kaikki oman organisaation jäsenet) tai lähettämällä sähköpostikutsu halutulle käyttäjälle. Sähköpostikutsun yhteydessä kutsuttavalle määritetään lisäksi erikseen oikeudet projektissa. Kutsun kieli on jatkossa tarvittaessa valittavissa muuksi kuin Suomeksi.
Kuva 29. Ilmoitus vastaamattomista kutsuista.Kuva 28. Projektin jäsenten hallinta näkymässä voidaan muokata projektitason jäsenten rooleja ja oikeuksia, lisätä organisaation jäseniä suoraan projektiin tai kutsua heidät sähköpostilla jäseniksi tietyille hierarkiatasoille.Kun käyttäjä on lisätty projektiin sähköpostikutsua käyttäen, näkymään ilmestyy osio "Lähetetyt kutsut joihin ei ole vastattu". Osiossa esitetään kaikki kutsutut käyttäjät, jotka eivät ole vielä hyväksyneet kutsua. Vastaamattomat kutsut ovat informatiivinen lisätieto projektin ylläpitäjälle projektiin kutsuttujen käyttäjien vastausten seuraamiseksi.
Projektin jäsenten oikeuksia on mahdollista pikavalinnoilla kopioida ja lisätä massaoperaatioina toiminnot valinnoilla. Toiminnot mitä projektin ylläpitäjä voi jäsenille määrittää ovat:
- Anna lukuoikeus kaikkiin dokumentteihin (hierarkiatasolla)
- Anna kirjoitusoikeus kaikkiin dokumentteihin (hierarkiatasolla)
Kopioi oikeudet alatasoille (kaikille nykyisen hierarkiatason alatasoille)
Kuva 31. Projektin dokumenttilistauksessa esitetään kaikki projektitason dokumentit perustietoineen.Kuva 30. Projektin jäsenen oikeuksien kopiointi ja luku-/muokkausoikeuksien kaikille dokumenteille tapahtuu massaoperaatioina "Toiminnot"-osion kautta.Projektin dokumenttien käyttöoikeuksien hallinta
Dokumenttien hallinta ja käyttöoikeuksien muokkaaminen on mahdollista Foressa, joko dokumentin aktiivisen muokkaajan tai projektin ylläpitäjän toimesta. Aktiivinen muokkaaja on oletusarvoisesti henkilö, joka on alkujaan luonut dokumentin tai kopioinut sen. Aktiivinen muokkaaja voidaan vaihtaa dokumentti-kohtaisesti dokumentin käyttöoikeuksissa. Liitetiedostoilla aktiivista muokkaajaa ei ole.
Dokumenttien käyttöoikeudet -näkymässä esitetään kaikki projektitasolle kuuluvat henkilöt. Riippuen luonnollisesti siitä, onko henkilöillä tuotelisenssiä, he voivat myös avata nuo dokumentit käyttöliittymässään,joko muokkausoikeudella tai lukuoikeudella. Dokumentin käyttöoikeudet -valintoja käyttäen myös aktiivinen muokkaaja voidaan vaihtaa .
Kuva 32.Dokumentin käyttöoikeuksien määrittämisnäkymä. 
Muokkausoikeuden ja lukuoikeuden ero riippuu dokumenttityypistä. Esimerkiksi kopioidessa, minkä tahansa Fore --dokumentin voi kopioida, mikäli käyttäjällä on muokkausoikeus dokumenttiin.
Mikäli kyseessä on lukuoikeus ja käsittelyssä on Hola- tai Rola- laskelma, käyttäjä voi nähdä laskelmista Dokumenttinäkymän tai Raportointinäkymän. Raportointi-näkymissä käyttäjällä on mahdollista raportoida haluamansa tiedot raporttivalintojen mukaan. Lukuoikeudella myös Scopessa ja Arenassa on käytettävissä dokumenttinäkymä ja Arenassa lisäksi Raportointinäkymä.
