Mitä anonymisointi tekee
Anonymisointi-työkalulla voit poistaa vuokralaisten henkilötiedot Leasesta hallitusti ja läpinäkyvästi, esimerkiksi silloin, kun tietosuojavelvoitteet (GDPR) edellyttävät, ettei vuokralaisen tietoja enää säilytetä. Valitset anonymisoitavat osapuolet, Lease tarkistaa valinnan, ja vain tarkistuksen läpäisseet osapuolet anonymisoidaan.
Anonymisointi poistaa ja tyhjentää tietoja jäljempänä kohdassa Mitä anonymisoidaan kuvatulla tavalla, joten tarkista valintasi huolellisesti ennen vahvistamista.
Työkalu on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Lease-pääkäyttäjän oikeus. Muille käyttäjille valikkokohta ei näy.
Työkalun avaaminen
Avaa ylänavigointipalkin Hallinta-valikko ja valitse Anonymisointi.
Anonymisoitavien osapuolten hakeminen
Listalla näkyvät vain osapuolet, jotka on merkitty vuokralaisiksi ja joita ei ole vielä anonymisoitu. Jo anonymisoidut osapuolet eivät enää koskaan näy listalla.
Listan sarakkeet:
- Asiakasnumero — osapuolen asiakasnumero. Se säilyy ennallaan, kun osapuoli anonymisoidaan.
- Nimi — osapuolen nimi. Nimeä napsauttamalla avautuu osapuoli.
- HETU / Y-tunnus — henkilön henkilötunnus tai yrityksen y-tunnus.
Listan yläpuolella oleva Hae anonymisoitavia osapuolia -haku rajaa listaa asiakasnumeron ja nimen perusteella. Haun vieressä oleva Valittu-laskuri kertoo, montako hakuehtoihin täsmäävistä osapuolista olet valinnut, ja listan alla oleva rivimäärä kertoo, montako riviä täsmää. Sivukohtaisen rivimäärän valitsimella ja listan alareunan sivulinkeillä voit selata pidempiä listoja.
Suodatukset
Suodatukset-painike avaa oikealle paneelin, jossa ovat seuraavat suodattimet. Niitä voi yhdistellä listan rajaamiseksi.
- Osapuoli luotu ennen — näyttää osapuolet, jotka on luotu Leaseen ennen valittua päivämäärää. Luontipäivä ei näy missään muualla Leasessa. Osapuolille, jotka olivat jo olemassa, kun luontipäivät otettiin käyttöön (elokuussa 2025), luontipäivä on tämä käyttöönottopäivä, joten suodatin on hyödyllisin sen jälkeen luoduille osapuolille.
- Viimeisin maksupäivä ennen — näyttää osapuolet, joiden viimeisin lasku on maksettu ennen valittua päivämäärää. Tarkistus tehdään vain osapuoleen liitetyn viimeisimmän laskun perusteella. Osapuolet, joilla ei ole laskun maksupäivää, jäävät pois.
- Viimeisin laskun päiväys ennen — näyttää osapuolet, joiden viimeisimmän laskun päiväys on ennen valittua päivämäärää. Tarkistus tehdään vain osapuoleen liitetyn viimeisimmän laskun perusteella. Osapuolet, joilla ei ole laskun päiväystä, jäävät pois.
- Maksamattomia laskuja — Kyllä näyttää osapuolet, joilla on vähintään yksi hyväksytty lasku, jossa on avoimia maksuja, ja Ei näyttää osapuolet, joilla ei ole hyväksyttyjä laskuja avoimilla maksuilla. Osapuolet, joilla ei ole laskuja, jäävät pois.
- Osapuolen nimi, HETU / Y-tunnus, Rooli, Osapuolen kategoria, Osapuolen ominaisuudet ja Osapuoliryhmä — samat suodattimet kuin osapuolilistalla. Rooli on Yksityishenkilö tai Yritys/ Yhteisö.
