Virtuelle møder (VDX)

Videomøde via VDX (MedCom Videoknudepunktet)

Denne vejledning beskriver, hvordan kommunen opretter og håndterer virtuelle møder i EG Sundhed via VDX-integrationen.
VDX er MedComs videoknudepunkt, som giver dig mulighed for at afholde videomøder direkte fra EG Sundhed.

Administrator og mødeleder

Opret et videomøde

Administratorer eller mødeledere opretter mødetidspunkter i kommunens mødekalender - se også denne vejledning:

• Opret møde i mødekalenderen

Sådan opretter du et virtuelt møde

1. Åbn 'Opret møde'-dialogen i Mødekalenderen.
2. Udfyld felterne Emne, Reform/Mødetype, Startdato og tidspunkter som normalt.
3. Sæt flueben i 'Virtuelt møde' nederst i formularen for at tilføje et VDX-videomøde til bookingen.
4. Klik 'Gem' for at oprette mødetidspunktet.

Teksten bekræfter: "Tilføj et VDX-videomøde til denne booking. Mødelinket sendes til deltagerne."

Når et mødetidspunkt markeres som videomøde, klargøres der automatisk et unikt VDX-møderum til det pågældende tidspunkt.
Hvert mødetidspunkt— også enkeltforekomster i en gentagelsesserie — får sit eget unikke VDX-mødelink, således at det samme link ikke kan genbruges.
Gentagelsesserier:
Aktivering af VDX fra et vilkårligt slot i en serie gælder for hele serien. Deaktivering gælder fra det valgte slot og frem.

Rediger et eksisterende mødetidspunkt

Administratorer eller mødeledere kan redigere mødetidspunkter i kommunens mødekalender - se også dennevejledning:

• Rediger møde eller mødeserie i mødekalender

Et eksisterende mødetidspunkt til fysisk fremmøde kan omgøres til et videomøde ved at redigere mødetidspunkt og sætte flueben ved 'Virtuelt møde' som vist ovenfor. Systemet klargører da et VDX-rum til tidspunktet.
Et eksisterende videomøde kan omgøres til et normalt møde ved at fjerne fluebenet.
VDX-tilknytningen og linket fjernes således fra tidspunktet.

Ombooking og aflysning — hvad modtager borgeren?

Når et eksisterende møde ændres, afgøres borgerens e-Boks-notifikation af, om det gamle og det nye slot er videomøder:

VDX-mødeadressen

Mødeadressen har formatet 'mvc.vconf-stage.dk/[ID]@rooms.vconf-stage.dk'.
Denne adresse identificerer det unikke VDX-møderum, der er oprettet til det pågældende tidspunkt.

Eksempel:

Sagsbehandler og dagsordenssekretariat

Book en sag til et virtuelt møde

Sagsbehandlere kan se og tilgå videomøder i mødekalenderen.
Mødetidspunkter med et tilknyttet VDX-videomøde vises med et videoikonet med "plus-tegn" øverst til højre i mødekortet.

Når en sagsbehandler booker en sag ind på et videomøde, gælder følgende:

• Borgeren modtager automatisk en e-Boks-besked med et personligt link til at deltage i videomødet.
• Der genereres automatisk et PDF-dokument — "Indkaldelse til virtuelt møde.pdf" — som gemmes i sagsbehandlerens dokumentliste (sagsbehandler-faneblandet) under borgerens sag. PDF'en er en kopi af e-Boks-beskeden og indeholder mødelinket.
• Når du klikker på PDF'en, vises en bekræftelsesdialog: "Du er ved at downloade dokumentet Indkaldelse til virtuelt møde.pdf. Dokumentet kan indeholde personfølsomme oplysninger. Ønsker du at fortsætte?"

Borgere uden Digital Post:
Hvis borgeren ikke er tilmeldt Digital Post, kan vedkommende ikke bookes ind på et videomøde-slot.
Systemet viser en besked om, at booking ikke er mulig, da borgeren ikke er tilmeldt Digital Post.

Tilslut videomødet 

Sagsbehandleren og øvrige mødedeltagere fra kommunen tilslutter sig til videomødet via mødelinket, som er tilgængeligt via følgende steder i EG Sundhed:

• Dashboard (dagsorden widget)

• Dagsorden

• Sagsvindue
  
  

Klik på Tilslut videomøde-knappen  for at åbne VDX-møderummet. Mødelinket åbnes i et nyt browservindue.

Bemærk:

• Sagsbehandlerens mødelink er beregnet til brug i EG Sundhed-grænsefladen og må ikke deles eksternt. Borgeren modtager sit eget separate deltagerlink via e-Boks.
• VDX-møderummet kan først tilgås 15 før mødets starttidspunkt.

Understøttede browsere:
VDX-videoklienten kræver en af følgende browsere: Microsoft Edge, Google Chrome eller Brave. Internet Explorer er ikke understøttet.

Borgerens deltagelse i videomødet

Borgeren modtager et deltagerlink i e-Boks.

e-Boks-beskeden indeholder som minimum:

• Mødets emne
• Mødets dato og starttidspunkt (dansk format)
• VDX-deltagerlink (borgerens personlige link)
• Oplysning om understøttede browsere (Edge, Chrome, Brave — ikke Internet Explorer)

Beskeden er på dansk. CPR-numre og andre personhenførbare oplysninger logges ikke i systemet i forbindelse med afsendelsen — kun afsendelsesresultat og et korrelations-id registreres.

Når borgeren åbner linket, præsenteres følgende skærmbillede:

1. Borgeren indtaster sit navn i feltet Dit navn.
2. Borgeren klikker Forbind for at gå ind i møderummet.
3. Borgeren kan klikke Annuller for at fortryde (borger kan fortsat tilgå linket indenfor mødets tidsramme)