Kuva 33. Liitetiedoston käyttöoikeuden määritysnäkymä 
Oletusarvo liitetiedostojen näkyvyydelle määrittyy Jäsenten-hallinnassa. Mikäli käyttäjälle on valittu Näkee dokumentit ja liitetiedostot, hän saa myös Lukuoikeuden liitetiedostoille. Lukuoikeus mahdollistaa käyttäjälle ko. tiedoston lataamisen omalle koneelleen, tai vaihtoehtoisesti, mikäli kyseessä on dwg-kartta, sen käyttämisen pohjakarttana Hola-laskelmassa.
Projektin Fore -dokumenttien hallinta
Projektin dokumenttien käyttöoikeuksien hallinnan lisäksi projektin ylläpitäjän (sekä organisaation pääkäyttäjän) on mahdollista myös hallita Fore-dokumentteja. Tehtävissä olevia toimenpiteitä normaalin muokkaamisen lisäksi ovat dokumentin kopiointi ja poistaminen.
Dokumenttien säilyvyyden kannalta oleellista on, että tieto ei kuitenkaan katoa. Aina kun dokumentti poistetaan käyttöliittymässä, se poistuu ainoastaan näkyvistä. Dokumentti on käyttäjätuen palautettavissa jos siihen on tarvetta. Mikäli tilanne edellyttää dokumentin muokkaamista organisaation pääkäyttäjän toimesta, tapahtuu pääkäyttäjän siirtyessä perustieto-/laskelma-/osittelu – tms. näkymään aktiivisen muokkaajan muutos. Muokkaajan vaihtuessa toiseksi dokumentista muodostuu järjestelmään arkistoitu kopio, joka voidaan myös palauttaa takaisin aktiiviseksi (tilaksi kesken, valmis, hyväksytty).
Kuva 34. Dokumenttilista ja kopiointi -toiminnallisuus.Toinen dokumenttien hallinta -toiminnoista on kopiointi. Kopiointi --toiminnallisuuden onnistumiseksi kopioijalla tulee olla muokkausoikeus dokumenttiin. Organisaation pääkäyttäjällä tai kopiointi toimenpiteen tekijällä tulee olla dokumenttien luontioikeus kohteessa (hanke/projekti/aliprojekti), johon dokumentti kopioidaan.
Kuva 35. Kopioinnissa kohdeprojektin määrittäminen, kun kopioidaan organisaatiosta toiseen.Vastaavasti jos organisaation pääkäyttäjälle annetaan tehtäväksi kopioida dokumentti jonkun toisen organisaation projektista, tulee hänet aluksi kutsua tähän ns. "lähtöprojektiin". Lähtöprojektissa (jossa kopioitava(t) dokumentit sijaitsevat) tulee kyseisen projektin omistavan organisaation antaa käyttöoikeus kutsuttavalle pääkäyttäjälle joko erikseen dokumenteille tai määrittäen hänelle kutsuttaessa ylläpito-oikeus dokumentteihin, jotka haluttaisiin antaa kopioitavaksi.
Kuva 36. Kohdepään projektin käyttöoikeus vaatimukset käyttäjälle (Matti Mittaaja), joka on kopioimassa dokumenttia
esim. omasta organisaatiostaan tilaajan kyseiseen projektiin. Dokumentin kopioimisessa organisaatioiden välillä myös jatkotoimenpiteet ovat syytä olla niin organisaatioiden pääkäyttäjillä kuin myös projektien ylläpitäjillä tiedossa. Kun toisen organisaation käyttäjä on kopioinut dokumentin, esim. tapauksessa "konsultilta tilaajalle", kopioinnin jälkeen dokumentin muokkausoikeus voisi olla soveliasta luovuttaa tilaajalle. Toimenpiteen viimeistelemiseksi konsultti -käyttäjä voi pyytää tilaajan edustajaa poistamaan käyttäjätunnuksena ko. projektista. Mikäli jostain syystä konsultin edustajaa tarvitaan vielä projektin eteenpäin viemiseksi, voidaan henkilö kutsua uudelleen projektiin.