Osapuolten valitseminen
Valitse osapuoli rastittamalla sen rivin valintaruutu, tai rastita otsikkorivin valintaruutu, jolloin valitaan kaikki nykyisiin suodatuksiin täsmäävät osapuolet, myös muilla sivuilla olevat. Valittu-laskuri näyttää tuloksen. Kun muutat suodatuksia tai hakua, valinta tyhjenee.
Anonymisoi-painike on pois käytöstä, kunnes vähintään yksi osapuoli on valittu. Painikkeen napsauttaminen ei vielä anonymisoi mitään — se käynnistää jäljempänä kuvatun tarkistuksen.
Valinnan tarkistus
Kun napsautat Anonymisoi-painiketta, Lease tarkistaa valitut osapuolet ja avaa sivun, jolla luetellaan osapuolet, joita ei voida anonymisoida, sekä syy kunkin kohdalla. Sivun alareunassa näkyy, montako osapuolta voidaan anonymisoida.
Osapuolta ei voida anonymisoida, jos jollakin sen sopimuksella on myös toinen vuokralainen, jota ei ole valittu samaan ajoon. Muuten anonymisointi jättäisi sopimuksen vain osittain anonymisoiduksi. Jos haluat anonymisoida tällaisen osapuolen, palaa takaisin ja valitse sopimuksen kaikki vuokralaiset samaan ajoon.
Tämän sivun Anonymisoi-painikkeen napsauttaminen anonymisoi vain ne osapuolet, jotka läpäisivät tarkistuksen. Tarkistuksessa hylätyt osapuolet jäävät koskemattomiksi.
Mitä anonymisoidaan
Jokaisen anonymisoitavan osapuolen osalta Lease muuttaa seuraavaa.
Osapuoli
- Osapuolen nimi korvataan tunnisteella.
- Asiakasnumero säilyy ennallaan.
- Kaikki osapuolen muut tiedot tyhjennetään tai poistetaan.
Osapuolen sopimukset
Kaikilla sopimuksilla, joilla osapuoli on vuokralainen tai muu vuokralainen:
- Vuokralaisen ja muun vuokralaisen tiedot tyhjennetään. Nimi korvataan osapuolen tunnistenumerolla.
- Sopimuksen liitteet, keskustelut ja tapahtumat poistetaan.
- Sopimuksen muut ehdot poistetaan.
- Vakuuden antajan ja vakuuden lisätietojen kentät sekä sopimuksen lisätietokenttä tyhjennetään.
- Allekirjoittajien tiedot tyhjennetään.
- Istuvan vuokralaisen linkit poistetaan, myös sopimuksilta, joita ei itse anonymisoida.
- Vuokrantarkistusilmoitukset tyhjennetään sopimukselta.
Laskut
- Kaikki osapuolen laskut poistetaan.
- Kaikki osapuoleen liittyvät verkkolaskuilmoitusrivit poistetaan.
Anonymisointia ei kirjata Leasen muutosloki-tietoihin (audit log).
Rajoitukset
Huomioi seuraavat asiat anonymisointia suunnitellessasi.
- Vain vuokralaiset ja muut vuokralaiset. Työkalu anonymisoi osapuolet, jotka ovat sopimuksilla vuokralaisia tai muita vuokralaisia. Osapuolta, joka on sopimuksen vuokranantaja, ei voida anonymisoida. Tämä koskee erityisesti Inrent-sopimuksia, joilla ulkopuolinen vuokranantaja on vuokranantajaosapuoli: Inrent-sopimuksen yksityishenkilöstä vuokranantajaa ei anonymisoida, ja vuokranantajan nimi, osoite ja yhteystiedot jäävät sopimukselle. Inrent- ja Outrent-sopimuksia käsitellään muutoin samalla tavalla.
- Poistetut laskut. Koska anonymisoitavan osapuolen laskut poistetaan, varmista ennen anonymisointia, ettet enää tarvitse niitä esimerkiksi kirjanpitoon tai raportointiin.
